Value Proposition: نموذج جرد المخزون يربط “العد الفعلي” بالأثر المحاسبي بشكل قابل للتدقيق، بدل أن ينتهي الجرد بتسويات عامة في آخر يوم. السيناريو الواقعي: فريق المستودع يعدّ، ثم تظهر فروقات (نقص/زيادة) لكن لا يوجد مسار موحد لتثبيت الفروقات، عمل إعادة عد، تحديد السبب، ثم إصدار تسويات وتحميلها على النظام وإقفالها بمحضر رسمي. النتيجة تكون: تأخير الإقفال + فروقات غير مفسرة + أسئلة مراجعة عن: من عدّ؟ من راجع؟ هل كان هناك Lock للحركة؟ وكيف تم اعتماد تسوية فروقات المخزون? هذا المنتج يعطيك Stocktaking Template بصيغة جرد مخزون Excel يدير الرحلة كاملة: قبل الجرد (تحضير/قفل حركة/قوائم عد) → أثناء الجرد (Blind count + توقيعات) → بعد الجرد (مقارنة النظام vs الفعلي + تقرير فروقات المخزون + معالجة فروقات الجرد + قائمة تسويات معتمدة + محضر جرد المخزون). المخرجات هنا “أدلة” وليس وعود.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Stocktaking Template (جرد مخزون Excel) جاهز للعد الميداني.
• أوراق عد Blind count + توقيع القائم بالعد والمراجع.
• Snapshot لرصيد النظام قبل الجرد لتثبيت نقطة المقارنة.
• تقرير فروقات المخزون (system vs physical) مع تصنيف نقص/زيادة.
• معالجة فروقات الجرد: إعادة عد/تحقيق/قرار تسوية مع reason codes.
• تسوية فروقات المخزون: قائمة Adjustments معتمدة قابلة للتحميل في النظام.
• محضر جرد المخزون جاهز + Month/Year‑End sign‑off.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Count sheets + Variance report + Approved adjustments + محضر الجرد.

مناسبة لـ

• Warehouse & Inventory Control: إدارة الجرد وتثبيت scope وتوثيق العد وإعادة العد.
• Finance (Inventory/COGS): تحويل الفروقات إلى تسويات معتمدة بتكلفة صحيحة.
• Internal/External Audit: أدلة الجرد وتوقيعات ومسار معالجة الفروقات.

غير مناسبة لـ

• إذا WMS/ERP لديك يدير الجرد بالكامل (count sheets + approvals + posting) ويخرج محضر وتقارير جاهزة — القالب سيكون أداة توثيق إضافية فقط.
• إذا لا تستطيع تطبيق Lock للحركة أو توثيق الحركة أثناء الجرد — ستحتاج أولًا ضبط إجراء “Freeze/Movement control”.

بدون قالب جرد / مع نموذج جرد المخزون (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن الجرد سيُنتج فوضى في الإقفال

• لا يوجد Snapshot لرصيد النظام قبل الجرد (نقطة مقارنة).
• العد يتم بأوراق غير موحدة ولا توجد توقيعات.
• الحركة تستمر أثناء الجرد بدون Lock أو توثيق.
• لا يوجد مسار موحد لـمعالجة فروقات الجرد (Recount/Investigate/Approve).
• تسوية فروقات المخزون تتم بقيد إجمالي بدون محضر أو قائمة أصناف.

كيف يعمل نموذج جرد المخزون عمليًا من التحضير حتى تسوية الفروقات؟

تبدأ العملية بتحديد نطاق الجرد (مستودعات/مواقع/أصناف) وإصدار Snapshot لرصيد النظام (On‑Hand) في لحظة محددة، ثم تطبيق Lock للحركة أو تسجيل أي حركة خلال نافذة الجرد. أثناء الجرد يتم استخدام “Blind count” حتى لا يُرى رصيد النظام للقائم بالعد، ويتم تسجيل الكميات الفعلية وتوقيع القائم بالعد والمراجع. بعد ذلك يقوم القالب بعمل مقارنة تلقائية وإخراج تقرير فروقات المخزون، ثم تحويل الفروقات إلى workflow: فروقات تحتاج إعادة عد، فروقات تحتاج تحقيق (خطأ استلام/صرف/تحويل)، وفروقات جاهزة للتسوية. عند اعتماد القرار، يخرج القالب قائمة تسوية فروقات المخزون (Approved adjustments) مع أساس التكلفة، ويُصدر محضر جرد المخزون للتوقيع وإقفال الدورة بأدلة منظمة.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تحديد scope: مستودعات/مواقع/بن + فرق العد.
• استخراج Snapshot من ERP (On‑Hand) بتاريخ/وقت محدد.
• تحديد نافذة Lock أو سجل حركة أثناء الجرد (Movement during count).
• تحديد أساس التكلفة المستخدم في التسوية (Standard/Avg/FIFO).

الخطوة 2: تنفيذ الجرد + تسجيل النتائج

• إصدار أوراق عد Blind count حسب المواقع.
• تسجيل الكميات الفعلية + توقيعات Counter/Reviewer.
• تسجيل ملاحظات: موقع غير منظم/وحدات قياس/أصناف غير معرفة.

