Value Proposition: حزمة جاهزية تضبط “ما يُرسل” قبل أن يصبح مشكلة امتثال: Invoice Data Baseline → Data Validation + Issue Log → Compliance Log + Sign-off → E-Invoicing Readiness Pack بدل اكتشاف أخطاء الفواتير بعد إصدارها أو عند طلب أدلة.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• SOP إجراءات لتدفق الفوترة: إنشاء → مراجعة → إصدار → أرشفة → معالجة مرتجعات/إشعارات.
• Data Dictionary لحقول الفاتورة الإلكترونية (من أين يأتي كل حقل داخل ERP؟ ومن يملكه؟).
• Checklist فحص البيانات قبل الإصدار (Required fields + تنسيقات + Tax codes + أرقام التعريف).
• QR & Invoice Errors Log لتسجيل أخطاء QR/الحقول/الضريبة + السبب + الإجراء + مالك الإغلاق.
• Compliance Log (سجل امتثال) يثبت الفحوص الدورية + النسخ المرجعية + الاعتمادات.
• Sample Testing Tracker لتجميع عينات فواتير (مبيعات/مرتجع/إشعار) مع نتيجة الفحص والمرفقات.
• Readiness Pack Index لفهرسة التسليم (للإدارة/المراجع/الالتزام الداخلي).

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Data Validation Report + Issue Tracker + Compliance Log كحزمة جاهزية موثقة يمكن أرشفتها وتسليمها عند الحاجة.

مناسبة لـ

• Tax/VAT Accountant يريد ضبط Data checks قبل أن تتحول الفواتير إلى فروقات VAT أو ملاحظات امتثال.
• Financial Controller يحتاج سجل امتثال (Compliance Log) + Sign-off + ملف تسليم واضح.
• ERP/Finance Ops مسؤول عن حقول الفاتورة (Master Data/Tax codes) ويحتاج Issue tracker لإغلاق العيوب.

غير مناسبة لـ

• من يبحث عن تكامل تقني أو تطوير API/SDK أو إعدادات مزود الفوترة كخدمة (هذا ليس مشروع تنفيذ تقني).
• من لا يستطيع استخراج بيانات الفواتير/الحقول من النظام أو لا يملك صلاحيات Master Data (لن تكتمل الفحوص والأدلة).

بدون الحزمة / مع الحزمة (مقارنة سريعة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض تظهر في الفوترة الإلكترونية

• تكرار أخطاء في حقول الفاتورة (العنوان/الرقم الضريبي/الفرع/تاريخ الإصدار) لأن مصدر البيانات غير واضح.
• Tax codes أو نسب الضريبة غير منضبطة فينتج اختلاف بين VAT على الفاتورة وبين القيود/دفتر VAT.
• QR يُولد لكن محتواه/تنسيقه يختلف بين الفروع أو بين مزود وآخر ولا يوجد سجل فحص.
• مرجع الفاتورة/التسلسل (Sequence) يتكرر أو لا يتم ضبطه عند الإلغاء/المرتجعات.
• عند طلب أدلة: لا يوجد ملف واحد يوضح إجراءات الإصدار والفحوص والنسخة المرجعية والاعتمادات.

جاهزية الفوترة الإلكترونية: طريقة التطبيق (3 خطوات بدون فجوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع البيانات

• استخراج عينة فواتير تمثل الحالات الأساسية: Sales Invoice + Credit Note + Debit Note (حسب الموجود) + حالات متعددة الفروع إن وجدت.
• تجميع Master Data: بيانات المنشأة/الفروع، أرقام التعريف، عناوين، إعدادات Tax codes.
• تحديد “مصدر كل حقل” داخل النظام: من شاشة/جدول/إعداد (Data dictionary baseline).

الخطوة 2: فحص البيانات + تسجيل العيوب + متابعة الإغلاق

• تشغيل Data Validation Checklist على العينة: الحقول الإلزامية + التنسيقات + التناسق بين الحقول (مثال: Tax category ↔ rate ↔ tax amount).
• تسجيل النتائج في QR & Invoice Errors Log: نوع العيب، أين يظهر، ما تأثيره، من يغلقه، وما الإجراء (تصحيح Master Data/Tax code/Process).
• تحديث Sample testing tracker بحالة كل عينة بعد التعديل (قبل/بعد) لتثبيت أثر الإغلاق.

