1) ما هو RPA في المحاسبة؟

RPA في المحاسبة (Robotic Process Automation) يعني استخدام “بوت” برمجي ينفّذ نفس خطوات الموظف على شاشة الأنظمة: تسجيل دخول، فتح شاشة، تنزيل تقرير، ترتيب البيانات، إدخال/تحديث، ثم حفظ أو إرسال إشعار. لذلك يُسمّى أحيانًا “أتمتة فوق الواجهة” لأنه لا يحتاج تغيير عميق في الأنظمة.

2) الفرق بين RPA وAPI وMacros (حتى لا تختار الأداة الخطأ)

3) أين تنجح الروبوتات المحاسبية؟ (حالات استخدام واقعية)

3.1 المطابقات البنكية (Bank Reconciliation)

• تنزيل كشف البنك + تقرير النظام (ERP/POS/بوابة دفع).
• توحيد التنسيق، ثم مطابقة وفق مفاتيح (تاريخ/مبلغ/مرجع).
• استخراج “الاستثناءات” وإرسالها للمراجعة.

3.2 إدخال الفواتير (AP Invoice Entry)

• استلام فواتير (PDF/Portal/Email) ثم إدخال البيانات وفق قواعد ثابتة.
• التحقق من المورد، رقم الفاتورة، الضريبة، ومراكز التكلفة.
• توجيه الحالات الاستثنائية للمراجع بدل إيقاف العملية بالكامل.

3.3 تحديث التقارير المتكررة

• تنزيل تقارير يومية/أسبوعية.
• تحديث ملفات متابعة (تسويات، أعمار ديون، تحصيل).
• إرسال بريد آلي بالملخص والاستثناءات.

4) مخطط (SVG): مثال عملي من المطابقة إلى القيد

المخطط التالي يوضح سيناريو بسيط لروبوت محاسبي: تنزيل بيانات، إجراء مطابقة، ثم إنشاء قيود/مخرجات، مع نقطة تحقق (Checks) تمنع تمرير الأخطاء.

5) اختيار العمليات المناسبة لأتمتة المهام المتكررة (معايير لا تتنازل عنها)

ليس كل شيء يصلح للأتمتة. حتى تنجح أتمتة المهام المتكررة عبر RPA، اختبر العملية بهذه المعايير:

6) الضوابط والحوكمة: كيف تمنع الأخطاء والتلاعب؟

أكبر خطأ في مشاريع RPA في المحاسبة هو اعتبار الروبوت “موظف سريع” دون ضوابط. الروبوت يجب أن يعمل داخل نظام حوكمة واضح: من يغيّر القواعد؟ من يعتمد؟ أين السجلات؟

موصى به لك

سجل متابعة نزاعات الموردين للذمم الدائنة (AP Dispute Tracker) - نموذج Excel

نزاعات الموردين عبر AP Dispute Tracker يسجل فروقات السعر/الكمية/الجودة والـ CN المطلوبة مع مالك وموع...

⃁ 130

عرض المنتج

6.1 ضوابط تحقق (Checks) داخلية

• Balance/Total Check: لا تكتب/ترحل إن لم تتطابق الإجماليات.
• Uniqueness: منع إدخال نفس الفاتورة/المعاملة مرتين.
• Reasonableness: حدود للضرائب/الخصومات/المبالغ الشاذة.

6.2 سجل تشغيل (Logs) قابل للتدقيق

• تسجيل وقت التشغيل + عدد المعاملات + عدد الاستثناءات + سبب كل استثناء.
• تسجيل أي تغيير في القواعد/الإصدارات (Versioning).
• تسجيل من أطلق التشغيل ومن اعتمد المخرجات.

6.3 أمن البيانات وصلاحيات الروبوت

7) قياس ROI: كيف تحسب العائد المتوقع من RPA؟

قياس العائد هو ما يحوّل “فكرة أتمتة” إلى “قرار استثمار”. استخدم نموذجًا بسيطًا يبدأ من الوقت ويوسّعه إلى تكلفة الأخطاء.

8) خطة تنفيذ 30/60/90 يوم (عملية ومباشرة)

الأيام 1–30: اكتشاف وتصميم

• اختيار عملية واحدة عالية التكرار قليلة الاستثناءات.
• توثيق الخطوات (As-Is) + تعريف المدخلات والمخرجات.
• بناء Checks إلزامية + تعريف “سلة الاستثناءات”.

الأيام 31–60: بناء وتجربة

• تطوير الروبوت + ربطه بالأنظمة/الملفات.
• اختبار على بيانات تاريخية + تسجيل Logs.
• جلسة UAT مع المحاسبة: قبول/رفض + قواعد الاستثناءات.

الأيام 61–90: تشغيل مُدار وتوسّع

• تشغيل على نطاق فعلي مع مراقبة يومية.
• تحسين الاستثناءات والقواعد بدل إضافة عمليات جديدة سريعًا.
• بعد الاستقرار: إضافة عملية ثانية مرتبطة (مثال: مطابقة + تحديث تقرير).

9) أخطاء شائعة تُفشل مشاريع RPA (تجنبها من البداية)

10) مستقبل المحاسبة مع الأتمتة: ماذا سيبقى للمحاسب؟

عندما تتوسع الروبوتات المحاسبية وتزيد أتمتة المهام المتكررة، لا تختفي المحاسبة—بل تتحول. الأعمال اليدوية تقل، بينما ترتفع قيمة: التحليل، تفسير الاستثناءات، تصميم الضوابط، ورفع جودة البيانات. هذا هو مستقبل المحاسبة: محاسب يقود النظام بدل أن يستهلك وقته في الإدخال.

12) الخاتمة

نجاح RPA في المحاسبة لا يعتمد على “قوة الأداة” فقط، بل على اختيار عملية مناسبة، وتثبيت ضوابط تحقق وسجل تشغيل، وإدارة الاستثناءات بذكاء. ابدأ بعملية واحدة لأتمتة المهام المتكررة (مستقرة قليلة الاستثناءات)، ثم وسّع تدريجيًا—وسترى أثرًا سريعًا في الوقت، الجودة، وثقة التقارير.