Value Proposition: مطابقة ثلاثية 3‑Way Match ليست “شيت مقارنة”؛ هي نقطة تحكم تمنع خطأين متكررين: فواتير بدون استلام (Invoice قبل GRN) واستلامات بدون فواتير (GRN بلا Invoice) التي تتحول إلى GR/IR وAccruals غير مفسرة عند الإقفال. هذا الـ3‑Way Match Template يبني رحلة تشغيل واضحة: تحميل PO، تحميل GRN، تحميل الفواتير، ثم كشف فروقات السعر والكمية والضريبة، وتحديد قرار المعالجة (Hold/Partial approval/GR correction/CN) مع أثر محاسبي وتسليم رقابي ضمن ضوابط المشتريات.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• 3‑Way Match Template على مستوى السطر (PO line ↔ GRN line ↔ Invoice line).
• مطابقة PO وGRN والفاتورة مع IDs واضحة (PO# / GRN# / Invoice#) وlink logic.
• فروقات السعر والكمية: Price variance / Qty variance / Tax variance مع tolerances قابلة للتعديل.
• فواتير بدون استلام: قائمة Invoice pending GRN (تُعلق أو تُعتمد جزئيًا حسب السياسة).
• استلام بدون فاتورة: قائمة GRN not invoiced كأساس GR/IR accruals في Month‑End.
• اعتماد فاتورة المورد: نموذج اعتماد يثبت نتيجة المطابقة (Matched/Hold/Partial) ومَن اعتمد.
• ضوابط المشتريات: Exception log + owner/actions + evidence index + sign‑off للتسليم.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Matching report + Variance log + Invoice approval + GR/IR accrual list + Month‑End pack.

مناسبة لـ

• Accounts Payable (AP): اعتماد فواتير الموردين بناءً على مطابقة واضحة وتوثيق قرار الـHold/Partial.
• Procurement + Receiving: توضيح فروقات السعر/الكمية وتحميل المسؤولية (PO change vs GRN correction).
• رئيس حسابات / Controller: تصفية GR/IR وAccruals قبل الإقفال وتسليم ملف استثناءات قابل للمراجعة.

غير مناسبة لـ

• إذا كانت شركتك تعتمد خدمات فقط ولا يوجد GRN ولا قبول خدمة موثق — ستحتاج 2‑Way match + Service acceptance بدل 3‑Way.
• إذا كنت تريد مطابقة آلية داخل ERP مع Workflows — هذا Toolkit خارج النظام (Excel) يُستخدم كطبقة رقابية/تحليلية.

بدون Toolkit / مع Toolkit (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن المطابقة تسبب استثناءات متكررة في AP وMonth‑End

• فواتير تُستلم في AP بدون GRN أو بدون رقم PO، ويتم دفعها كاستثناءات غير موثقة.
• فروقات السعر والكمية تظهر متأخرًا: invoice أعلى من PO أو GRN أقل من invoice بدون معالجة قبل الدفع.
• استلامات كثيرة بدون فواتير (GR not invoiced) فتتراكم GR/IR وAccruals بدون قائمة قابلة للمراجعة.
• لا توجد tolerances مكتوبة، فيتحول كل فرق بسيط إلى نزاع أو يتم تمريره بلا رقابة.
• عند المراجعة: لا يوجد “قرار مطابقة” يثبت لماذا تم اعتماد فاتورة رغم وجود فرق.

كيف تُطبق مطابقة ثلاثية 3-Way Match عمليًا وتُعالج الفروقات؟

المنهج يبدأ بتحميل بيانات PO/GRN/Invoice على مستوى السطر ثم تحديد مفتاح الربط (PO# + PO line / Item). بعدها يتم احتساب حالة المطابقة: Fully matched، Partially received، Invoiced before receipt، Price variance، Qty variance. لكل حالة يوجد قرار تشغيل واضح: تعليق الفاتورة، اعتماد جزئي، طلب تعديل PO، تصحيح GRN، إصدار CN، أو إثبات accrual. في Week‑4 يُخرج Toolkit قائمتين أساسيتين: “GRN not invoiced” كأساس GR/IR و“Invoice pending GRN” لتصفية فواتير بدون استلام قبل الإقفال.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• استخراج PO lines (PO#, line#, item/service, qty, price, promised date).
• استخراج GRN lines (GRN#, PO reference, received qty, receipt date, accepted/rejected إن وجد).
• استخراج Invoice lines (Invoice#, PO reference, invoiced qty, price, tax, invoice date).
• تحديد tolerances: فرق سعر/كمية مسموح + من يعتمد الاستثناء.

