Value Proposition: قائمة فحص الأرصدة الافتتاحية ERP التي تنظم رحلة الـGo‑Live من “سحب أرصدة ونرفعها” إلى تسليم مُوثّق: Templates للأرصدة (TB + Sub-ledgers) + مطابقة (Reconciliations) + JE Log للتسويات + Runbook للـCutover + Checklist لربط الأنظمة (Payroll/POS/E‑commerce/Bank) — بحيث تخرج بنسخة Opening TB معتمدة قابلة للتتبع.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Checklist تأسيس Opening Balances: نطاق الأرصدة + Cut-off + مصادر البيانات + Owners.
• Templates جاهزة: Opening TB + AR/AP + Bank + (FA/Inventory إن وجدت) مع Control Totals.
• Reconciliations: Tie-out من المصدر → ملف الرفع → ما بعد الرفع داخل ERP.
• JE Log: تسويات الافتتاح (Reclass/Adjustments) مع سبب وداعم واعتماد.
• Interfaces Setup Checklist: Mapping وربط (POS/E‑com/Payroll/Bank) + نقاط تحقق قبل التشغيل.
• Cutover Runbook: Freeze → Extract → Load → Validate → Sign‑off.
• Go‑Live Validation Pack: اختبارات أول أسبوع/أول شهر للتأكد أن الحركات تُسجّل على Opening صحيح.

CTA مرتبط بالمخرجات: ستستلم Opening TB Pack + Reconciliations + Cutover Runbook كحزمة تسليم واحدة بدل رفع أرصدة “بدون أدلة”.

مناسبة لـ

• رئيس حسابات / GL Lead يريد Opening TB وSub-ledgers مطابقة للمصدر قبل الاعتماد.
• Financial Controller يحتاج Sign-off ومسار Evidence عند أي مراجعة بعد Go‑Live.
• ERP Implementation Lead يريد Checklist واضح لربط الأنظمة وتقليل أخطاء التحويل.

غير مناسبة لـ

• من يريد “ترحيل منفّذ بالكامل داخل ERP” بدون توفير تقارير مصدر أو المشاركة في المطابقات.
• شركة لا تستطيع تحديد تاريخ Cut-off أو لا تملك TB/AR/AP منظمة من النظام القديم (ستتعطل مرحلة tie-out).

بدون القائمة / مع القائمة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض ترفع مخاطر الـGo‑Live

• Opening balances لا تتطابق بين TB والـSub-ledgers (AR/AP/Bank) ولا يوجد تفسير فروق.
• تاريخ Cut-off غير واضح: ما الذي يُرحّل كOpening؟ وما الذي يُسجل كحركة بعد Go‑Live؟
• Master Data غير منظم (Customers/Vendors/Items) فتفشل Templates أو تظهر تكرارات بعد التحميل.
• قيود التسوية تُعمل “على السريع” بدون JE Log وداعم، فتتعطل المراجعة لاحقًا.
• الأنظمة المتصلة (Payroll/POS/E‑com) ليس لها Mapping أو اختبار قبل التشغيل.

الأرصدة الافتتاحية ERP: طريقة التطبيق (3 خطوات بدون فجوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع مصادر الأرصدة وربط الأنظمة

• تحديد نطاق Opening: GL + AR/AP + Bank + (FA/Inventory إن وجدت) + أي أرصدة أخرى (Accruals/Prepaids).
• تثبيت Cut-off date وFreeze rules للنظام القديم.
• تحديد مصادر البيانات (Reports/Exports) وتسمية كل مصدر داخل Support Index.
• حصر الأنظمة المتكاملة: POS / E‑commerce / Payroll / Bank feeds… وتحديد “ما الذي يُرسل؟” و”إلى أين؟”.

الخطوة 2: Templates + Reconciliations + JE Log

• تعبئة Templates للأرصدة (Opening TB + Sub-ledgers) مع Control totals.
• تنفيذ Reconciliations: مصدر → Template → ملف الرفع، وتسجيل الفروق في Issue/Exception Log.
• تسجيل أي تسويات/إعادة تصنيف في JE Log مع السبب والداعم والموافقة.

