محاسبة المتاجر الإلكترونية: معالجة بوابات الدفع، الشحن، والمرتجعات
محاسبة المتاجر الإلكترونية: معالجة بوابات الدفع، الشحن، والمرتجعات
محاسبة المتاجر الإلكترونية تختلف عن البيع التقليدي لأن “البيع” لا يعني وصول المال للبنك فورًا: لديك بوابات الدفع بتسويات (Settlements) ورسوم، وطلبات تُشحن عبر شركات الشحن مع تحصيل عند الاستلام (COD)، ثم مرتجعات واسترجاعات قد تُسدد جزئيًا أو كليًا. لذلك المطلوب ليس قيدًا واحدًا، بل نظام “مصالحة” بين: المنصة + الدفع + الشحن + البنك.
للاطلاع على الصورة الكبيرة: محاسبة التجزئة
- تفهم دورة الطلب Order-to-Cash في التجارة الإلكترونية وأين تتولد الفروقات.
- تُنشئ حسابات Clearing لبوابات الدفع وCOD لتسويات دقيقة بدل “ترقيع” شهري.
- تعالج الشحن والرسوم والمرتجعات بطريقة تُظهر هامش القناة الحقيقي.
- تُعد تقارير رقابية: أعمار التسويات، معدلات المرتجعات، ورسوم المنصات/البوابات.
1) مصادر البيانات في محاسبة المتاجر الإلكترونية
أول خطأ في محاسبة المتاجر الإلكترونية هو الاعتماد على مصدر واحد (مثل تقرير المبيعات من المنصة فقط). في الواقع لديك 4 مصادر يجب أن تتوافق:
| المصدر | ما الذي يقدمه؟ | أشهر سبب للفروقات |
|---|---|---|
| منصة المتجر (Orders) | الطلبات، الأسعار، الخصومات، الحالة (مجهز/مشحون/مرتجع) | تعديل الطلبات/إلغاء/مرتجعات جزئية |
| بوابات الدفع | المدفوعات، التسويات، الرسوم، المرفوض/المرتجع | رسوم MDR + تأخير التسوية + Chargeback |
| شركات الشحن | حالة الشحن، تكلفة الشحن، تحصيل COD، مرتجعات | فروقات COD + رسوم إضافية + فشل التسليم |
| البنك/الخزينة | الوارد الفعلي (Net) وتواريخه | الخصومات البنكية/التأخير/تجميع الدفعات |
2) دورة الطلب Order-to-Cash برسوم توضيحية
في التجارة الإلكترونية، الطلب قد يمر بـ 6–10 حالات قبل أن يتحول لصافي نقدي. لذلك نحتاج خريطة واضحة تساعدك تحدد: أين الإيراد؟ أين التحصيل؟ أين الرسوم؟ وأين المخزون؟
3) بوابات الدفع: التسويات والرسوم وChargebacks
بوابة الدفع عادةً تجمع مدفوعات كثيرة ثم تُسويها في دفعة واحدة (Net) بعد خصم الرسوم. لذلك أفضل ممارسة هي استخدام حساب وسيط (Clearing) لكل بوابة/قناة.
3.1 نموذج “Clearing” لبوابة الدفع
- ثبت مبيعات الدفع الإلكتروني يوميًا على Gateway Clearing.
- عند وصول التسوية للبنك: اقفل Clearing مقابل البنك + أثبت الرسوم (MDR/Fees).
- تابع الاستثناءات: عمليات مرفوضة، Refunds، Chargebacks، وعمليات تحت المراجعة.
| البيان | مدين | دائن | ملاحظة |
|---|---|---|---|
| البنك | صافي التسوية | – | Net Settlement |
| مصروفات بوابة الدفع (MDR) | الرسوم | – | Fee/MDR |
| Gateway Clearing | – | إجمالي المدفوعات | Gross Paid |
نقطة مكملة: محاسبة محلات التجزئة
4) التحصيل عند الاستلام (COD) مع شركات الشحن
COD هو أكثر نقطة تُولد فروقات إذا لم تُدار كـ “حساب وسيط”. لأن شركة الشحن تحصّل منك/لك، وتخصم رسوم تحصيل/إرجاع/تخزين، وقد تتأخر في التحويل.