الخطوة 2: المطابقة + سجلات الفروقات + اعتماد الفاتورة

• تشغيل 3‑Way Match Template لإنتاج Match status لكل سطر.
• إخراج فروقات السعر والكمية:
  • Price variance: Invoice price − PO price.
  • Qty variance: Invoiced qty − Received qty.
  • Tax variance: اختلاف الضريبة حسب PO/Invoice (حسب ضوابطك).
• إنتاج قوائم تشغيل:
  • فواتير بدون استلام: Invoice pending GRN (Hold/Partial approval).
  • استلام بدون فاتورة: GRN not invoiced (Accrual candidate).
• تعبئة نموذج اعتماد فاتورة المورد بناءً على نتيجة المطابقة (Matched/Hold/Exception) مع سبب ومرفقات.

الخطوة 3: Month‑End pack + GR/IR + ضوابط المشتريات

• إخراج GR/IR accrual list: قيمة استلامات لم تُفوتر بعد مع مراجع PO/GRN.
• إخراج Invoice holds list: فواتير معلقة بسبب عدم الاستلام/فروقات كبيرة + Owner + ETA لحلها.
• تجميع Month‑End 3‑Way Match pack: matching summary + variance log + accrual list + exceptions + sign‑off + evidence index.

مكونات الـToolkit (جرد واضح)

1. PO Import & Standardization
   • الغرض العملي: تحميل PO وتوحيد الحقول (PO#/line/item/qty/price) كمصدر للمطابقة.
   • متى يُستخدم: مع كل دفعة فواتير جديدة أو أسبوعيًا.
   • الدليل الناتج: PO dataset مؤرخ.
2. GRN Import & Receipt Status
   • الغرض العملي: تحميل GRN وإظهار received/accepted/rejected لدعم جودة الاستلام.
   • متى يُستخدم: يوميًا/أسبوعيًا حسب حجم الاستلامات.
   • الدليل الناتج: GRN dataset + receipt status.
3. Invoice Import & Tax Fields
   • الغرض العملي: تحميل الفاتورة على مستوى السطر وربطها بالـPO/line.
   • متى يُستخدم: يوميًا في AP.
   • الدليل الناتج: Invoice dataset + completeness checks.
4. 3‑Way Match Engine (مطابقة PO وGRN والفاتورة)
   • الغرض العملي: إنتاج match status لكل سطر وتحويله إلى قرار تشغيل.
   • متى يُستخدم: قبل اعتماد أي فاتورة.
   • الدليل الناتج: Matching report قابل للتسليم.
5. Variance Log (فروقات السعر والكمية)
   • الغرض العملي: تسجيل الفروقات مع tolerances وقرار المعالجة (Hold/Approve/Request CN/PO change).
   • متى يُستخدم: أثناء المطابقة وقبل الدفع.
   • الدليل الناتج: سجل فروقات + owner + action + closing status.
6. Invoice Approval Pack (اعتماد فاتورة المورد)
   • الغرض العملي: توثيق قرار الاعتماد بناءً على نتيجة المطابقة وتوقيع reviewer/approver.
   • متى يُستخدم: لكل فاتورة أو لعينة رقابية حسب السياسة.
   • الدليل الناتج: Invoice approval form + references.
7. GRN Not Invoiced & GR/IR Accruals
   • الغرض العملي: قائمة استلامات بلا فواتير كأساس لقيد الاستحقاق/GRIR عند Month‑End.
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Accrual list مرتبطة بـPO/GRN.
8. Invoice Pending GRN (فواتير بدون استلام)
   • الغرض العملي: منع الدفع قبل الاستلام أو فرض اعتماد استثنائي موثق.
   • متى يُستخدم: يوميًا + قبل Payment run.
   • الدليل الناتج: Hold list + approvals/exceptions.
9. Controls & Month‑End Pack (ضوابط المشتريات)
   • الغرض العملي: تحويل المطابقة إلى ملف رقابي قابل للتسليم: exceptions + decisions + sign‑off.
   • متى يُستخدم: Month‑End وQuarter‑End.
   • الدليل الناتج: 3‑Way match closing pack section.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-3Way-Match-Toolkit.xlsx: ملف المطابقة الرئيسي (PO/GRN/Invoice) + Match statuses.
• 02-PO-Import-Template.xlsx: قالب تحميل PO lines + mapping.
• 03-GRN-Import-Template.xlsx: قالب تحميل GRN lines + قبول/رفض.
• 04-Invoice-Import-Template.xlsx: قالب تحميل Invoice lines + tax fields.
• 05-Variance-Log.xlsx: فروقات السعر والكمية + tolerances + قرار المعالجة + owner.
• 06-Invoice-Pending-GRN-Hold-List.xlsx: فواتير بدون استلام + حالة المعالجة + موافقات.
• 07-GRN-Not-Invoiced-Accruals.xlsx: GRN not invoiced + أساس GR/IR accrual.
• 08-Exception-Decision-Log.xlsx: سجل قرارات الاستثناءات (Approve/Hold/CN/PO change).
• 09-Invoice-Approval-Form.docx: نموذج اعتماد فاتورة المورد بناء على نتيجة المطابقة.
• 10-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (PO/GRN/Invoice copies) + روابط.
• 11-MonthEnd-3Way-Match-Pack.xlsx: ملخص الإقفال + sign‑off + قوائم الاستثناءات.
• 12-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Import → Match → Decide → Hold/Approve → Month-End pack).
• 13-Controls-Checklist.pdf: نقاط ضوابط المشتريات المرتبطة بالمطابقة + tolerances + approvals.
• 14-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/P2P/3WayMatch/Evidence) + Naming convention.
• 15-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: اعتماد فاتورة المورد يصبح قرارًا مبنيًا على Match status: ما يُدفع وما يُعلق ولماذا، مع معالجة فروقات السعر والكمية قبل الدفع بدل اكتشافها بعد الإقفال.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لديك Evidence لكل فاتورة: PO + GRN + Invoice + سجل فروقات وقرار tolerances، وقائمة GRN not invoiced كأساس accruals—كلها ضمن Month‑End pack قابل للتتبع.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الـToolkit مناسب لأي ERP؟

