Value Proposition: حزمة سياسات وإجراءات المحاسبة تُستخدم عندما تكون المشكلة ليست “غياب المعرفة” بل “غياب مرجع مُعتمد”: كل دورة تعمل بطريقتها، نفس العملية تتكرر بشكل مختلف بين الفروع/الأفراد، وعند الإقفال أو التدقيق يصبح السؤال: أين السياسة؟ ما الإجراء؟ ما الدليل؟ هذه الحزمة تعطيك دليل إجراءات التشغيل المالي مُقسم حسب الدورات (O2C/P2P/Inventory/Treasury/Payroll) مع نماذج وسجلات أدلة (Evidence) وصفحات اعتماد (Sign‑off) وتاريخ نسخ (Version).

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Policy + SOP لكل دورة: “القاعدة” + “الخطوات” + نقاط التحكم (Control points) المطلوبة.
• نماذج جاهزة: طلبات/موافقات/استثناءات/تعديلات (Forms) بدل موافقات عبر رسائل غير قابلة للأرشفة.
• سجلات (Registers/Logs): سجل استثناءات، سجل تعديلات، سجل موافقات رئيسية، مع Responsible/Reviewer/Approver.
• Evidence Checklist لكل دورة: ما الملف/التقرير الذي يثبت أن الخطوة تمت (لـMonth-End والتدقيق).
• صفحات اعتماد: Sign-off + Version + Distribution list لمنع “نسخ متعددة” من نفس السياسة.
• ربط واضح بمخرجات الإقفال: كيف تتحول الدورة إلى TB نظيف (مثال: Bank recs / GRNI / Revenue cut-off).
• هيكل مجلدات تسليم: أين تُحفظ أدلة O2C/P2P/Inventory/Treasury/Payroll بشكل قابل للرجوع.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Policy + SOP + Forms + Logs + Evidence Checklist لكل دورة كحزمة تشغيل قابلة للتسليم والتدقيق.

مناسبة لـ

• Financial Controller / Chief Accountant: يريد مرجع تشغيل معتمد يقلل الأسئلة المتكررة في Month-End.
• Finance Ops / ERP Finance Lead: يريد توحيد التشغيل بين الفروع/الفرق وربط الإجراءات بتقارير ERP.
• Internal Audit / Compliance (كمرجع تشغيل): يحتاج سياسات وسجلات أدلة لاختبار الالتزام.

غير مناسبة لـ

• من يريد “إعادة تصميم عمليات كاملة” (Workshops + To‑Be + إعداد نظام) — هذه حزمة مرجعية تشغيلية قابلة للتطبيق وليست مشروع تحول شامل.
• من يحتاج سياسات متخصصة بقطاع منظم جدًا (بنوك/تأمين) دون تخصيص إضافي وفق متطلبات رقابية محددة.

بدون الحزمة / مع الحزمة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن التشغيل المالي يعتمد على “الأشخاص” لا “النظام”

• إيراد O2C يتأثر كل شهر بسبب اختلاف معالجة Credit notes/Returns أو Cut-off.
• P2P ينتج عنه GRNI/Invoices معلقة لأن الاستلام/الفوترة/الموافقة غير موثقة خطوة بخطوة.
• المخزون لا يخرج برصيد قابل للتفسير (Counts/Adjustments غير موحدة أو لا يوجد سجل فروق).
• الخزينة تعتمد على إجراءات غير ثابتة في Payment run وBank reconciliations.
• الرواتب بها تعديلات يدوية بدون سجل موافقات ومرفقات (Adjustments/Overtime/Leaves).

سياسات وإجراءات المحاسبة: طريقة التطبيق (3 خطوات بدون فجوات)

الخطوة 1: جمع الوضع الحالي وتحديد المخرجات المطلوبة

• حصر الدورات الخمس: O2C / P2P / Inventory / Treasury / Payroll وتحديد نقاط البداية والنهاية لكل دورة.
• تحديد تقارير ERP التي سيتم الاعتماد عليها كأدلة (Aging/GRNI/Inventory movement/Bank statements/Payroll register).
• تحديد Owners والاعتمادات المطلوبة (Approvals) وربطها بـDOA/SoD إن كانت موجودة.

الخطوة 2: اعتماد السياسات وتفعيل النماذج والسجلات

• تثبيت Policy لكل دورة (Scope + Definitions + Rules + Cut-off + Key controls).
• تشغيل SOP (Work Instructions) بالخطوات + إلزام استخدام Forms (الطلبات/الموافقات/الاستثناءات).
• بدء استخدام Registers/Logs (استثناءات/تعديلات/موافقات) وفتح Change log لأي تعديل.

