أتمتة التقارير باستخدام Power Query: وداعاً للعمل اليدوي المتكرر
أتمتة التقارير باستخدام Power Query: وداعاً للعمل اليدوي المتكرر
إذا كنت تقضي ساعات كل شهر في نسخ/لصق ملفات الفروع، ثم “تظبيط” الأعمدة يدويًا، فأنت تحتاج شرح Power Query للمحاسبين قبل أي أداة أخرى. Power Query يحوّل تنظيف البيانات ودمج الملفات من عمل يدوي متكرر إلى “وصفة” محفوظة: تضغط Refresh فتتحدث النتائج تلقائيًا، وتصبح أتمتة الإكسل واقعًا بدل أمنية.
- متى تستخدم Power Query بدل النسخ واللصق، ومتى تترك المهمة للدوال أو Pivot.
- خطوات عملية لـ تنظيف البيانات: توحيد الأنواع، إزالة الفوضى، إصلاح العناوين.
- طريقتان أساسيتان لـ دمج الملفات: Append وMerge + استيراد Folder.
- كيف تبني تقرير شهري “يتحدث بضغطة واحدة” (Refresh) بدون إعادة العمل.
1) ما هو Power Query للمحاسبين؟ ولماذا يختصر وقتك فعليًا
Power Query هو محرّك تحضير البيانات داخل Excel وPower BI: تستورد بيانات من ملف Excel/CSV/نظام، ثم تطبق خطوات تحويل (Transform) مثل حذف أعمدة، تغيير نوع بيانات، تقسيم عمود، إزالة تكرار… وكل ذلك يُحفظ كسلسلة خطوات قابلة للتحديث.
- عند وجود عمل متكرر: نفس “تنظيف البيانات” كل شهر.
- عند دمج الملفات (فروع/مخازن/شهور) بشكل دوري.
- عند اختلاف أشكال المصدر (تاريخ كنص/رقم، أسماء أعمدة غير ثابتة، صفوف رأسية زائدة).
2) خريطة العمل (SVG): من المصدر إلى التقرير النهائي
كي تنجح في أتمتة الإكسل، تعامل مع التقارير كخط إنتاج واضح: مصادر → تحضير → مخرجات → تلخيص.
3) تجهيز البيانات قبل Power Query: قواعد تمنع المشاكل مبكرًا
قبل أن تبدأ في تنظيف البيانات، ثبّت قواعد بسيطة في المصدر—ستوفر عليك 70% من أخطاء Refresh.
| القاعدة | لماذا مهمة؟ | مثال خطأ شائع |
|---|---|---|
| عناوين أعمدة ثابتة | خطوات التحويل تعتمد على أسماء الأعمدة | تغيير اسم عمود كل شهر |
| سطر واحد = حركة واحدة | لتجنب تضخيم النتائج لاحقًا | وجود إجماليات داخل نفس الجدول |
| توحيد التواريخ | التحويلات والفلاتر والتجميع تعتمد على نوع Date | تاريخ كنص أو بصيغة مختلطة |
| تجنب الدمج (Merge Cells) | يعطل الاستيراد المنظم ويصعب التحويل | عناوين على صفين مع خلايا مدمجة |
4) تنظيف البيانات في Power Query: التحويلات الأكثر استخدامًا للمحاسب
عند تطبيق شرح Power Query للمحاسبين عمليًا ستستخدم مجموعة تحويلات تتكرر في معظم التقارير. ركّز على هذه الأدوات أولًا لأنها جوهر أتمتة الإكسل.
| الأداة | متى تستخدمها؟ | مثال محاسبي سريع |
|---|---|---|
| Remove Columns | إزالة أعمدة غير ضرورية | حذف أعمدة وصفية لا تدخل في التقرير |
| Filter Rows | تصفية حسب فترة/فرع/حساب | استبعاد حركات “اختبار” أو سنة سابقة |
| Split Column | تقسيم عمود مركّب | تقسيم “كود-اسم” إلى عمودين |
| Trim/Clean | إزالة مسافات/رموز | توحيد أسماء الموردين قبل التجميع |
| Changed Type | تثبيت نوع البيانات | تحويل Amount إلى Decimal وDate إلى Date |
| Remove Duplicates | منع تكرار قيود/فواتير | إزالة تكرار رقم فاتورة عند دمج مصادر |
5) دمج الملفات في Power Query: Append vs Merge (بمنطق محاسبي)
مصطلح دمج الملفات داخل Power Query له شكلان أساسيان: اختيارك الصحيح بينهم يحدد جودة نتائج التقرير.
مولّد القوائم المالية الجاهزة على Excel (Financial Statements Builder) - ملف Excel
5.1 Append (تجميع “تحت بعض”)
استخدم Append عندما تكون الملفات “نفس الأعمدة” وتريد ضمها في جدول واحد: مثل ملفات مبيعات الفروع، أو حركات المصروفات الشهرية.
5.2 Merge (ربط “جنب بعض” بالمفتاح)
استخدم Merge عندما تريد إضافة عمود/معلومة من جدول آخر عبر مفتاح: مثل إضافة اسم الحساب من دليل الحسابات، أو إضافة تصنيف المورد من قائمة مرجعية.
6) استيراد مجلد كامل (Folder): أسرع طريق للتقارير الشهرية المتكررة
عندما تستلم ملفات شهرية متكررة (CSV/Excel) من أكثر من فرع، لا تجمعها يدويًا. Power Query يتيح استيراد Folder ثم تطبيق نفس خطوات تنظيف البيانات على كل ملف تلقائيًا.
