Value Proposition: إدارة شؤون الموظفين تتحول إلى “عنق زجاجة” محاسبي عند Month-End عندما تكون تغييرات الموظفين (تعيين/ترقية/بدل/إيقاف/إنهاء) غير موثقة أو بلا موافقات؛ النتيجة تكون فروقات في الرواتب، استقطاعات غير مبررة، وصعوبة في ربط Payroll JE بمصدر التغييرات. هذا النموذج يبني دورة تشغيل كاملة: قبل إدخال الموظف → أثناء إدارة التغييرات والملفات → بعد الإقفال بتسليم أدلة (Closing Pack) قابلة للمراجعة.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Employee Master Register موحد: بيانات الموظف + مركز تكلفة/فرع + حالة (Active/On hold/Exited) + مرجع الملف.
• Onboarding Checklist: جرد إدخال موظف من “عرض/عقد” حتى تسليم ملف مكتمل ومراجع.
• HR File Index: فهرس ملفات الموظفين (What exists / Missing / Owner) بدل البحث اليدوي وقت التدقيق.
• Change Request + Approval: نموذج تغيير (بدل/استقطاع/ترقية/إيقاف) مع أثر مالي وموافقات.
• Payroll Input File: ملف مدخلات للرواتب يوضح “ما الذي تغيّر هذا الشهر” قبل تشغيل Payroll Run.
• Leave & EOS Schedules: جداول استحقاقات إجازات/نهاية خدمة (كمخرجات مالية قابلة للربط بالـJE).
• HR Closing Pack: Pack تسليم شهري (Prepared/Reviewed) يربط Change log ↔ Payroll Register ↔ Payroll JE.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Employee Master + Change Log + Payroll Inputs + HR Closing Pack لتسليم Month-End قابل للمراجعة.

مناسبة لـ

• HR Admin / شؤون الموظفين: لتثبيت ملفات الموظفين وعمليات التعيين/التغيير/الإنهاء بأدلة وموافقات.
• Payroll & Finance: لربط تغييرات شؤون الموظفين بمدخلات الرواتب وPayroll JE بدون “تفاجؤات” آخر الشهر.
• Internal Audit / Compliance: للحصول على Audit trail: Change request → Approval → أثر مالي → Pack قابل للاختبار.

غير مناسبة لـ

• من يبحث عن برنامج ادارة شؤون الموظفين كامل كمنصة سحابية (HRIS) بصلاحيات وبصمة وحضور — هذا المنتج قوالب تشغيل وأدلة.
• من يريد خدمة حكومية/إجرائية تخص إدارة شؤون الاستقدام بمنطقة مكة المكرمة — المنتج ليس موجهًا لإجراءات الجهات الحكومية أو التوظيف الرسمي.

بدون النموذج / مع النموذج (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن شؤون الموظفين ستسبب فروقات رواتب وملاحظات رقابية

• تعيينات/إنهاءات تتم بدون Onboarding/Exit checklist، فتظهر ملفات ناقصة وقت التدقيق.
• تغييرات بدلات/خصومات تتم خلال الشهر بدون سجل تغيير (Change log) ولا موافقة واضحة.
• لا يوجد Employee Master موحد؛ نفس الموظف يظهر بأكثر من كود/اسم في الرواتب/الحسابات.
• مدخلات الرواتب تُرسل متأخرة لأن HR لا يملك “قائمة تغييرات معتمدة” قبل Cut-off.
• في Year-End: لا توجد جداول استحقاقات (Leave/EOS) يمكن ربطها بقيود تسويات أو مخصصات.

إدارة شؤون الموظفين عمليًا: طريقة التطبيق (3 خطوات بدون فجوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع الملفات وتثبيت Master Data

• توحيد Employee Master: رقم موظف واحد + مركز تكلفة/فرع + تاريخ تعيين + حالة وظيفية.
• تجهيز HR File Index: ما هي المستندات المطلوبة لكل موظف (عقد/هوية/حساب بنكي/نماذج داخلية) ومن المالك.
• تثبيت Payroll Cut-off داخلي: آخر موعد لقبول تغييرات الشهر (لربط HR بالتشغيل المالي).

الخطوة 2: التشغيل خلال الشهر (Changes + Approvals + Exceptions)

• أي تغيير (ترقية/بدل/استقطاع/إيقاف) يدخل عبر Change Request مع أثر مالي وموافقة، ثم يُسجل في Change Log.
• تشغيل Onboarding/Offboarding كقوائم جرد: إدخال موظف/إخلاء طرف مع ربط “تسليم عهد/أصول” إن وجدت.
• استخراج Exceptions: موظف بلا IBAN، ملف ناقص، تغيير بدون موافقة، أو تغيير دخل بعد Cut-off.