الخطوة 3: ربط التشغيل بالإقفال والتدقيق (Evidence Pack)

• تطبيق Evidence checklist شهريًا: أي دليل يجب حفظه لكل دورة قبل إقفال الفترة.
• إصدار Pack index للفترة: أين تُحفظ الأدلة؟ من راجعها؟ من اعتمدها؟
• مراجعة دورية (Quarterly/Annual): تحديث سياسة/إجراء عند تغيير نظام/هيكل/منتج/فرع.

ماذا تغطي الحزمة عمليًا؟

سياسات دورة المبيعات O2C

• قواعد الاعتراف بالإيراد وCut-off على مستوى الفواتير/التسليم/الخدمة.
• إدارة Credit limits + customer master changes + معالجة الخصومات والمرتجعات.
• أدلة: Sales register + Credit notes log + AR aging tie-out + revenue cut-off memo (عند الحاجة).

سياسات المشتريات P2P

• تعريف دورة PR → PO → GRN → Invoice → Payment + قواعد 3‑way match.
• إدارة vendor master + الموافقات + التعامل مع GRNI/Invoices pending.
• أدلة: PO approvals + GRNI reconciliation + AP aging tie-out + vendor changes log.

سياسات المخزون

• قواعد الاستلام/الصرف/التحويل/التسعير (حسب ما هو مطبق لديكم) + معالجة الفروقات.
• Cycle counts/Stock takes + توثيق الفروقات + اعتماد التسويات.
• أدلة: Inventory movement report + count sheets + adjustments log + valuation support.

سياسات الخزينة Treasury

• قواعد Payment run: Prepare/Review/Approve/Release + حدود/مستويات.
• Bank reconciliations + إدارة التسهيلات/الضمانات (إن وجدت) + سياسة السيولة اليومية.
• أدلة: bank release evidence + bank rec pack + cash position report + exceptions log.

سياسات الرواتب

• إعداد payroll register + متطلبات البيانات (Attendance/Leaves/Overtime) + موافقات التعديل.
• فصل مهام HR vs Payroll processing vs Payment release + معالجة التسويات الشهرية.
• أدلة: payroll register + adjustments approvals + reconciliation to GL + payment evidence.

مكونات الحزمة (جرد واضح)

1. Policy Documents (5 سياسات رئيسية)
   • الغرض العملي: تثبيت قواعد التشغيل (Scope/Definitions/Rules/Cut-off/Key controls) لكل دورة.
   • متى يُستخدم: كمرجع مُعتمد + عند التدريب + عند أي خلاف حول “ما القاعدة؟”.
   • الدليل الناتج: Policy معتمدة + صفحة مراجعات/تعديلات (Policy change history).
2. SOP / Work Instructions (إجراءات خطوة بخطوة)
   • الغرض العملي: تحويل السياسة إلى خطوات تشغيل: من يعمل ماذا؟ ما التقرير المستخدم؟ ما نقطة التحقق؟
   • متى يُستخدم: يوميًا في O2C/P2P/Inventory/Treasury/Payroll + عند Onboarding.
   • الدليل الناتج: SOP مع خطوات + مخرجات إلزامية لكل خطوة (Evidence pointers).
3. Mandatory Forms (نماذج تشغيل وموافقات)
   • الغرض العملي: توحيد الطلبات والموافقات (Master data changes / discounts / write-offs / payment approvals / payroll adjustments).
   • متى يُستخدم: عند أي قرار يحتاج أثر موافقة بدل رسائل غير قابلة للأرشفة.
   • الدليل الناتج: نماذج موقعة (Prepared/Reviewed/Approved) قابلة للحفظ داخل Pack.
4. Registers & Logs (سجلات قابلة للمراجعة)
   • الغرض العملي: تتبع الاستثناءات والتعديلات والطلبات: ما حدث؟ من اعتمد؟ متى أُغلق؟
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا/شهريًا + كمرجع عند التدقيق أو التحقيق في انحراف.
   • الدليل الناتج: Exception register + Adjustments log + Master data changes log + Status (Open/Closed).
5. Evidence Checklist (Month-End Evidence)
   • الغرض العملي: تحديد الأدلة المطلوبة من كل دورة قبل إقفال الفترة (حتى لا تُطلب متأخرًا).
   • متى يُستخدم: شهريًا قبل Month-End sign-off.
   • الدليل الناتج: Checklist مكتملة + روابط الأدلة/المجلدات + توقيع مراجعة.
6. Pack Index + Version Control + Sign-off
   • الغرض العملي: تثبيت النسخة المعتمدة من السياسات والإجراءات ومنع تعدد النسخ، وتحديد توزيعها.
   • متى يُستخدم: عند اعتماد أول إصدار + عند أي تحديث (Change request).
   • الدليل الناتج: Version register + Change log + Sign-off + Distribution list.

