Value Proposition: سجل عقود الموردين ليس “أرشيف عقود” داخل مجلدات. هو ملف تشغيل يجاوب يوميًا على أسئلة AP/Procurement: هل هذه الفاتورة ضمن عقد؟ ما شروط السداد للمورد المتفق عليها؟ هل السعر مطابق أسعار التعاقد أم يوجد استثناء؟ هل هناك خصومات الموردين أو Rebates يجب تتبعها وتسويتها؟ وهل العقد اقترب من الانتهاء ويحتاج متابعة تجديد العقود قبل الدخول في تجديد تلقائي؟ هذا المنتج ينظم رحلة العقد من التوقيع → الإدخال كسجل مالي → الربط بالفواتير والـPO → المتابعة الدورية → إخراج Pack أدلة للحوكمة والتدقيق.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Vendor Contract Register قابل للبحث: رقم عقد، مورد، مالك، نطاق توريد، تواريخ بداية/نهاية.
• متابعة تجديد العقود: notice period + حالة قرار التجديد (Renew/Terminate/Renegotiate) + owner.
• شروط السداد للمورد: Net terms + مقدمات/محتجزات + أي شروط خاصة (مثل Retention).
• أسعار التعاقد: price list/rate card + سقف زيادة + تاريخ سريان + مرجع موافقة.
• خصومات الموردين: خصم فوري/مشروط/حجم/ rebates مع Tracker للتسوية (CN/Offset/Claim).
• Exceptions Log: فواتير خارج السعر/الشروط مع سبب واعتماد وتاريخ.
• Evidence Index: ربط السجل بنسخ العقود والملاحق وموافقات الأسعار وCNs لتسهيل التدقيق.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Register + Renewal Tracker + Terms/Pricing/Discount controls + Contract Pack.

مناسبة لـ

• Procurement + Contract Owners: إدارة العقود الشرائية ومتابعة التجديد والأسعار والخصومات بدون فقدان المعلومات.
• Accounts Payable: مراجعة الفواتير مقابل شروط السداد وأسعار التعاقد وتقليل الاستثناءات قبل الدفع.
• Controller / Internal Audit: ملف أدلة يربط العقد بالعملية وبالاستثناءات والموافقات.

غير مناسبة لـ

• إذا كل مشترياتك Spot purchases بدون عقود — ستحتاج أولًا سياسة عقود/اتفاقيات إطار قبل أن يكون للسجل أثر كبير.
• إذا لديك CLM System كامل بإدارة تنبيهات وتجديدات وحفظ Versioning — قد تحتاج فقط “Reporting/Controls Pack” وليس سجلًا جديدًا.

بدون السجل / مع السجل (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن إدارة العقود الشرائية تُسبب خسائر “غير مرئية”

• لا يوجد ملف واحد يوضح العقود النشطة ومن هو Owner لكل عقد.
• تجديد تلقائي/انتهاء عقد يتم اكتشافه متأخرًا لأن لا توجد متابعة تجديد العقود أو notice period مسجل.
• فواتير تُعتمد بأسعار مختلفة عن أسعار التعاقد دون تسجيل سبب أو موافقة استثناء.
• خصومات الموردين (rebates/volume discounts) تُفقد لأن لا يوجد Tracker لاستحقاقها وتسويتها.
• اختلاف شروط السداد للمورد بين العقد وVendor master/PO مما يربك التخطيط النقدي وإدارة الاستحقاقات.

