Value Proposition: خصومات العملاء Rebates لا تُدار كـ“خصم على الفاتورة” فقط. المشكلة تبدأ عندما تكون الخصومات مرتبطة ببرامج (حوافز حجم/تدرج/سنة) وتظهر على شكل مطالبات العملاء Claims في نهاية الشهر/الربع/السنة. إذا لم تُسجّل Accrual للخصومات شهريًا ولم يوجد سجل يربط (الاتفاقية → أساس المبيعات → قيمة الخصم → اعتماد → Credit Notes للخصومات) ستواجه: مفاجآت في الإيراد، نزاعات مع العملاء، وفروقات عند الإقفال. هذا النموذج يبني مسار تسوية كامل قابل للمراجعة من أول يوم حتى Month‑End/Year‑End.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Rebates Program Register: تعريف برنامج الخصم لكل عميل (الشرائح/النسبة/الحدود/الفترة/شروط الاستحقاق).
• Rebate Calculator: احتساب الخصم بناءً على أساس المبيعات (By customer/by SKU/by period) مع تتبع الشرائح.
• Accrual للخصومات: جدول شهري يخرج قيمة الاستحقاق + JE reference + شرح المنهج.
• مطالبات العملاء Claims: سجل مطالبات (مستند/قيمة/سبب/حالة/Owner) وربطها بالبرنامج وبالمبيعات.
• Credit Notes للخصومات: سجل إصدار CN وربطها بالمطالبة وبالحسابات وبالفترة.
• GL Tie‑out: مطابقة بين (Accrual + CN issued + CN applied/settled) وبين حسابات GL ذات الصلة.
• Year‑End True‑up: ملخص خصومات نهاية السنة وما تم اعتماده/إقفاله وما بقي مفتوحًا.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Accrual Schedule + Claims Register + CN Log + GL Reconciliation + Year‑End True‑up Pack جاهزين للتشغيل والإقفال.

مناسبة لـ

• Revenue / GL / Controller: ضبط أثر الخصومات على الإيراد وإقفال Month‑End بأرقام قابلة للتفسير.
• AR / Billing: إدارة إصدار/تطبيق Credit Notes وربطها بالمطالبات والاتفاقيات.
• Commercial Finance: حوكمة إدارة الخصومات التجارية وربطها بالمبيعات والأداء بدل “مبالغ تفاوضية”.

غير مناسبة لـ

• لو خصوماتك كلها “خصم فوري على الفاتورة” بدون برامج/مطالبات/تدرج — ستستفيد أقل لأن التعقيد منخفض.
• لو لا توجد لديك اتفاقيات أو بيانات مبيعات قابلة للاستخراج حسب العميل/الفترة — النموذج يحتاج أساس بيانات واضح.

بدون تسوية Rebates / مع تسوية Rebates (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن Rebates تتسبب في فروقات

• خصومات نهاية السنة تظهر كـClaims متأخرة فتؤثر على الإيراد في آخر شهر بشكل غير متوقع.
• لا يوجد Accrual للخصومات شهري، أو يتم تقديره “رقمًا” بدون ربط بالمبيعات/الاتفاقية.
• Credit Notes للخصومات تُصدر بدون مرجع واضح للاتفاقية أو لفترة الاستحقاق.
• نفس العميل لديه أكثر من برنامج خصم (تدرج/حملات/أصناف) ولا يوجد سجل يوضح أي برنامج تم احتسابه.
• في الإقفال تظهر فروقات بين (Accrual + CN issued) وبين حسابات GL أو تقارير المبيعات ولا يوجد Tie‑out قابل للتسليم.

كيف تُدار خصومات العملاء Rebates عمليًا من الاتفاقية حتى الإقفال؟

المنهج يبدأ من تعريف برنامج الخصم (Rebate program) لكل عميل، ثم ربطه ببيانات المبيعات كـ“Basis” (قيمة/كمية/أصناف/فترة). في نهاية كل شهر تُحتسب قيمة الاستحقاق ويُسجل Accrual. عند وصول مطالبات العملاء Claims يتم تدقيقها مقابل البرنامج والمبيعات ثم اعتمادها وإصدار CN وربطها بالمطالبة. في Week‑4 يتم عمل reconciliation: Accrual opening + current accrual – CN issued/applied = closing balance القابل للتفسير.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تجميع الاتفاقيات/برامج الخصم: العميل، الفترة، الشرائح (Tiering)، النسب، شروط الاستحقاق والاستثناءات.
• استخراج تقرير مبيعات حسب العميل والفترة (ويفضّل إضافة SKU/Channel إن كان الخصم مرتبطًا بها).
• تحديد حسابات GL المستخدمة: حساب خصومات/contra revenue أو مصروف خصومات، وحساب Accrued rebates/liability، وحسابات CN/AR (حسب سياسة شركتك).