الخطوة 3: سجل امتثال + اعتماد + Readiness Pack

• تثبيت Compliance Log: متى تم الفحص؟ ما النسخة المرجعية؟ ما الذي تم تغييره؟ ما البنود المفتوحة إن وجدت؟
• توقيع Sign-off على النسخة المرجعية (Version/Date/Reviewer/Approver) قبل اعتبار الجاهزية “معتمدة داخليًا”.
• تجميع Readiness Pack (SOP + Data dictionary + Checklists + Logs + Samples) وفق فهرس تسليم واحد.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. SOP إجراءات الفوترة الإلكترونية (Process SOP)
   • الغرض العملي: تعريف تدفق الإصدار والتعديل والمرتجعات ومن يراجع ماذا ومتى.
   • متى يُستخدم: عند التأسيس + عند تدريب الفريق + عند تغيير ERP/مزود.
   • الدليل الناتج: وثيقة إجراءات مع نقاط تحكم (Control points) قابلة للمراجعة.
2. Invoice Data Dictionary (مصدر الحقول)
   • الغرض العملي: تحديد “من أين يأتي كل حقل” (Master Data/ERP field) + مالك الحقل + قواعد تنسيق.
   • متى يُستخدم: تأسيسًا + تحديث عند إضافة فرع/تغيير بيانات/تغيير Tax codes.
   • الدليل الناتج: قاموس بيانات يسهّل تتبع سبب أي خطأ في الفاتورة.
3. Data Validation Checklist (قائمة فحص البيانات)
   • الغرض العملي: فحوص قابلة للتكرار: Required fields + تنسيقات + منطق الضريبة + اتساق القيم.
   • متى يُستخدم: دوريًا (شهر/ربع) + قبل أي Go-live/تغيير كبير.
   • الدليل الناتج: Checklist مكتمل يثبت أن الفحوص تمت على عينة/دفعة محددة.
4. QR & Invoice Errors Log (سجل أخطاء)
   • الغرض العملي: تسجيل أخطاء QR/الحقول/الضريبة مع السبب المحتمل والإجراء والمالك وتاريخ الإغلاق.
   • متى يُستخدم: أثناء المعالجة وبعد أي اكتشاف خطأ من النظام/الفريق.
   • الدليل الناتج: Log يوضح أن الأخطاء لا تُغلق “شفهيًا” بل بإجراء موثق.
5. Sample Testing Tracker (متابعة العينات)
   • الغرض العملي: إدارة عينات فواتير تمثل السيناريوهات الرئيسية (بيع/مرتجع/خصم/فروع) وربطها بملفات PDF/صور.
   • متى يُستخدم: في مرحلة الجاهزية + كفحص دوري للتأكد أن التغييرات لم تكسر الحقول.
   • الدليل الناتج: سجل عينات مع نتيجة الفحص قبل/بعد ومكان حفظ المستند.
6. Compliance Log + Sign-off (سجل امتثال واعتماد)
   • الغرض العملي: توثيق أن فحوص الجاهزية تمت على نسخة مرجعية محددة ومن راجع واعتمد.
   • متى يُستخدم: عند إقفال الجاهزية أو بعد أي تغيير جوهري في البيانات/النظام.
   • الدليل الناتج: سجل امتثال + صفحة اعتماد تمنع اختلاف “نسخة العمل” داخل الفريق.
7. Readiness Pack Index (فهرس التسليم)
   • الغرض العملي: تجميع كل المستندات في هيكل واحد: SOP + Data dictionary + Checklists + Logs + Samples.
   • متى يُستخدم: عند التسليم للإدارة أو عند طلب أدلة التزام/مراجعة داخلية.
   • الدليل الناتج: Pack index يحدد الأقسام والمحتويات ومكانها.