الخطوة 3: Month-End (Payroll Inputs + Tie-outs + HR Closing Pack)

• إصدار Payroll Input File للشهر: ملخص التغييرات المعتمدة فقط + قوائم الاستثناءات التي تم تأجيلها رسميًا.
• تجهيز جداول Leave/EOS (حسب سياساتك) وربطها بمتطلبات التسويات (Month-End / Year-End).
• تجميع HR Closing Pack: Master + Change log + Approvals + Inputs + Schedules + Sign-off (Prepared/Reviewed).

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Employee Master Register (سجل بيانات الموظفين)
   • الغرض العملي: مصدر واحد للبيانات التي تؤثر على الرواتب والتوزيع المحاسبي (Cost Center/Branch).
   • متى يُستخدم: عند التأسيس ثم تحديث شهري مع أي تعيين/تعديل/إنهاء.
   • الدليل الناتج: Master Register مُعتمد + Change history (Who/When/What).
2. Onboarding Checklist (قائمة إدخال موظف)
   • الغرض العملي: ضمان اكتمال ملف الموظف قبل إدخاله للرواتب (عقد/بيانات/اعتمادات).
   • متى يُستخدم: عند كل تعيين جديد وقبل أول Payroll Run للموظف.
   • الدليل الناتج: Checklist موقعة + File reference + تاريخ تفعيل.
3. HR File Index + Missing Docs Log (فهرس الملفات + نواقص)
   • الغرض العملي: منع “ملف ناقص” وقت التدقيق: ما الموجود؟ ما الناقص؟ من المسؤول؟
   • متى يُستخدم: تحديث أسبوعي + مراجعة شهرية قبل الإقفال.
   • الدليل الناتج: File index + قائمة نواقص بعمر البند (Aging) وOwner.
4. Change Request & Approval Workflow (طلب تغيير + موافقات)
   • الغرض العملي: ضبط التغييرات المؤثرة ماليًا (بدل/استقطاع/ترقية/إيقاف) بموافقة وأثر واضح.
   • متى يُستخدم: طوال الشهر قبل Cut-off.
   • الدليل الناتج: نموذج تغيير + موافقات + رقم مرجعي.
5. HR Change Log (سجل تغييرات شؤون الموظفين)
   • الغرض العملي: قائمة “ما تغيّر هذا الشهر” التي تعتمد عليها الرواتب والمالية للمراجعة والربط.
   • متى يُستخدم: شهريًا قبل تشغيل الرواتب وقبل Month-End.
   • الدليل الناتج: Change log نهائي للشهر + Status (Approved/Deferred).
6. Payroll Input File (مدخلات الرواتب)
   • الغرض العملي: تسليم ملف واحد للرواتب يضم التغييرات المعتمدة فقط (بدلات/استقطاعات/حالات إيقاف).
   • متى يُستخدم: شهريًا عند Payroll Run.
   • الدليل الناتج: Inputs file مرتبط بـChange log + قائمة استثناءات.
7. Leave Accrual Schedule (جدول استحقاق الإجازات)
   • الغرض العملي: إخراج جدول كمي/مالي لدعم تسويات أو مخصصات مرتبطة بالإجازات (وفق سياسة الشركة).
   • متى يُستخدم: Month-End للمراجعة + Year-End للتجميع.
   • الدليل الناتج: Schedule + Assumptions + Tie-out إلى بيانات الموظفين.
8. EOS / End-of-Service Schedule (جدول نهاية الخدمة)
   • الغرض العملي: جدول يدعم تسوية مستحقات إنهاء الخدمة وربطها بعمليات الإنهاء/إخلاء الطرف.
   • متى يُستخدم: عند إنهاء موظف + مراجعة سنوية.
   • الدليل الناتج: EOS schedule + مرفقات إنهاء + Approval trail.
9. Offboarding & Clearance Checklist (إخلاء طرف/إنهاء)
   • الغرض العملي: توثيق الإنهاء: تسليم عهد/أصول، إقفال صلاحيات، تسوية مستحقات/استقطاعات.
   • متى يُستخدم: عند خروج موظف وقبل آخر راتب/تسوية.
   • الدليل الناتج: Clearance checklist + ربط بPayroll input وEOS.
10. RACI + Job Tasks (وظيفة شؤون الموظفين / مدير شؤون الموظفين)
    • الغرض العملي: تحديد من يوافق على ماذا ومن يسلم ماذا للمالية/الرواتب (بدون تضارب مسؤوليات).
    • متى يُستخدم: عند تشغيل النموذج أول مرة وعند تسليم/استلام مهام.
    • الدليل الناتج: RACI يثبت مسؤوليات وظيفة شؤون الموظفين ومسار اعتماد مدير شؤون الموظفين.
11. HR Closing Pack Index + Sign-off (فهرس تسليم الإقفال)
    • الغرض العملي: تحويل التشغيل إلى تسليم شهري: ما الذي يُسلم؟ من راجع؟ أين الدليل؟
    • متى يُستخدم: Month-End وYear-End.
    • الدليل الناتج: Pack Index + Prepared/Reviewed + Version.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Pack Index: فهرس تسليم الشهر (Owners + Version + Sign-off).
• 02-Employee Master: سجل الموظفين + سجل تغييرات البيانات.
• 03-Onboarding: Checklists + ملفات/مرفقات الموظفين (حسب الفهرس).
• 04-HR File Index: فهرس ملفات + Missing docs list + Owners.
• 05-Change Requests: طلبات تغيير + موافقات + أثر مالي.
• 06-Change Log: ملخص التغييرات المعتمدة للشهر + المؤجل مع سبب.
• 07-Payroll Inputs: ملف مدخلات الرواتب + قائمة استثناءات قبل التشغيل.
• 08-Leave/EOS Schedules: جداول استحقاقات (إن كانت مطبقة) + Assumptions + Tie-out.
• 09-Offboarding: Clearance checklists + مستندات إنهاء + ربط بالتسويات.
• 10-RACI & Runbook: توزيع مسؤوليات + خطوات تشغيل مختصرة (Runbook).
• 11-Exports/PDF: نسخة PDF من ملخصات الشهر (للإرسال/الأرشفة) عند الحاجة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: مدخلات الرواتب تصبح قائمة تغييرات معتمدة قبل Cut-off، وليس “تجميع متأخر”، مع Exceptions واضحة لما لم يعتمد.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: Traceability: تغيير موظف → طلب تغيير → موافقة → إدخال رواتب → ملف تسليم (Pack Index) يمكن اختباره بعينة.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل هذا “برنامج ادارة شؤون الموظفين كامل”؟