الخطوة 2: التسويات + المطابقات + JE Log

• احتساب الخصم عبر تسوية خصومات العملاء (Rebate calculator) وإخراج قيمة الاستحقاق حسب الشرائح.
• تسجيل Accrual للخصومات شهريًا (JE template/JE ref) مع شرح الأساس (Basis) المستخدم.
• تسجيل مطالبات العملاء Claims في register: مستند، قيمة، سبب، فترة، ومراجعة مقابل البرنامج والمبيعات.
• بعد الاعتماد: إصدار Credit Notes للخصومات وربطها بالمطالبة وبالبرنامج وبالفترة (CN# + approval ref).

الخطوة 3: Adjusted TB + القوائم + Closing Pack

• عمل GL tie‑out: Accrued rebates (opening + accrual – CN) ومطابقته مع رصيد حساب GL في TB.
• إخراج ملخص الإقفال: Rebates accrued هذا الشهر، CN issued/applied، مطالبات مفتوحة، وYear‑End true‑up (إن لزم).
• تجميع ملف تسليم: Program register + Sales basis export + Accrual schedule + Claims/CN logs + Reconciliation + Sign‑off ضمن Closing Pack.

مكونات النموذج (جرد واضح)

1. Rebate Program Register (تعريف برامج الخصومات)
   • الغرض العملي: توثيق كل برنامج خصم: العميل، الفترة، الشرائح/النسب، شروط الاستحقاق، والاستثناءات.
   • متى يُستخدم: عند إعداد البرنامج أو تحديث اتفاقية.
   • الدليل الناتج: سجل برامج معتمد يصلح كأساس للمراجعة.
2. Sales Basis Import & Mapping
   • الغرض العملي: استيراد بيانات المبيعات وربطها بالعميل/الفترة/الأصناف لتكون أساس حساب الخصم.
   • متى يُستخدم: شهريًا (أو أسبوعيًا إذا كانت الحركة عالية).
   • الدليل الناتج: ملف basis واضح يثبت مصدر الأرقام.
3. Rebate Calculator (تسوية خصومات العملاء)
   • الغرض العملي: احتساب الخصم حسب الشرائح (Tiering) وإخراج الاستحقاق لكل عميل/برنامج.
   • متى يُستخدم: في نهاية كل شهر/ربع، وقبل Year‑End.
   • الدليل الناتج: Calculation sheet يمكن حفظه كEvidence مع نسخة الشهر.
4. Accrual Schedule + JE Template (Accrual للخصومات)
   • الغرض العملي: تحويل الاستحقاق إلى قيود Accrual شهرية مع JE refs وشرح مختصر للمنهج.
   • متى يُستخدم: Month‑End/Quarter‑End.
   • الدليل الناتج: Accrual schedule + سجل JE refs يسهل Tie‑out مع TB.
5. Claims Register (مطالبات العملاء Claims)
   • الغرض العملي: إدارة المطالبات كحالات: قيمة، سبب، مستند، فترة، حالة (Received/Under review/Approved/Rejected/Closed).
   • متى يُستخدم: عند استلام مطالبة، ثم مراجعة أسبوعية حتى الإغلاق.
   • الدليل الناتج: سجل مطالبات + قرارات + Owner + تاريخ إغلاق.
6. Approval Workflow (اعتماد الخصم/المطالبة)
   • الغرض العملي: توثيق من اعتمد الخصم أو المطالبة ولماذا، خصوصًا للـClaims غير القياسية.
   • متى يُستخدم: قبل إصدار CN أو قبل تسوية Year‑End.
   • الدليل الناتج: Approval log قابل للمراجعة (Prepared/Reviewed/Approved).
7. Credit Notes Register (Credit Notes للخصومات)
   • الغرض العملي: ربط CN بالبرنامج وبالمطالبة وبالفترة وبالحسابات، وتحديد حالة التطبيق (Issued/Applied/Open).
   • متى يُستخدم: عند إصدار CN وخلال متابعة التحصيل/التطبيق.
   • الدليل الناتج: CN register يدعم المراجعة ويمنع CN بلا مرجع.
8. GL Reconciliation (Accrual ↔ CN ↔ GL)
   • الغرض العملي: مطابقة رصيد Accrued rebates مع TB وتفسير الفروقات (Timing/Unapplied CN/Claim pending).
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Reconciliation sheet + tie‑out notes ضمن Closing Pack.
9. Year‑End True‑up Pack (خصومات نهاية السنة)
   • الغرض العملي: تلخيص الاستحقاق النهائي للسنة مقابل ما تم Accrue وما تم تسويته عبر CN، وإخراج true‑up واضح.
   • متى يُستخدم: Year‑End.
   • الدليل الناتج: Year‑End pack قابل للتسليم للمراجع كجزء من إقفال الإيراد.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Rebates-Program-Register.xlsx: تعريف برامج الخصم لكل عميل + الشرائح/النسب/الفترات.
• 02-Sales-Basis-Import.xlsx: استيراد مبيعات (Basis) + mapping للعميل/الفترة/الأصناف.
• 03-Rebate-Calculator.xlsx: تسوية خصومات العملاء حسب الشرائح + مخرجات الاستحقاق.
• 04-Accrual-Schedule-JE-Template.xlsx: Accrual للخصومات + JE template + سجل JE refs.
• 05-Claims-Register.xlsx: مطالبات العملاء Claims + حالات/أسباب/Owner + Evidence refs.
• 06-Approval-Workflow.xlsx: سجل اعتماد الخصومات/المطالبات (Prepared/Reviewed/Approved) + تواريخ.
• 07-Credit-Notes-Register.xlsx: Credit Notes للخصومات + ربط بالبرنامج/المطالبة + حالة التطبيق.
• 08-GL-Reconciliation-Tieout.xlsx: مطابقة Accrual/CN مع GL + أسباب الفروقات + Closing notes.
• 09-YearEnd-TrueUp-Pack.xlsx: خصومات نهاية السنة: final rebate vs accrued vs settled + true‑up.
• 10-Disputes-Exceptions-Log.xlsx: سجل استثناءات/نزاعات (Rejected/Under dispute) + قرارات وإغلاق.
• 11-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (Agreements/Sales exports/Claims docs/CN copies) + روابط/مسارات.
• 12-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Monthly accrual → claims approval → CN → month-end reconciliation → year-end true-up).
• 13-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/Rebates/Programs/Claims/CN/Tieout) + Naming convention.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي خصم/مطالبة تصبح حالة لها برنامج وأساس مبيعات واعتماد وCN مرتبط—فتقل مفاجآت الإيراد وتصبح التسويات موزعة شهريًا بدل “دفعة واحدة” في نهاية السنة.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: يوجد Traceability كاملة: Agreement → Sales basis → Rebate calc → Accrual JE → Claim → Approval → CN → GL tie‑out → Year‑End true‑up، مما يجعل فحص الإيراد/الخصومات مبنيًا على أدلة وليس مراسلات.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل النموذج مناسب لأي ERP؟

