Value Proposition: أعمار الدائنين AP Aging لا تُحل بتقرير “مطبوع من النظام” فقط، لأن المشكلة غالبًا ليست في استخراج الفواتير… بل في: (1) فواتير مسجلة بدون تاريخ استحقاق صحيح، (2) دفعات جزئية وCredit Notes تُشوّه الرصيد، (3) فروقات Vendor statements، و(4) جدولة مدفوعات بدون أولوية واضحة فتتكرر حالات “فاتورة حرجة اكتشفناها بعد فوات الأوان”. هذا النموذج يحوّل الملف إلى Workflow إقفال وتشغيل: تنظيف بيانات الاستحقاق، بناء AP Aging Template على مستوى الفاتورة، استخراج فواتير مستحقة الدفع حسب الأولوية، ثم Tie‑out مع GL/AP Subledger وإنتاج Pack تسليم رقابي.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• تقرير أعمار الموردين على مستوى الفاتورة (Open items) مع تقسيم زمني واضح (Current/Overdue).
• جدولة استحقاقات الموردين (Due schedule) تُخرج “ماذا يجب دفعه خلال 7/14/30 يوم” حسب تاريخ الاستحقاق الفعلي.
• قائمة فواتير مستحقة الدفع مع أولوية (حرج/متأخر/قابل للتأجيل) ومبررات الاستثناء.
• AP Aging Template مع قواعد تنظيف: Terms، Due date، Partial payments، CN، Unapplied credits.
• Vendor statement reconciliation (اختياري): فروقات كشف المورد مقابل دفترك مع سجل أسباب/إجراءات.
• DPO حساب (مؤشر + Trend) مدعوم بأرقام AP وCOGS/Spend حسب ما ترفعه للملف.
• Month‑End Tie‑out Pack: ربط إجمالي AP Aging مع GL/AP Control account + قائمة فروقات قابلة للتسليم.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم AP Aging + Due Schedule + Payment List + GL Tie‑out جاهزين للتشغيل والتسليم.

مناسبة لـ

• Accounts Payable + Treasury: إدارة المدفوعات للموردين على أساس الاستحقاق الحقيقي لا “العاجل بالهاتف”.
• رئيس حسابات / Controller: Month‑End AP tie‑out + معالجة الفروقات + إعداد Closing Pack قابل للمراجعة.
• Internal Audit / External Audit readiness: أدلة وتتبّع: فاتورة → دفعة/تسوية → رصيد مفتوح → مطابقة مع GL.

غير مناسبة لـ

• إذا كانت شركتك لا تعمل بنظام Open items ولا تسجل due dates/terms بشكل منضبط — ستحتاج أولًا تحسين بيانات المصدر قبل أن يظهر أثر النموذج.
• إذا كنت تريد أتمتة كاملة لتنفيذ الدفع البنكي (Payment execution/Bank integration) — هذا النموذج يجهز “قائمة دفع” وليس منصة تحويل.

بدون النموذج / مع النموذج (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن ملف الدائنين يسبب ضغط يومي وإقفال متكرر

• فواتير مسجلة بدون due date صحيح (أو due date = invoice date) فتظهر “Overdue” بشكل مضلل.
• دفعات جزئية وCredit Notes غير مطبقة (Unapplied) فتشوّه الرصيد المفتوح لكل مورد.
• لا يوجد تقرير أعمار الموردين على مستوى الفاتورة، فقط إجمالي بالمورد، فتضيع الأولويات.
• Month‑End: رصيد AP في TB لا يساوي إجمالي الـAP subledger ولا أحد يعرف مصدر الفرق بسرعة.
• نزاعات Vendor statements تتكرر لأنك لا تملك Reconciliation template يوضح “ما عندنا وما عندهم” ولماذا.

كيف تبني أعمار الدائنين AP Aging عمليًا من Open Items إلى قائمة دفع؟

الملف يبدأ بتحميل Open items من النظام (فواتير/سندات/إشعارات دائن) مع بيانات الاستحقاق وشروط الدفع. بعد ذلك يتم تنظيف النقاط التي تُفسد الـaging (due date، partial payments، CN غير مطبقة) ثم تقسيم الرصيد إلى Current وOverdue حسب “التاريخ المستحق” وليس حسب تاريخ الإدخال. بعد ذلك تُبنى جدولة استحقاقات الموردين (Due schedule) وتُستخرج قائمة فواتير مستحقة الدفع حسب أولوية واضحة. أخيرًا يتم تنفيذ Tie‑out بين إجمالي الـaging وحسابات AP في TB مع exception log يصلح للتسليم ضمن Closing Pack.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• استخراج Open items/AP aging من ERP (Invoice#, Vendor, Posting date, Due date, Amount, Currency, Payment terms, Open balance).
• استخراج Payments/clearing report (للدفعات الجزئية والتسويات) + Credit notes/unapplied credits.
• استخراج Trial Balance لحسابات AP control + (اختياري) vendor statements للمطابقة.

