المصروفات المستحقة والمقدمة (Accruals & Prepaids): القيود والمعالجة الدقيقة
المصروفات المستحقة والمقدمة: القيود والمعالجة
كثير من تقارير الشهر “تتلخبط” بسبب بندين فقط: المصروفات المستحقة والمقدمة. إذا لم تُثبت ما يخص الفترة بدقة ستظهر أرباحًا أعلى (أو أقل) من الحقيقة.
- مصروف مستحق: الخدمة تمت ولم يُدفع بعد ⇒ مصروف + التزام.
- مصروف مقدم: الدفع تم قبل الاستفادة ⇒ أصل ثم يُحمّل تدريجيًا كمصروف.
- الهدف: تطبيق Accruals and Prepayments لتحسين دقة الربح وفق مبدأ الاستحقاق.
- بنهاية المقال ستجد حاسبة تسوية تولد لك مسودة القيد + جدول توزيع (CSV).
1) التعريف: ما هي المصروفات المستحقة والمقدمة؟
المصروفات المستحقة هي تكاليف تخص الفترة الحالية لكن لم تُدفع بعد، وتظهر التزامًا. المصروفات المقدمة هي مبالغ دُفعت مقدمًا لخدمات مستقبلية، وتظهر كـ أصل.
2) الفرق بين المصروف المستحق والمصروف المقدم
| البند | مصروف مستحق | مصروف مقدم |
|---|---|---|
| الواقع الاقتصادي | استفدت الآن ولم تدفع بعد | دفعت الآن وستستفيد لاحقًا |
| يظهر في الميزانية | خصوم متداولة | أصول متداولة |
| هدف التسوية | إثبات ما يخص الفترة | توزيع المصروف على الفترات |
3) قاعدة قرار سريعة
- هل الخدمة تمت قبل تاريخ القطع؟ إذا نعم ⇒ مصروف يخص الفترة.
- هل تم الدفع؟
- لا ⇒ مصروف مستحق.
- نعم (بزيادة) ⇒ مصروف مقدم.
4) القيود والمعالجة الدقيقة
قيود التسوية تضمن تحميل الفترة بما يخصها فقط.
أ) قيد المصروف المستحق
| المرحلة | القيد |
|---|---|
| نهاية الفترة | من ح/ المصروفات إلى ح/ مصروفات مستحقة الدفع |
ب) قيد المصروف المقدم
| المرحلة | القيد |
|---|---|
| عند الدفع | من ح/ مصروفات مقدمة إلى ح/ النقدية |
| نهاية الفترة | من ح/ المصروفات إلى ح/ مصروفات مقدمة |
5) أمثلة رقمية واقعية
مثال 1: مصروف مقدم (إيجار)
دفعت 120,000 إيجار سنوي في 1 أكتوبر. إقفال ديسمبر (مرت 3 شهور):
قائمة التحقق للإقفال الشهري والسنوي (Close Checklist) - ملف Excel
- مصروف الفترة = 30,000.
- رصيد مقدم (أصل) = 90,000.
مثال 2: مصروف مستحق (خدمات)
تمت خدمة بقيمة 18,000 في ديسمبر ولم تصل الفاتورة. يُسجل القيد باستحقاق 18,000.
6) الأثر على القوائم
تطبيق التسويات يصحح صافي الربح ويضبط الأصول والالتزامات المتداولة، مما يعطي صورة حقيقية للسيولة والربحية.
7) Checklist إقفال شهري
- بنود متكررة: اتصالات/إيجار/صيانة.
- خدمات بلا فواتير: هل هناك أعمال منجزة؟
- دفعات مقدمة: هل يتم استهلاكها شهريًا؟
- منع التكرار: تأكد عند وصول الفاتورة عدم تسجيلها مرة أخرى.
9) حاسبة تسوية المصروفات: اعرف نصيب الفترة وولّد القيد
أدخل بيانات العقد والمبلغ المدفوع، وستحدد الأداة نوع التسوية وتنشئ لك جدول التوزيع.
10) الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالمصروفات المستحقة والمقدمة؟
المستحقة تخص الفترة ولم تدفع (التزام). المقدمة دفعت ولم تستفد منها بالكامل (أصل).
لماذا تؤثر على الربح؟
لأنها تنقل المصروف للفترة الصحيحة (الاستحقاق) بدلاً من توقيت السداد النقدي.
11) الخلاصة
التسويات ليست رفاهية، هي الفارق بين “حساب دكان” و”محاسبة شركات”. استخدم الحاسبة والـ Checklist لضبط إقفالك الشهري.