4.1 نموذج حساب COD Clearing
- عند تسليم الطلب للناقل: تتبع حالة “Out for delivery” لكن لا تعتبره تحصيلًا.
- عند التسليم والتحصيل: يُثبت في COD Clearing حتى يصل البنك/النقدية.
- عند التحويل: تُسوى COD Clearing مقابل البنك + تثبت رسوم شركة الشحن.
| البيان | مدين | دائن | ملاحظة |
|---|---|---|---|
| البنك | صافي تحويل شركة الشحن | – | بعد خصم الرسوم |
| مصروفات تحصيل/شحن COD | الرسوم | – | COD Fees |
| COD Clearing | – | إجمالي التحصيلات | Gross COD |
زاوية أخرى: محاسبة شركات النقل
5) الشحن والوفاء Fulfillment: كيف تُعرض التكلفة؟
تكلفة الشحن في محاسبة المتاجر الإلكترونية يجب أن تكون “شفافة” لأنها تؤثر على قرار التسعير والإعلانات. عمليًا افصل بين:
نموذج مطابقة تكلفة المبيعات (COGS Reconciliation) - نموذج Excel
- شحن تتحمله الشركة: مصروف بيع/توزيع (Fulfillment/Delivery Expense).
- شحن مدفوع من العميل: إيراد شحن (Shipping Income) مع مصروف مقابل (حسب السياسة) لإظهار صافي الأثر.
- رسوم إضافية: COD Fee، رسوم مرتجع، رسوم وزن/حجم، رسوم تخزين… إلخ.
6) المرتجعات والاسترجاع Refunds: قيود وضبط
المرتجعات في التجارة الإلكترونية قد تكون: مرتجع مع إعادة للمخزون، أو مرتجع تالف، أو استرجاع قيمة بدون استلام (حالات خاصة)، أو استرجاع جزئي (Partial Refund). المطلوب ربط كل حالة بمرجع الطلب وتحديد أثرها على: الإيراد + التحصيل + المخزون + تكلفة المبيعات.
6.1 قيد استرجاع قيمة (Refund) مبسط
| البيان | مدين | دائن | ملاحظة |
|---|---|---|---|
| مردودات ومسموحات مبيعات / Refunds | XXX | – | حسب سياسة العرض (Contra Revenue أو حساب مستقل) |
| Gateway Clearing / COD Clearing / بنك | – | XXX | حسب طريقة الاسترجاع |
- — هيكلة حسابات + تسويات بوابات الدفع + تقارير صافي الإيراد.
- — لتصنيف المرتجعات وربطها بالطلب والمخزون والـ COGS.
- — لتجميع النتائج وإقفال القوائم مع تبويبات تحليلية للقنوات.
7) المنصات (Marketplace): العمولات والخصومات الممولة
البيع عبر منصة (Marketplace) يضيف طبقة جديدة: المنصة قد تحصّل من العميل ثم تحوّل لك “صافيًا” بعد خصم عمولة، رسوم خدمة، رسوم شحن، وأحيانًا خصومات ممولة من المنصة أو منك. لذلك افصل:
- إيراد المنصة (Gross Sales) — المرجع: تقارير الطلبات داخل المنصة.
- عمولات ورسوم المنصة — مصروفات قناة (Platform Fees).
- تسويات المنصة — Clearing مستقل لكل منصة.
- خصومات ممولة — ميّز من يمول الخصم لتفهم صافي الهامش.
8) دليل حسابات مختصر (COA) للتجارة الإلكترونية
هيكلة الحسابات الجيدة تُقلل التسويات اليدوية وتُحسن تحليل الربحية. هذا نموذج مبسط يُناسب أغلب المتاجر:
| المجموعة | حسابات نموذجية | بعد تحليلي مقترح |
|---|---|---|
| الإيرادات | مبيعات Website / مبيعات App / مبيعات Marketplace | Channel + Campaign |
| التحصيل (Clearing) | Gateway Clearing / COD Clearing / Platform Clearing | Provider |
| الرسوم | MDR / Gateway Fees / Platform Fees | Channel |
| الشحن والوفاء | Shipping Expense / Return Shipping / Packaging | Carrier + Channel |
| المرتجعات | Refunds / Returns Write-off / Restocking (إن وجد) | Reason Code |
| المخزون وCOGS | Inventory / COGS / Inventory Adjustments | Category |
9) تقارير الإدارة ومؤشرات الأداء
لأن الفروقات في محاسبة المتاجر الإلكترونية غالبًا تأتي من التسويات والمرتجعات، ركّز على تقارير تُظهر الانحراف مبكرًا:
- Settlement Aging: أعمار التسويات لكل بوابة/منصة/شركة شحن.