الخطوة 3: معالجة فروقات الجرد + التسوية + المحضر

• إخراج تقرير فروقات المخزون وتصنيفها (نقص/زيادة/حرج).
• إدارة Recount والتحقيق عبر tracker وReason codes.
• إخراج Approved adjustments + posting list + محضر جرد المخزون والتوقيع.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Stocktaking Template (جرد مخزون Excel)
   • الغرض العملي: أوراق عد منظمة حسب مواقع/بن مع Blind count.
   • متى يُستخدم: أثناء الجرد الميداني.
   • الدليل الناتج: Count sheets موقعة.
2. System Snapshot Loader
   • الغرض العملي: تحميل رصيد النظام كنقطة مقارنة ثابتة.
   • متى يُستخدم: قبل بدء الجرد مباشرة.
   • الدليل الناتج: Snapshot بتاريخ/وقت.
3. Variance Report (تقرير فروقات المخزون)
   • الغرض العملي: مقارنة النظام vs الفعلي وإظهار فرق الكمية والقيمة.
   • متى يُستخدم: بعد إدخال نتائج العد.
   • الدليل الناتج: variance report قابل للتسليم.
4. Recount & Investigation Tracker (معالجة فروقات الجرد)
   • الغرض العملي: إدارة إعادة العد والتحقيق وتوثيق السبب والإجراء.
   • متى يُستخدم: عند فروقات خارج حدود السماح.
   • الدليل الناتج: tracker بحالات (Recount/Investigate/Approved).
5. Approved Adjustments & Posting List (تسوية فروقات المخزون)
   • الغرض العملي: إخراج قائمة تسويات معتمدة لتحديث ERP أو إصدار قيود GL.
   • متى يُستخدم: بعد اعتماد القرارات.
   • الدليل الناتج: approved adjustments + posting list.
6. Movement Control Log
   • الغرض العملي: توثيق Lock للحركة أو تسجيل أي حركة حدثت أثناء العد.
   • متى يُستخدم: طوال نافذة الجرد.
   • الدليل الناتج: movement log يدعم تفسير الفروقات.
7. Stocktaking Minutes (محضر جرد المخزون)
   • الغرض العملي: محضر رسمي يثبت نطاق الجرد، النتائج، والفروقات والتسويات المعتمدة.
   • متى يُستخدم: عند نهاية الجرد وإقفال النتائج.
   • الدليل الناتج: محضر موقع (Prepared/Reviewed/Approved).
8. Controls Checklist + Archiving Map
   • الغرض العملي: قائمة ضوابط للجرد وطريقة حفظ الأدلة.
   • متى يُستخدم: قبل/بعد الجرد.
   • الدليل الناتج: evidence pack مرتب للمراجعة.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Stocktaking-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (Count + Variances + Adjustments + Reports).
• 02-Count-Sheets.xlsx: Stocktaking Template (Blind count sheets).
• 03-System-Snapshot.xlsx: تحميل Snapshot رصيد النظام قبل الجرد.
• 04-Variance-Report.xlsx: تقرير فروقات المخزون (Qty/Value).
• 05-Recount-Tracker.xlsx: متابعة إعادة العد + النتائج.
• 06-Investigation-Tracker.xlsx: معالجة فروقات الجرد (سبب/إجراء/مالك).
• 07-Approved-Adjustments.xlsx: تسوية فروقات المخزون المعتمدة.
• 08-Posting-List.xlsx: قائمة قيود/تحميل لتحديث ERP/GL.
• 09-Movement-Control-Log.xlsx: سجل حركة أثناء الجرد أو Lock confirmation.
• 10-Stocktaking-Minutes.docx: محضر جرد المخزون جاهز للتوقيع.
• 11-Controls-Checklist.pdf: Checklist ضوابط الجرد (blind count/segregation/approvals).
• 12-Month-End-Checklist.pdf: ربط تسويات الجرد بالإقفال الشهري/السنوي.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved لإقفال الجرد.
• 14-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Prepare → Count → Variance → Close).
• 15-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ أدلة الجرد والفروقات.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: الجرد يتحول لخطة واضحة بنتائج موحدة وتتبّع Recount وتحقيق، بدل تشتت بين ملفات.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: كل تسوية فروقات لديها دليل: count sheet + variance report + سبب + اعتماد + محضر جرد.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل القالب يصلح للجرد السنوي والربع سنوي؟

نعم: يمكن استخدامه لأي دورة جرد طالما يوجد Snapshot ونطاق واضح وخطوات معالجة.

هل يوفر Blind count؟

نعم: أوراق العد لا تُظهر رصيد النظام للقائم بالعد لتقليل التحيّز.

كيف تتم معالجة فروقات الجرد؟

عبر Recount/Investigation tracker ثم اعتماد القرار وإصدار قائمة تسويات معتمدة.

هل يشمل محضر جرد المخزون؟

نعم: محضر جاهز للتوقيع يثبت النطاق والنتائج والتسويات.

هل يناسب أي ERP؟

نعم طالما يمكنك تصدير رصيد النظام وإدخال تسويات (adjustments) أو تسجيل قيود GL.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة؟

Item master + locations + snapshot on-hand + نتائج العد الفعلي. بيانات الحركة أثناء الجرد تساعد لتفسير الفروقات.

هل يوجد ربط مع الإقفال الشهري/السنوي؟

نعم عبر Month-End checklist وقائمة posting list لتسجيل تسويات الفروقات بشكل منظم.

هل يوجد تسليم جاهز للمراجع؟

نعم: count sheets + variance report + approved adjustments + stocktaking minutes + archiving map.

جاهز تطلع تقرير فروقات وتسوّيها بمحضر بدل قيد تسوية عام؟

المخرجات: Stocktaking Template + تقرير فروقات المخزون + تسوية فروقات المخزون + محضر جرد المخزون.