نعم طالما تستطيع استخراج PO/GRN/Invoice lines. الأداة تعمل كطبقة مطابقة وتوثيق فوق النظام عبر Exports.

هل المطابقة تتم على مستوى المستند أم على مستوى السطر؟

المصمم هنا على مستوى السطر (Line level) لأنها الطريقة التي تكشف فروقات السعر والكمية بدقة، مع إمكانية تجميعها لمستوى المستند للتقرير.

هل يدعم tolerances (فرق مسموح)؟

نعم. يمكنك تحديد tolerances للسعر/الكمية/الضريبة ومن المخوّل لاعتماد الاستثناء ضمن ضوابط المشتريات.

كيف يتعامل مع فواتير بدون استلام؟

يُخرج قائمة فواتير بدون استلام (Invoice pending GRN) مع خيارات: Hold، اعتماد جزئي، أو اعتماد استثنائي موثق حسب السياسة.

هل ينتج قائمة GRN not invoiced للاستحقاقات؟

نعم. هذه القائمة تُستخدم كأساس GR/IR أو accruals في Month‑End مع مراجع PO/GRN قابلة للمراجعة.

هل يشمل اعتماد فاتورة المورد؟

نعم يوجد نموذج اعتماد فاتورة المورد يثبت نتيجة المطابقة وقرار المعالجة والتوقيعات.

هل يصلح للسلع والخدمات؟

للـGoods ممتاز بوجود GRN. للخدمات يمكن استبدال GRN بمحضر قبول خدمة/Service acceptance، أو تطبيق 2‑Way match حسب طبيعة الخدمة.

هل هذا بديل عن 3‑Way Match داخل ERP؟

ليس بديلًا؛ هو Toolkit يساعدك على التحليل والتوثيق والتعامل مع الفروقات وخاصة إذا كانت إعدادات النظام غير مكتملة أو تحتاج شفافية أعلى في الاستثناءات.

جاهز تمنع الدفع قبل الاستلام وتُقفل GR/IR بأدلة واضحة؟

المخرجات: 3‑Way match report + فروقات السعر والكمية + invoice holds + GRN not invoiced + Month‑End pack.