- Refund & Return Rate: معدل الاسترجاع والمرتجعات حسب المنتج/القناة.
- Fees as % of Sales: رسوم التحصيل/المنصات كنسبة من المبيعات.
- Shipping Cost per Order: تكلفة الشحن للطلب ومقارنة بالمتوسط.
- Net Revenue Bridge: جسر يوضح الانتقال من Gross Sales إلى Net Cash.
نقطة مكملة: مؤشرات أداء التجزئة
10) ضوابط داخلية وأخطاء شائعة
10.1 Checklist يومي/أسبوعي للتجارة الإلكترونية
- يوميًا: تحميل مبيعات المنصة + تحديث حالات الدفع/الشحن + ربط Order ID.
- يوميًا/أسبوعيًا: مصالحة Gateway Clearing وCOD Clearing (على الأقل Aging).
- أسبوعيًا: تقرير الاستثناءات: Refunds/Chargebacks/Failed Deliveries.
- شهريًا: تحليل الرسوم والشحن والمرتجعات كنسبة من المبيعات حسب القناة.
- إثبات المبيعات من البنك فقط (تفقد رؤية الرسوم والمرتجعات).
- عدم استخدام حسابات Clearing (تختلط التسويات ولا يمكن تتبع التأخير).
- خلط شحن العميل مع شحن الشركة في رقم واحد (لا تعرف هامش القناة).
- Refunds بدون مرجع Order ID (يصعب ربطها بالمبيعات والمنتج).
- دمج Marketplace مع Website بدون فصل رسوم وClearing (تضيع تكلفة القناة).
11) الأسئلة الشائعة
ما المقصود بـ محاسبة المتاجر الإلكترونية؟
هي نظام محاسبي يربط منصة المتجر ببوابات الدفع وشركات الشحن والمرتجعات، ويُركز على التسويات والرسوم والتحصيل عند الاستلام للوصول لصافي ربحية دقيق لكل قناة.
كيف أُسوي بوابة الدفع بشكل صحيح؟
باستخدام حساب وسيط (Clearing) لكل بوابة: تثبت المدفوعات على Clearing، ثم عند نزول التسوية للبنك تُقفل Clearing مقابل البنك مع إثبات الرسوم والاستثناءات (Refunds/Chargebacks).
كيف تُعالج طلبات COD؟
عبر COD Clearing أو حساب تحصيلات لدى شركة الشحن حتى يتم التحصيل والتحويل الفعلي، ثم تُسوى القيمة مع البنك وتُثبت رسوم التحصيل وأي فروقات.
هل الشحن جزء من تكلفة المبيعات؟
حسب السياسة؛ لكن لتحليل أفضل يُفضل عرضه كبند قناة/وفاء (Fulfillment) منفصل، مع الفصل بين شحن تتحمله الشركة وشحن مدفوع من العميل.
ما أخطر نقطة رقابية في التجارة الإلكترونية؟
التسويات والمرتجعات لأنها تُغيّر الصافي الذي يصل للبنك. الحل: Settlement Aging + ربط كل حركة بمرجع Order ID.
12) الخلاصة
نجاح محاسبة المتاجر الإلكترونية يعتمد على “مصالحة” مستمرة بين المنصة وبوابات الدفع وشركات الشحن والبنك، مع حسابات Clearing واضحة للمدفوعات وCOD والمنصات، وفصل الرسوم والشحن والمرتجعات لإظهار صافي الإيراد والهامش الحقيقي لكل قناة. عندما تُبنى هذه الطبقات، تصبح التقارير دقيقة، وتظهر الفروقات مبكرًا قبل أن تتحول لخسائر صامتة.