CTA مرتبط بالمخرجات: Checklist + Errors Log + Compliance Log + Pack Index لتثبيت جاهزية الفوترة الإلكترونية كملف تسليم.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01 – SOP: وثيقة إجراءات الفوترة (إصدار/تعديل/مرتجعات) + نقاط التحكم + الأدوار والمسؤوليات.
• 02 – Data Dictionary: قاموس الحقول: مصدر كل حقل داخل النظام + قواعد تنسيق + مالك الحقل (Owner).
• 03 – Validation Checklists: قوائم فحص مكتملة بتاريخ/نسخة/عينة محددة (قبل/بعد إذا تم تعديل).
• 04 – Errors & Issues: سجل أخطاء QR/الحقول + حالة الإغلاق + مرفقات/لقطات عند الحاجة.
• 05 – Samples: مجلد عينات (PDF/صور) للفواتير/الإشعارات مرتب بالأرقام + ربطه بجدول العينات.
• 06 – Compliance Log: سجل امتثال للفحوص الدورية + ما الذي تغير + البنود المفتوحة إن وجدت.
• 07 – Sign-off: صفحة اعتماد (Version/Date/Reviewer/Approver) للنسخة المرجعية من ملف الجاهزية.
• 08 – Pack Index: فهرس التسليم الذي يربط كل قسم بالملف/المجلد/الرابط (إن كان التخزين على Drive).

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي تغيير في Master Data أو Tax codes أو إعدادات الفاتورة يمر عبر فحوص واضحة (Checklist + Samples) قبل اعتماده، بدل اكتشاف أثره بعد إصدار فواتير فعلية.
• نتيجة رقابية/تدقيقية (Evidence & Traceability): لديك ملف جاهزية موثق: Data dictionary + فحوص + سجل أخطاء وإغلاق + سجل امتثال واعتماد نسخة، يمكن تسليمه أو الرجوع له عند أي طلب أدلة.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الحزمة تعمل مع أي ERP أو مزود فوترة إلكترونية؟

نعم طالما يمكنك استخراج بيانات الفاتورة وحقولها (Export/Report/CSV) وتحديث Master Data/Tax codes. الحزمة لا تعتمد على نظام محدد.

هل هذه الحزمة “تنفيذ تقني” أو ربط API مع ZATCA؟

لا. هي حزمة إجراءات + فحص بيانات + توثيق امتثال. الربط التقني يتم عبر مزودك/فريق التقنية، وتستخدم الحزمة لضبط البيانات وتوثيق الضوابط.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

عينة فواتير (بيع/مرتجع/إشعار إن وجد) + Master Data (المنشأة/الفروع/العملاء) + Tax codes/نِسَب + تقرير يوضح الحقول المرسلة.

هل تغطي أخطاء QR تحديدًا؟

تغطيها من زاوية الفحص والتتبع: Checklist لعناصر QR/الحقول الأساسية + Errors log لتوثيق السبب والإجراء. لا تعِد بأن أي ملف سيتم قبوله دون تعديل لأن ذلك يعتمد على التنفيذ وجودة البيانات.

هل تصلح للشركات متعددة الفروع؟

نعم. يوجد جزء خاص ببيانات الفروع داخل Data dictionary + عينات متعددة الفروع + سجل أخطاء يوضح هل المشكلة مرتبطة بفرع معين أو إعداد عام.

هل تشمل سجل امتثال يمكن تقديمه للمراجعة الداخلية؟

نعم. Compliance log + sign-off يثبت “متى تم الفحص، وعلى أي نسخة، ومن اعتمد، وما البنود المفتوحة”.

هل تستخدم مرة واحدة أم بشكل مستمر؟

تبدأ كتأسيس (Baseline) ثم تتحول إلى فحوص دورية: أي تغيير في البيانات/Tax codes/الـERP يُسجل ويُختبر بعينات ثم يُعتمد.

هل يمكن ربطها مع مصالحة VAT؟

نعم عمليًا: ضبط Tax codes وحقول الفاتورة يقلل فروقات VAT لاحقًا. ويمكن أرشفة Readiness pack ضمن ملفات الامتثال جنبًا إلى جنب مع VAT reconciliation/ VAT audit pack.

جاهز تثبت جاهزية الفوترة الإلكترونية كملف تسليم؟

ستستلم: SOP + Data Dictionary + Validation Checklists + Errors Log + Compliance Log + Samples Tracker + Pack Index لتجهيز ZATCA e-invoicing readiness كحزمة موثقة قابلة للتحديث والأرشفة.