الخطوة 3: Cutover Runbook + Post‑Load Validations + Sign-off

• تشغيل Runbook: Final extract → Load → Post-load checks داخل ERP (Trial/Final).
• إصدار “نسخة Opening معتمدة” (Opening TB + Sub-ledgers) وربطها بـSupport Index.
• تشغيل Go‑Live validation: اختبارات أول أسبوع/أول شهر (Posting + interfaces + first reconciliations).

مكونات القائمة (جرد واضح)

1. Opening Scope & Cut-off Checklist
   • الغرض العملي: تحديد ما الذي سيدخل كOpening وما الذي يبقى كحركة بعد Go‑Live، مع Owners ومصادر واضحة.
   • متى يُستخدم: بداية المشروع وقبل أول Trial migration.
   • الدليل الناتج: Scope memo + Cut-off rules + قائمة مصادر (Report list).
2. COA / Dimensions Mapping Sheet
   • الغرض العملي: ربط COA القديم بالجديد وربط الأبعاد (Cost Center/Branch/Project…) لتجنب فروق التصنيف عند الرفع.
   • متى يُستخدم: قبل إعداد Opening TB وقبل أي تحميل.
   • الدليل الناتج: Mapping معتمد + Coding rules + قائمة حسابات حساسة.
3. Opening TB Template + Control Totals
   • الغرض العملي: تجهيز Opening Trial Balance بصيغة قابلة للرفع مع إثبات التوازن وربط كل رقم بالمصدر.
   • متى يُستخدم: Trial ثم Final خلال Cutover.
   • الدليل الناتج: Opening TB file + tie-out to source TB + نسخة معتمدة.
4. AR Opening Pack (Customers + Aging + Control)
   • الغرض العملي: ترحيل أرصدة العملاء مع تفاصيلها وربطها بحساب AR في GL لمنع اختلاف Sub-ledger.
   • متى يُستخدم: Trial/Final قبل Go‑Live.
   • الدليل الناتج: AR aging template + control total = AR GL balance + exception list.
5. AP Opening Pack (Vendors + Aging + Control)
   • الغرض العملي: ترحيل أرصدة الموردين وربطها بحساب AP في GL، مع فصل البنود المتنازع عليها إن وجدت.
   • متى يُستخدم: Trial/Final قبل Go‑Live.
   • الدليل الناتج: AP aging template + control total = AP GL balance + open items.
6. Bank Opening & Cash Controls
   • الغرض العملي: تثبيت أرصدة البنوك/الصندوق وربطها بكشوف البنك ونقطة Cut-off، لتبدأ أول Bank Reconciliation من رقم صحيح.
   • متى يُستخدم: قبل Go‑Live مباشرة (مع آخر كشف بنك متاح).
   • الدليل الناتج: Bank opening schedule + statement references + outstanding items list (إن وجد).
7. Fixed Assets / Inventory Opening Packs (اختياري)
   • الغرض العملي: ترحيل FA register أو أرصدة المخزون/التقييم وربطها بحسابات GL لتجنب فروق بعد التشغيل.
   • متى يُستخدم: إذا كان الـERP المستهدف يدير FA/Inventory على مستوى sub-ledger.
   • الدليل الناتج: FA/Inventory templates + tie-outs + reconciliation to GL.
8. Interfaces & System Link Checklist (POS/Payroll/E‑com)
   • الغرض العملي: تحديد تدفقات البيانات (What/From/To/Frequency) وقواعد Mapping والتحقق قبل التشغيل.
   • متى يُستخدم: قبل Go‑Live + أثناء أول أسبوع تشغيل (تأكيد النتائج).
   • الدليل الناتج: Interface mapping sheet + test cases + sign-off على نجاح الربط.
9. Reconciliation Pack + Exception Log
   • الغرض العملي: مطابقة Opening TB/Sub-ledgers قبل وبعد الرفع وتسجيل الفروق وخطة إغلاقها.
   • متى يُستخدم: بعد كل Trial وبعد Final load.
   • الدليل الناتج: Reconciliation schedules + exception log (Open/Closed) + مراجع المصادر.
10. Cutover Runbook + Sign-off
    • الغرض العملي: تشغيل يوم/أيام الـCutover كخطة تنفيذ: Freeze → Extract → Load → Validate → Approve.
    • متى يُستخدم: أسبوع الـGo‑Live وحتى اعتماد النسخة النهائية.
    • الدليل الناتج: Runbook checklist مكتمل + سجل موافقات (Sign-off) + نسخة Opening معتمدة.