ستستلم دليل إجراءات التشغيل المالي للدورات الخمس مع Forms وLogs وEvidence checklist كحزمة واحدة قابلة للأرشفة.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Pack Index: فهرس الحزمة + نطاق التطبيق (كيان/فروع) + تاريخ الإصدار + Version.
• 02-Policies: 5 ملفات سياسات (O2C/P2P/Inventory/Treasury/Payroll) + Policy change history.
• 03-SOPs: إجراءات تشغيل خطوة بخطوة لكل دورة + نقاط التحكم + التقارير المطلوبة.
• 04-Forms: نماذج موافقات/طلبات/تعديلات (Master data, Discounts, Write-offs, Payment approvals, Payroll adjustments).
• 05-Logs: Exception register + Adjustments log + Master data changes log + سجلات موافقات رئيسية.
• 06-Evidence Checklist: Checklist شهرية لكل دورة + أمثلة أدلة مطلوبة (Report names/exports).
• 07-Archiving Structure: هيكل مجلدات مقترح لحفظ الأدلة لكل دورة (بالشهر/الفترة).
• 08-Sign-off: صفحة اعتماد (Prepared/Reviewed/Approved) + Distribution list + تاريخ مراجعة قادمة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: نفس العملية تُنفّذ بنفس الخطوات وبنفس النماذج والسجلات عبر الفريق/الفروع، وتصبح الاستثناءات “مسجلة” بدل أن تختفي داخل الرسائل.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لكل دورة سياسة معتمدة وإجراء ودليل (Forms/Logs/Evidence checklist) مع Version وSign-off، ما يسهل اختبار الالتزام وربط التشغيل بمخرجات الإقفال.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الحزمة تناسب أي ERP؟

نعم. لأنها تعتمد على توحيد “الإجراء + الأدلة” وليس إعدادات داخل النظام. المطلوب فقط أن تستطيع استخراج التقارير الأساسية لكل دورة.

هل تشمل جميع الدورات الخمس داخل نفس التسليم؟

نعم: O2C وP2P والمخزون والخزينة والرواتب، وكل دورة لها Policy + SOP + Forms + Logs + Evidence checklist.

ما الفرق بين Policy وSOP داخل الحزمة؟

Policy تحدد القواعد (Scope/Rules/Cut-off/Controls). SOP يشرح الخطوات التشغيلية (من يعمل ماذا وبأي تقرير وبأي دليل).

هل تصلح لشركات متعددة الفروع أو الكيانات؟

نعم. يتم وضع نطاق تطبيق (Entity/Branch) داخل Pack index، ويمكن إصدار Version لكل كيان عند اختلاف الإجراءات أو التقارير.

هل تغطي نقاط تحكم تمنع الاحتيال أو أخطاء التشغيل؟

نعم بشكل عملي عبر فصل المراحل (Prepare/Review/Approve/Release) وسجلات الاستثناءات وموافقات Master data، وربط الأدلة بمخرجات الإقفال.

هل يمكن استخدامها كأساس للتدريب والـOnboarding؟

نعم لأن SOPs والـForms تُستخدم كمرجع عمل يومي، وليس وثيقة “قراءة فقط”.

هل الحزمة تُغني عن DOA وSoD؟

لا. لكنها تتكامل معها: DOA يحدد حدود الاعتماد، SoD يمنع تعارض الصلاحيات في ERP، والحزمة توثق “الإجراء والأدلة” لكل دورة.

كيف أضمن أن الحزمة لا تصبح “وثائق مهجورة”؟

بربطها بـEvidence checklist شهريًا وتطبيق Version/Change log: أي تغيير يُوثق ويُعتمد، وأي استثناء يُسجل ويُغلق.

جاهز تثبّت التشغيل المالي كسياسات وإجراءات وأدلة بدل اعتماد على الذاكرة؟

المخرجات: سياسات دورة المبيعات O2C + سياسات المشتريات P2P + سياسات المخزون + سياسات الخزينة Treasury + سياسات الرواتب داخل دليل إجراءات التشغيل المالي مع Forms/Logs/Evidence وSign-off.