الخطوة 2: التنظيف + المطابقات + سجل الاستثناءات

• تطبيق قواعد جودة البيانات: التحقق من Terms وDue dates وإبراز الفواتير “بدون استحقاق منطقي”.
• معالجة الدفعات الجزئية وتطبيق CN/credits على الفواتير الصحيحة (أو تسجيلها كاستثناء حتى تُحل).
• إنتاج AP Aging Template نهائي + قائمة استثناءات: unmatched payments، unapplied credits، فواتير متنازع عليها.
• تجهيز قائمة الدفع: فواتير مستحقة الدفع + أسباب استبعاد (Hold/Dispute/Missing docs) مع Owner وتاريخ متابعة.

الخطوة 3: Tie‑out + Adjusted TB + Month‑End Pack

• GL tie‑out: إجمالي open AP حسب النموذج ↔ رصيد حساب AP في TB (مع فروقات عملة/فروع/حسابات AP متعددة).
• إخراج مؤشرات: DPO حساب + Trend + توزيع overdues حسب المورد/القناة/الفرع (حسب بياناتك).
• تجميع Month‑End pack: Aging snapshot + due schedule + exceptions + tie‑out notes + sign‑off (Prepared/Reviewed).

مكونات النموذج (جرد واضح)

1. Open Items Import (تحميل الفواتير المفتوحة)
   • الغرض العملي: إدخال فواتير الموردين المفتوحة كأساس أعمار الدائنين.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا + قبل Month‑End.
   • الدليل الناتج: Open items register مؤرخ للفترة.
2. Terms & Due Date Validation (تحقق شروط الدفع وتواريخ الاستحقاق)
   • الغرض العملي: كشف الفواتير ذات due date غير منطقي أو Terms غير مطبقة.
   • متى يُستخدم: كل دورة تحديث للملف وقبل إخراج قائمة الدفع.
   • الدليل الناتج: تقرير أخطاء/نواقص بيانات مع Owner للتصحيح.
3. Payments & Clearing Module (الدفعات والتسويات)
   • الغرض العملي: التعامل مع partial payments والتسويات لضمان أن “الرصيد المفتوح” صحيح.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا + Week‑4.
   • الدليل الناتج: clearing log يوضح ما تم تطبيقه وما بقي مفتوحًا.
4. Credit Notes & Unapplied Credits (CN/اعتمادات غير مطبقة)
   • الغرض العملي: تتبع CN/credits غير مطبقة وتحديد أثرها على الرصيد وعلى الدفع.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا وخصوصًا قبل Payment run.
   • الدليل الناتج: قائمة Credits غير مطبقة + إجراء مطلوب (Apply/Refund/Investigate).
5. AP Aging Engine (تقرير أعمار الموردين)
   • الغرض العملي: بناء تقرير أعمار الموردين على مستوى الفاتورة حسب due date (Current/Overdue buckets).
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا + Month‑End snapshot.
   • الدليل الناتج: Aging report قابل للتسليم والتتبع.
6. Vendor Due Schedule (جدولة استحقاقات الموردين)
   • الغرض العملي: تحويل الـaging إلى قائمة “مستحق خلال” (7/14/30 يوم) لدعم التخطيط النقدي.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا وربطه بخطة السيولة (Treasury).
   • الدليل الناتج: Due schedule مع totals حسب مورد/فرع/عملة.
7. Payment Proposal List (قائمة فواتير مستحقة الدفع)
   • الغرض العملي: استخراج فواتير مستحقة الدفع مع Prioritization + Hold/Dispute flags.
   • متى يُستخدم: قبل كل Payment run.
   • الدليل الناتج: Payment list + approvals fields + سبب استبعاد العناصر.
8. Vendor Statement Reconciliation (مطابقة كشف المورد)
   • الغرض العملي: مقارنة statement المورد بما في الدفاتر وتفسير الفروقات (missing invoice/GR/credit/pending payment).
   • متى يُستخدم: شهريًا لأهم الموردين + Year‑End.
   • الدليل الناتج: Reconciliation sheet + action log للفروقات.
9. DPO KPI (DPO حساب)
   • الغرض العملي: حساب DPO ومتابعة اتجاهه بناءً على AP وCOGS/Spend (حسب ما توفره من بيانات).
   • متى يُستخدم: شهريًا/ربع سنويًا ضمن Reporting pack.
   • الدليل الناتج: KPI trend + تفسير تغيرات (عناصر كبيرة/تغير Terms/دفعات مؤجلة).
10. GL Tie‑out & Month‑End Pack
    • الغرض العملي: ربط إجمالي AP Aging مع TB وإنتاج ملف تسليم رقابي (Closing Pack section).
    • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
    • الدليل الناتج: Tie‑out notes + exception list + sign‑off.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-AP-Aging-Template.xlsx: نموذج أعمار الدائنين AP Aging (Buckets + Vendor/Site/Currency).
• 02-Open-Items-Import.xlsx: قالب تحميل الفواتير المفتوحة (Open items) + Mapping.
• 03-Payments-Clearing-Import.xlsx: تحميل الدفعات/التسويات للpartial payments + clearing refs.
• 04-Credit-Notes-Unapplied-Credits.xlsx: CN/credits + حالة التطبيق + إجراء مطلوب.
• 05-Due-Date-Terms-Validation.xlsx: تحقق شروط الدفع وتواريخ الاستحقاق + قائمة أخطاء.
• 06-Vendor-Due-Schedule.xlsx: جدولة استحقاقات الموردين (قائمة مستحق خلال) + تجميعات.
• 07-Payment-Proposal-List.xlsx: فواتير مستحقة الدفع + Priority + Holds/Disputes + Approvals.
• 08-AP-Dispute-Hold-Log.xlsx: سجل الفواتير المتنازع عليها/المعلّقة + سبب + Owner + تاريخ متابعة.
• 09-Vendor-Statement-Recon.xlsx: مطابقة كشف المورد (Statement vs Ledger) + action plan.
• 10-DPO-KPI-Tracker.xlsx: DPO حساب + Trend + تفسير تغيّر شهري.
• 11-GL-Tieout-Reconciliation.xlsx: Tie‑out بين إجمالي aging وحسابات AP في TB + notes.
• 12-MonthEnd-AP-Closing-Pack.xlsx: Snapshot الإقفال + exceptions + sign‑off + evidence index.
• 13-Runbook.pdf: تشغيل عملي أسبوعي/شهري (Import → validate → aging → due schedule → pay list → tie‑out).
• 14-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/AP/Aging/Payments/Recons) + Naming convention.
• 15-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: إدارة المدفوعات للموردين تصبح قائمة منظمة: فواتير مستحقة الدفع حسب due date، مع أولوية واضحة، وعناصر Hold/Dispute لها Owner وخطة إغلاق بدل الملاحقة العشوائية.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لديك مسار تدقيقي جاهز: Open invoice → due date/terms → partial payment/CN → رصيد مفتوح → aging bucket → GL tie‑out → Month‑End pack + sign‑off، مما يقلل استفسارات المراجعة حول AP completeness والـcut‑off.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل النموذج مناسب لأي نظام ERP؟