لا. هذا ليس HRIS Software. هو نموذج تشغيل (Templates + Registers + Approval workflow) لإدارة ملفات الموظفين والتغييرات وربطها بالرواتب والتسليم الرقابي.

هل يُعتبر “برنامج شئون الموظفين excel”؟

نعم من ناحية التطبيق: أغلب التشغيل داخل Excel/Sheets، مع نماذج DOCX/PDF للموافقات والتسليم. الهدف أن يكون الملف قابل للمراجعة بدون تعقيد نظام.

هل يناسب أي ERP أو نظام رواتب؟

نعم. لأن الفكرة Vendor‑agnostic: تستخدم Exports من نظامك وتصدر Payroll Inputs وClosing Pack وTie-outs، بدون تكامل تقني.

هل يغطي “نماذج شؤون الموظفين” كلها؟

يغطي النماذج التشغيلية الأساسية: Onboarding/Changes/Offboarding/File index/Approvals. إذا لديك نماذج داخلية إضافية يمكن ربطها داخل File index كمتطلبات.

شؤون الموظفين بالانجليزي ماذا تُسمى؟

غالبًا تُسمى Personnel Affairs أو HR Administration. داخل القوالب ستجد مسميات ثنائية عند الحاجة لتسهيل التواصل مع الأنظمة/المدققين.

هل يحدد وظيفة شؤون الموظفين أو مهام مدير شؤون الموظفين؟

نعم كجزء RACI: يحدد من يرفع طلب التغيير، من يراجع، ومن يعتمد (خصوصًا مدير شؤون الموظفين) وما الذي يُسلم للرواتب/المالية.

هل المنتج مخصص لـ إدارة شؤون الاستقدام بمنطقة مكة المكرمة؟

لا. هذه عبارة بحث عامة وليست نطاق المنتج. المنتج موجه لتشغيل شؤون الموظفين داخل الشركات وربطها بالرواتب والأدلة.

هل يناسب شركات متعددة الفروع أو مراكز تكلفة؟

نعم. يحتوي على أعمدة Branch/Cost Center وتستطيع إخراج Inputs وتقارير لكل فرع ثم تجميعها للتسليم.

جاهز تربط تغييرات الموظفين بالرواتب وتسليم Month-End بدون فجوات؟

المخرجات: Employee Master + Change Log + Payroll Input File + Leave/EOS Schedules + HR Closing Pack Index مع Prepared/Reviewed.