- ضع ملفات الشهر داخل مجلد واحد (مثل: 2026-01).
- Get Data → From Folder.
- Combine & Transform ثم راجع “Sample File”.
- ثبت الأعمدة الأساسية + أنواع البيانات.
- في الشهر القادم: ضع الملفات الجديدة في المجلد → Refresh All.
7) التحديث (Refresh) وإدارة الأخطاء: كيف تجعل التقرير “مقاومًا للتغيير”
أتمتة الإكسل لا تكتمل بدون تحديث آمن. الهدف أن ينجح Refresh حتى لو تغيّر “تفصيل صغير” في المصدر.
7.1 لماذا يفشل Refresh غالبًا؟
- تغير اسم عمود أو اختفاء عمود.
- تغير نوع البيانات (رقم صار نصًا).
- وجود صفوف رأسية إضافية أو عناوين متغيرة.
7.2 حلول عملية
- اختر الأعمدة بدل حذفها عشوائيًا (Keep Columns) عندما تكون الأعمدة كثيرة ومتغيرة.
- ثبت Changed Type مبكرًا، لكن راجعها لأنها أكثر خطوة تتسبب في أخطاء عند تغير البيانات.
- عالج القيم الفارغة واستبدلها قبل التجميع.
8) من Power Query إلى Pivot Tables: تلخيص التقارير المالية في ثوانٍ
بعد أن ينتهي Power Query من تنظيف البيانات وتوحيدها، لديك خياران شائعان:
- Load To Table: لتحليل مباشر داخل Excel (فلترة/فرز/مقارنة).
- Load To Data Model: لتحليل أعمق وربط جداول متعددة، ثم بناء Pivot أكثر قوة.
9) أفضل ممارسات: اجعل مشروع Power Query قابلًا للصيانة
- سمِّ الاستعلامات بوضوح: (Raw_Bank / Clean_GL / Dim_Accounts) بدل Query1.
- وثّق المفاتيح: ما هو المفتاح الرئيسي للدمج؟ رقم قيد؟ رقم فاتورة؟ كود عميل؟
- قلّل عدد الخطوات: كل خطوة إضافية نقطة محتملة للفشل عند تغير المصدر.
- اختبر بعينة “سيئة”: ضع ملفًا به فراغات/أعمدة ناقصة لترى أين ينكسر Refresh.
- فصل خام/نظيف: استعلام للبيانات الخام، وآخر للبيانات بعد التحويل—يسهّل التشخيص.
10) أخطاء شائعة وكيف تتجنبها (خصوصًا عند دمج الملفات)
- ترك Changed Type تلقائيًا دون مراجعة: قد ينهار عند اختلاف قيمة واحدة.
- الدمج على مفتاح غير فريد: ينتج عنه تضخيم صفوف (Multiplication) في Merge.
- اختلاف ترميز/لغة المصدر: خصوصًا CSV؛ راجع Encoding وDelimiter.
- حذف أعمدة ثم الحاجة لها لاحقًا: خطط للحقول قبل التحويل.
- عدم توحيد أسماء الأعمدة بين الفروع: Append ينجح شكليًا لكن ينتج أعمدة مكررة بأسماء مختلفة.
11) الأسئلة الشائعة
ما هو Power Query ولماذا هو مهم للمحاسبين؟
Power Query أداة داخل Excel/Power BI لتنظيف البيانات وتحويلها ودمج الملفات تلقائيًا. أهميته للمحاسب أنه يقلل النسخ واللصق، يوحد الصياغات، ويتيح تحديث التقارير بضغطة واحدة.
هل Power Query بديل عن دوال Excel مثل SUMIFS وXLOOKUP؟
ليس بديلًا كاملًا. Power Query ممتاز لمرحلة تجهيز البيانات (تنظيف البيانات، دمج الملفات، تحويل الأنواع). أما الدوال فتُستخدم غالبًا للتحليل داخل النموذج بعد التحضير. الأفضل أن تعمل المنظومة معًا.
كيف أدمج ملفات شهرية كثيرة تلقائيًا؟
استخدم خيار Folder في Power Query لجلب كل الملفات من مجلد واحد ثم طبّق خطوات التحويل مرة واحدة على نموذج ملف، وبعدها Refresh لتحديث كل شهر بدون إعادة العمل.
لماذا تظهر أخطاء بعد Refresh؟
أغلب الأسباب: تغيّر هيكل الملف المصدر، اختلاف نوع البيانات (نص/رقم/تاريخ)، أو وجود أعمدة جديدة/مفقودة. الحل: تثبيت الأعمدة الأساسية، تحديد Data Types مبكرًا، ومراجعة خطوة Changed Type وRenamed Columns.
ما علاقة Power Query بالجداول المحورية (Pivot Tables)؟
Power Query يجهز البيانات ويجعلها نظيفة وموحدة، ثم تأتي Pivot Tables لتلخيص النتائج بسرعة حسب الحساب/الفرع/الشهر. هذا التسلسل (تحضير ثم تلخيص) هو الأكثر كفاءة في التقارير المالية.
12) الخاتمة
خلاصة شرح Power Query للمحاسبين: لا تبحث عن “اختصار” داخل العمل اليدوي، بل ألغِ العمل اليدوي من الأصل. عندما تُحوّل تنظيف البيانات ودمج الملفات إلى خطوات محفوظة، يصبح تحديث التقارير بضغطة واحدة، وتتحول ساعات الضياع إلى وقت تحليل وفهم واتخاذ قرار.