نعم. الشرط الأساسي أن تستطيع استخراج Open items/AP subledger والتسويات/الدفعات. النموذج يعمل فوق أي نظام عبر Exports.

هل يدعم شركات متعددة الفروع أو أكثر من عملة؟

نعم إذا كانت بيانات التصدير تحتوي (Company/Branch/Site/Currency). النموذج يتيح تجميعات منفصلة ثم إجمالي موحد مع تفسير فروقات العملة.

هل يغطي GR/IR والاستحقاقات (Accruals)؟

يركز على AP open items. إذا كانت لديك GR/IR (استلام بلا فاتورة) يمكن ربط مخرجاته كملف مساند من حزمة P2P/GRIR لإظهار الالتزامات غير المفوترة بجانب الـAP.

كيف يتعامل مع الدفعات الجزئية وCredit Notes؟

يوجد Modules للpartial payments وCN/unapplied credits حتى لا يظهر aging “مضخم” بسبب عناصر غير مطبقة أو تسويات غير مرتبطة.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

Invoice number + Vendor + Posting date + Due date/Terms + Open amount + Currency. وجود payment/clearing وCN يحسن دقة الرصيد المفتوح.

هل يحسب DPO بشكل “مقبول رقابيًا”؟

يحسِب DPO حساب بناءً على بيانات AP وCOGS/Spend التي توفرها داخل النموذج، ويُخرج Trend وتفسير. طريقة الحساب النهائية (COGS vs purchases) تُضبط حسب سياسة شركتك.

هل يصلح للتشغيل الأسبوعي أم للإقفال فقط؟

للأثنين: أسبوعيًا لإدارة الاستحقاقات وقائمة الدفع، وشهريًا لإخراج snapshot + tie‑out + pack للتسليم ضمن Month‑End.

هل يوجد قالب لمطابقة Vendor statements؟

نعم يوجد Vendor statement reconciliation sheet يوضح فروقات statement مقابل ledger مع أسباب وإجراءات (Missing invoice/Unapplied credit/Pending payment).

هل النموذج بديل عن نظام Treasury أو Payment run داخل ERP؟

لا. هو يدعم إعداد “قائمة دفع” وملف رقابي، أما التنفيذ البنكي/Workflow داخل ERP فيظل ضمن نظامك أو أدوات الخزينة.

جاهز تخرج قائمة دفع مبنية على الاستحقاق وتسلّم Tie‑out AP في Month‑End؟

المخرجات: تقرير أعمار الموردين + جدولة الاستحقاقات + فواتير مستحقة الدفع + DPO tracker + GL tie‑out + Month‑End pack.