الناتج النهائي الذي ستسلمه داخليًا: Opening TB + Sub-ledgers + Reconciliations + Runbook + Sign-off.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Inputs: TB/GL exports من النظام القديم + AR/AP aging + bank statements + master data exports + جدول Cut-off.
• 02-Mapping: COA mapping + Dimensions mapping + coding rules + قائمة حسابات حساسة.
• 03-Opening TB: Opening TB template + Control totals + Tie-out إلى مصدر TB + نسخة معتمدة.
• 04-AR Pack: AR aging template + customer list + control totals + ربط بحساب AR في GL.
• 05-AP Pack: AP aging template + vendor list + control totals + ربط بحساب AP في GL.
• 06-Bank Pack: bank opening schedule + statement references + قائمة outstanding items (إن وجدت) + نقطة Cut-off.
• 07-FA/Inventory: (اختياري) FA register/Inventory valuation + tie-outs + ربط GL.
• 08-Interfaces: interface mapping sheet + test cases + نتائج الاختبار + sign-off.
• 09-Reconciliations: قبل/بعد الرفع + exception log + تفسير الفروق + قرار المعالجة (Fix/Reload/JE).
• 10-JE Log: Opening adjustments/reclassifications مع السبب والداعم والاعتماد + أثر على TB.
• 11-Runbook: cutover runbook + checklists + timestamps/owners + نقاط تحقق.
• 12-Sign-off: صفحة اعتماد النسخة النهائية (الفترة/الكيانات/من اعتمد/تاريخ الاعتماد) + Support Index يربط كل ملف بمصدره.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: Go‑Live يبدأ بأرقام “مرجعية واحدة” (Opening TB + Sub-ledgers) فتكون أول Bank reconciliation وأول Month-End مبنية على أساس صحيح.
• نتيجة رقابية/مراجعة: Traceability: كل رصيد Opening يمكن تتبعه إلى مصدره عبر Reconciliations + Support Index + JE Log مع Sign-off.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل القائمة مناسبة لأي ERP؟

نعم، طالما يوجد Import/Uploads أو ETL، ويمكن استخراج TB/AR/AP/Bank من النظام القديم. المنهج يعتمد على التقارير والمطابقات وليس اسم النظام.

هل تصلح للشركات متعددة الكيانات أو الفروع؟

نعم. يتم فصل Templates حسب Entity/Branch/Dimensions ثم تجميع Control totals، مع Sign-off على كل نطاق.

هل تشمل المخزون والأصول الثابتة؟

نعم كحزم اختيارية ضمن نفس المنهج (Templates + tie-outs). نجاح التطبيق يعتمد على توفر Inventory valuation وFixed assets register من المصدر.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

TB/GL extract بتاريخ Cut-off + AR/AP aging + bank statements + vendor/customer master. بدون هذه المصادر لن تكتمل Reconciliations.

هل هي للـGo‑Live فقط أم تساعد بعد التشغيل؟

أساسها Pre‑Go‑Live، لكنها تتضمن Go‑Live validation لاختبار أول أسبوع/أول شهر (Posting + interfaces + first reconciliations) لتأكيد أن التشغيل بدأ على Opening صحيح.

هل تتضمن Cutover Runbook؟

نعم. Runbook يحدد التسلسل (Freeze/Extract/Load/Validate/Approve) ونقاط تحقق ومسؤولية كل خطوة.

هل تغني عن شريك تنفيذ ERP؟

لا. هي تُنظم عمل الفريق وتقدّم Workpapers للتسليم. التنفيذ داخل النظام (Imports/ETL/configuration) عادة يقوم به فريق التنفيذ/الـERP admin.

هل تدعم ربط الأنظمة مثل Payroll أو POS أو E‑commerce؟

نعم كـChecklist وMapping وTest cases. تحتاج من فريق التقنية/المنفذ ملفات التكامل أو مخطط البيانات (Data flow) لتوثيق الربط واختباره.

جاهز تعتمد Opening TB بدون فروق بعد التشغيل؟

المخرجات: Opening TB Pack + Reconciliations + JE Log + Cutover Runbook داخل تسليم مفهرس مع Support Index وSign-off.