الإيراد المستحق والإيراد المؤجل: كيف تمنع تضخيم الأرباح أو إخفاء الالتزامات؟
المصروفات المستحقة والمقدمة: القيود والمعالجة
كثير من تقارير الشهر “تتلخبط” بسبب بندين فقط: المصروفات المستحقة والمقدمة. إذا لم تُثبت ما يخص الفترة بدقة ستظهر أرباحًا أعلى (أو أقل) من الحقيقة، وستختلط الأصول والالتزامات المتداولة. إذا كنت جديدًا على الموضوع فابدأ بـ التسويات الجردية قبل الدخول في التفاصيل.
- مصروف مستحق: الخدمة تمت ولم يُدفع بعد ⇒ مصروف + التزام.
- مصروف مقدم: الدفع تم قبل الاستفادة ⇒ أصل ثم يُحمّل تدريجيًا كمصروف.
- الهدف: تطبيق Accruals and Prepayments لتحسين دقة الربح وفق مبدأ الاستحقاق.
- سؤالان يفصلان 90% من الحالات: هل الخدمة تمت؟ و هل تم الدفع؟
- بنهاية المقال ستجد حاسبة تسوية تولد لك مسودة القيد + جدول توزيع (CSV).
1) التعريف: ما هي المصروفات المستحقة والمقدمة؟ وأين تظهر؟
المصروفات المستحقة هي تكاليف تخص الفترة الحالية لكن لم تُدفع بعد (أو لم تُفوتر بعد)، لذلك تُثبت كمصروف في قائمة الدخل وفي المقابل تُثبت التزامًا ضمن الخصوم المتداولة.
المصروفات المقدمة هي مبالغ دُفعت مقدمًا لخدمات/منافع مستقبلية، لذلك تُثبت كـ أصل ضمن الأصول المتداولة ثم تُحمّل تدريجيًا كمصروف على الفترات المستفيدة.
2) الفرق بين المصروف المستحق والمصروف المقدم
| البند | مصروف مستحق | مصروف مقدم |
|---|---|---|
| الواقع الاقتصادي | استفدت الآن ولم تدفع بعد | دفعت الآن وستستفيد لاحقًا |
| يظهر في الميزانية | خصوم متداولة (مستحقات) | أصول متداولة (مصروفات مقدمة) |
| خطأ شائع | نسيان الاستحقاق ⇒ تضخيم الربح | تحميل العقد كاملًا ⇒ تخفيض الربح |
| هدف التسوية | إثبات ما يخص الفترة | توزيع المصروف على الفترات المستفيدة |
3) قاعدة قرار سريعة: كيف تحدد نوع التسوية في دقيقة؟
استخدم القاعدة التالية لتحديد هل تحتاج قيد مصروف مستحق أم مصروف مقدم:
- هل الخدمة/المنفعة تمت قبل تاريخ القطع؟ إذا نعم ⇒ هناك مصروف يخص الفترة.
- هل تم الدفع حتى تاريخ القطع؟
- إن لم يتم الدفع ⇒ غالبًا مصروف مستحق.
- إن تم الدفع وبقيمة أكبر من نصيب الفترة ⇒ يوجد مصروف مقدم (جزء لم يُستهلك بعد).
4) القيود والمعالجة الدقيقة: ماذا تسجل ومتى؟
هنا جوهر مقال المصروفات المستحقة والمقدمة: قيود التسوية، ثم قيد العكس عند السداد أو عند بداية الفترة الجديدة. (تأكد من توثيق أساس الحساب: عقد، كشف، تقدير، أو سياسة ثابتة).
أ) قيد المصروف المستحق (Accrual)
| المرحلة | القيد | الأثر |
|---|---|---|
| نهاية الفترة | من ح/ المصروفات إلى ح/ مصروفات مستحقة الدفع |
مصروف ↑ / خصوم متداولة ↑ |
| عند السداد لاحقًا | من ح/ مصروفات مستحقة الدفع إلى ح/ النقدية/البنك |
خصوم ↓ / نقدية ↓ |
ب) قيد المصروف المقدم (Prepaid)
| المرحلة | القيد | الأثر |
|---|---|---|
| عند الدفع مقدمًا | من ح/ مصروفات مقدمة إلى ح/ النقدية/البنك |
أصول متداولة ↑ / نقدية ↓ |
| نهاية الفترة (تحميل نصيب الفترة) | من ح/ المصروفات إلى ح/ مصروفات مقدمة |
مصروف ↑ / أصول متداولة ↓ |
5) أمثلة رقمية واقعية (مع تفسير سريع)
مثال 1: مصروف مقدم (إيجار سنوي)
دفعت الشركة إيجارًا سنويًا 120,000 في 1 أكتوبر لمدة 12 شهرًا. عند إقفال ديسمبر (مرّت 3 أشهر):
- نصيب الشهر = 120,000 ÷ 12 = 10,000
- مصروف الفترة (3 أشهر) = 30,000
- رصيد مصروفات مقدمة = 120,000 − 30,000 = 90,000
من ح/ مصروف الإيجار 30,000 إلى ح/ مصروفات مقدمة 30,000
مثال 2: مصروف مستحق (أتعاب/خدمات لم تُفوتر بعد)
تم تنفيذ خدمة خلال ديسمبر بقيمة تقديرية 18,000 ولم تصل الفاتورة حتى تاريخ الإقفال:
مخصص المصروفات المتكررة مع قيود محاسبية (Recurring Expenses Accrual + JEs) - ملف Excel
من ح/ مصروفات خدمات 18,000 إلى ح/ مصروفات مستحقة 18,000
6) الأثر على قائمة الدخل والميزانية العمومية
تطبيق المصروفات المستحقة والمقدمة يعيد ترتيب الأرقام إلى مكانها الصحيح: قائمة الدخل تعكس “نصيب الفترة” من المصروفات، والميزانية تعكس ما تبقى كأصل أو التزام ضمن الأصول والالتزامات المتداولة.