كيف يعمل سجل عقود الموردين عمليًا من توقيع العقد إلى مراجعة الفواتير؟

تبدأ الرحلة بإدخال العقد في Vendor Contract Register مع الحقول التي تؤثر ماليًا: شروط السداد للمورد، أسعار التعاقد، وخصومات الموردين، بالإضافة إلى notice period لتفعيل متابعة تجديد العقود. بعد ذلك يصبح السجل مرجع AP/Procurement عند مراجعة PO/Invoice: أي اختلاف في السعر أو الشروط يُسجل كاستثناء ويحتاج اعتماد. دوريًا (شهريًا/ربع سنويًا) يخرج السجل قوائم: العقود التي ستنتهي قريبًا، الخصومات المستحقة، والاستثناءات المتكررة—ثم يُغلق ذلك في Contract Pack للتسليم.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع البيانات

• حصر العقود النشطة والملاحق (Addenda) وتحديد Owner لكل عقد.
• تعريف الحقول الإلزامية: تواريخ، notice period، شروط سداد، جدول أسعار/Rate card، خصومات/ Rebates.
• تحديد سياسة الاستثناءات: من يعتمد فرق سعر/شروط؟ وما الدليل المطلوب (Email approval/Change order)؟

الخطوة 2: الإدخال + الضوابط + الاستثناءات

• إدخال العقد في السجل وربطه بمسار حفظ نسخة العقد.
• تسجيل شروط السداد والأسعار والخصومات كحقول قابلة للبحث وليس داخل نص العقد فقط.
• فتح Exceptions log لأي اختلاف يظهر في الفواتير/PO وربطه باعتماد استثناء.

الخطوة 3: المتابعة الدورية + Contract Pack

• إخراج متابعة تجديد العقود حسب 30/60/90 يوم + قرار التجديد.
• إخراج تقارير: أسعار خارج العقد، شروط دفع غير مطابقة، خصومات مستحقة لم تُسوَّ.
• تجهيز Contract Pack: snapshot + exceptions + evidence index + sign‑off.

مكونات السجل (جرد واضح)

1. Vendor Contract Register
   • الغرض العملي: سجل موحد للعقود الشرائية وحقولها المالية وربطها بالمالك ومسار الحفظ.
   • متى يُستخدم: عند توقيع/تجديد أي عقد.
   • الدليل الناتج: سجل قابل للتسليم + Link نسخة العقد.
2. Renewal Tracker (متابعة تجديد العقود)
   • الغرض العملي: منع تفويت notice period والتجديد التلقائي بدون قرار.
   • متى يُستخدم: مراجعة شهرية/ربع سنوية.
   • الدليل الناتج: Renewal calendar + قرار + Owner.
3. Payment Terms Library (شروط السداد للمورد)
   • الغرض العملي: تثبيت شروط الدفع المرجعية وربطها بالعقد بدل الاعتماد على Vendor master غير المحدث.
   • متى يُستخدم: عند مراجعة PO/Invoice وعند تخطيط المدفوعات.
   • الدليل الناتج: مرجع شروط قابل للمراجعة + كشف اختلافات.
4. Contract Pricing Table (أسعار التعاقد)
   • الغرض العملي: حفظ price list/rate card وسقوف الزيادة وتاريخ السريان.
   • متى يُستخدم: قبل اعتماد الفاتورة أو عند مراجعة التجديد.
   • الدليل الناتج: جدول أسعار معتمد يُستخدم كEvidence.
5. Discounts & Rebates Tracker (خصومات الموردين)
   • الغرض العملي: تتبع الخصومات المشروطة/الحجم/الـrebates وتسويتها (CN/Claim/Offset).
   • متى يُستخدم: شهريًا/ربع سنويًا حسب شروط العقد.
   • الدليل الناتج: قائمة خصومات مستحقة + مراجع + حالة تسوية.
6. Exceptions Log (Terms/Price/Discount)
   • الغرض العملي: تسجيل أي فاتورة/عملية خارج العقد مع قرار واعتماد وتاريخ.
   • متى يُستخدم: عند كل استثناء.
   • الدليل الناتج: سجل استثناءات يدعم الرقابة والتدقيق.
7. Evidence Index + Contract Pack
   • الغرض العملي: ربط العقود والملاحق وموافقات الأسعار وCNs في فهرس واحد وإخراج Pack للتسليم.
   • متى يُستخدم: شهريًا/ربع سنويًا + Year‑End.
   • الدليل الناتج: Contract Pack جاهز للمراجعة الداخلية/الخارجية.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Vendor-Contracts-Register.xlsx: سجل العقود (حقول أساسية + Owner + Links).
• 02-Renewal-Tracker.xlsx: متابعة تجديد العقود (30/60/90 يوم + notice period + قرار).
• 03-Payment-Terms-Library.xlsx: شروط السداد للمورد + توثيق اختلافات عن Vendor master.
• 04-Contract-Pricing-Table.xlsx: أسعار التعاقد (price list/rate card/caps) + تاريخ سريان.
• 05-Discounts-Rebates-Tracker.xlsx: خصومات الموردين/ Rebates + استحقاق + تسوية (CN/Claim/Offset).
• 06-Exceptions-Log.xlsx: Terms/Price/Discount exceptions + اعتماد الاستثناء.
• 07-Contract-Compliance-Checklist.pdf: Checklist ضوابط (PO requirement/GRN/Approvals/Change orders).
• 08-Contract-Owner-RACI.xlsx: مسؤوليات إدارة العقود الشرائية.
• 09-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (Contracts/Addenda/Approvals/CNs) + روابط.
• 10-Contract-Pack.xlsx: Pack للتسليم (Snapshot + renewals + exceptions + sign‑off).
• 11-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Create → Maintain → Review → Renew → Pack).
• 12-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Vendors/Contracts/Addenda/Evidence) + Naming.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي فاتورة أو PO يُراجع ضد مرجع واحد: العقد. فتظهر تلقائيًا قائمة “ما يحتاج قرار”: عقد سينتهي، سعر خارج العقد، خصم مستحق لم يُسوَّ.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لديك Trace واضح: عقد → شروط/أسعار/خصومات → استثناءات معتمدة → فهرس أدلة + Pack موقّع، ما يسهل فحص الالتزام بالعقود وإدارة مخاطر الموردين.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يصلح سجل عقود الموردين للشركات متعددة الفروع؟