نعم. لأن المدخلات الأساسية هي Export مبيعات حسب العميل/الفترة وبيانات CN/AR، والنموذج ينتج Accrual وتوثيق وTie‑out. التنفيذ (قيود/CN) يتم داخل ERP.

هل يدعم أكثر من برنامج خصم لنفس العميل؟

نعم عبر Program ID لكل اتفاقية/حملة، مع ربط كل claim/CN ببرنامج محدد لتجنب خلط الاستحقاقات.

هل يشمل خصومات نهاية السنة فقط أم الشهرية أيضًا؟

للاثنين. يوجد Accrual شهري، ويوجد Year‑End true‑up pack لخصومات نهاية السنة عندما يكون الاستحقاق النهائي يعتمد على حجم سنوي أو شريحة سنوية.

كيف يتعامل مع مطالبات العملاء Claims المتنازع عليها؟

يتم تسجيلها كحالة (Under dispute) مع سبب وOwner وخطوة تالية. ويمكن فصلها في التقارير حتى لا تُخلط مع المطالبات المعتمدة أو CN الصادرة.

هل النموذج يخرج Credit Notes تلقائيًا؟

لا. هو يُجهز بياناتها ويُوثق ربطها واعتمادها. إصدار CN يتم داخل نظامك، ثم تسجل رقم CN وحالة التطبيق في CN register.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

اتفاقية/برنامج خصم لكل عميل + تقرير مبيعات حسب العميل والفترة + (إن وُجد) تقرير CN أو claims. كلما زادت تفاصيل المبيعات (SKU/قناة) كان الربط أدق.

هل يمكن ربطه بإقفال الإيراد وملف Month‑End؟

نعم. النموذج ينتج Accrual schedule وGL tie‑out وEvidence index؛ وهي عناصر تسليم مباشرة ضمن Closing Pack خاصة ببند rebates/contra revenue.

هل يغطي جانب الضرائب/VAT؟

يمكن إضافة حقول VAT treatment على مستوى CN/claim (حسب بلدك وسياسة الشركة)، لكن قرار المعالجة الضريبية يعتمد على متطلباتك النظامية ومخرجات نظام الفوترة لديك.

جاهز تقفل الخصومات بملف Accrual + Claims + CN قابل للتسليم؟

المخرجات: Rebate Calculator + Accrual Schedule + Claims Register + CN Log + GL Tie‑out + Year‑End True‑up.