| البند | بدون تسوية | بعد تسوية صحيحة |
|---|---|---|
| صافي الربح | قد يتضخم أو ينخفض بسبب توقيت الدفع/الفاتورة | أقرب للحقيقة لأنه يمثل نصيب الفترة |
| الأصول المتداولة | قد لا تظهر المصروفات المقدمة | تظهر كأصل ثم تنخفض مع الاستهلاك |
| الخصوم المتداولة | قد لا تظهر المستحقات | تظهر كمستحقات ثم تنخفض عند السداد |
7) Checklist إقفال شهري لتسويات المصروفات
هذه قائمة مراجعة قصيرة، لكنها تمنع أغلب أخطاء تسوية المصروفات:
- بنود متكررة: اتصالات/إنترنت/إيجار/صيانة — هل هناك نصيب فترة يجب تحميله؟
- خدمات بلا فواتير: هل تمت أعمال قبل الإقفال ولم تصل الفواتير؟ (استحقاق)
- دفعات مقدمة: هل سُجلت كأصل؟ وهل استهلاكها شهريًا منتظم؟
- مطابقة مع البنود الداعمة: عقود، كشوف، جداول توزيع، أو تقديرات موثقة.
- منع التكرار: تأكد أن الفاتورة عند وصولها لا تُسجل كمصروف “مرة ثانية” فوق الاستحقاق.
9) حاسبة تسوية المصروفات: اعرف نصيب الفترة وولّد القيد
أدخل بيانات عقد/مصروف زمني (قيمة + مدة) ثم أدخل المبلغ المدفوع حتى تاريخ القطع. الأداة ستحدد تلقائيًا هل لديك مصروف مقدم أم مصروف مستحق وتولد مسودة القيد، مع إمكانية تحميل جدول توزيع (CSV).
10) الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالمصروفات المستحقة والمقدمة؟
المصروفات المستحقة تخص الفترة ولم تُدفع بعد فتظهر كالتزام، والمصروفات المقدمة دُفعت لخدمات مستقبلية فتظهر كأصل ثم تُحمّل تدريجيًا.
كيف أميز سريعًا بين المصروف المستحق والمصروف المقدم؟
إذا تمت الخدمة قبل الإقفال ولم تدفع بعد فهو مستحق. وإذا دفعت قبل الاستفادة أو دفعت أكثر من نصيب الفترة فهو مقدم (أو يوجد جزء مقدم).
لماذا تؤثر هذه التسويات على الربح؟
لأنها تنقل المصروف إلى الفترة الصحيحة (نصيب الفترة) بدلًا من ربطه بتوقيت الدفع أو وصول الفاتورة.
هل يمكن عكس قيد التسوية تلقائيًا في بداية الشهر التالي؟
نعم في كثير من الأنظمة يمكن استخدام قيود عكسية للبنود المستحقة لتسهيل تسجيل الفاتورة لاحقًا دون تكرار، بشرط ضبط الرقابة والمراجعة.
ما البنود الأكثر عرضة للأخطاء؟
العقود السنوية (إيجار/اشتراكات)، الخدمات التي تتأخر فواتيرها، والمصروفات المتكررة التي لا تُوثق بسياسة توزيع ثابتة.
11) الخلاصة + أدوات جاهزة للتطبيق
تطبيق المصروفات المستحقة والمقدمة ليس رفاهية: هو الذي يضمن أن صافي الربح يعكس أداء الفترة فعليًا، وأن الأصول والالتزامات المتداولة لا تختلط بسبب توقيت الدفع أو وصول الفاتورة. ابدأ بـ Checklist بسيط، ثم اجعل تسوية المصروفات جزءًا ثابتًا من إقفال كل شهر.
إذا أردت تحويل الفكرة إلى تطبيق سريع بملفات جاهزة: هذه نماذج مرتبطة مباشرة بالمصروفات المستحقة والمقدمة.