نعم عبر حقول Company/Branch/Cost center وفلترة العقود حسب الفرع، مع Pack لكل فرع أو Pack موحد.

هل يدعم عقود الخدمات وعقود التوريد معًا؟

نعم. عقود الخدمات تركز على rate card وSLA وإثبات الخدمة، وعقود التوريد تركز على price list وكميات وGRN، والسجل يستوعب النوعين عبر حقول/ملاحق.

كيف يتم ضبط أسعار التعاقد عند وجود ملاحق أو change orders؟

يتم تسجيل Version/Effective date لكل سعر أو ملحق، وربط أي فاتورة خارج السعر بنقطة “استثناء” تتطلب موافقة وتوثيق.

هل يتابع خصومات الموردين والـrebates؟

نعم عبر Tracker يربط شرط الخصم بالفترة وبآلية التسوية (CN/Claim/Offset) وبمراجع الفواتير.

هل السجل بديل عن CLM System؟

لا. هو طبقة حوكمة وتشغيل عملية عندما لا يوجد CLM أو عندما تحتاج ربط واضح بين العقد والـAP والتجديدات داخل ملف تسليم.

ما الحد الأدنى من البيانات لإدخال عقد؟

Vendor + رقم/اسم العقد + تاريخ بداية/نهاية + notice period + Owner + رابط نسخة العقد. شروط سداد/أسعار/خصومات تُضاف حسب توفرها.

هل يوجد قالب للتسليم للمراجعة الداخلية؟

نعم: Contract Pack + Evidence index + Sign‑off.

هل يمكن ربطه بـAP Aging وPayment Run Planner؟

نعم لأن شروط السداد والخصومات في السجل تُستخدم في ترتيب الأولويات وإظهار الاستحقاقات والخصومات في خطة الدفع.

جاهز توقف “العقد في مجلد” وتحوّله إلى سجل تشغيل ومتابعة وتجديد؟

المخرجات: Vendor Contract Register + Renewal Tracker + Pricing/Terms/Discount controls + Contract Pack.