Value Proposition: سياسة الرواتب ليست ملف “موارد بشرية” عام؛ هي الوثيقة التي تمنع أن تصبح الرواتب كل شهر مشروع مفاوضات واستثناءات. السيناريو الواقعي: بدلات تُصرف بدون معيار، خصومات تُطبق بدون قواعد، إضافي غير موثق، وCut‑off غير ثابت فينتج Retro وفروقات متكررة بين Payroll وGL. هذه الحزمة تضع Payroll Policy تشغيلية: تعريف واضح لعناصر الراتب، سياسة البدلات والاستقطاعات (متى تُصرف/تُخصم/كيف تُوثق)، قواعد الخصومات والحدود والاعتمادات، Cut-off الرواتب (متى يقفل الشهر وماذا يدخل/لا يدخل)، سياسة الإضافي (اعتماد/حساب/أثر على Payroll)، وسياسة السلف والقروض (طلب/اعتماد/جدولة خصم/تسوية). الهدف: تقليل الاستثناءات لأن القاعدة مكتوبة وقابلة للتطبيق، وإعطاء المحاسب/Payroll مسارًا يمكن تتبعه عند أي استفسار أو مراجعة.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Payroll Policy مكتوبة بصياغة تشغيلية: “ماذا يحدث؟ من يعتمد؟ وما الدليل؟”.
• سياسة البدلات والاستقطاعات: تعريف كل بدل/خصم + شروط الاستحقاق + المستند المطلوب + نقطة الإدخال بالنظام.
• قواعد الخصومات: حدود الخصم، الحالات المسموحة، معالجة الاستقطاعات المتأخرة، وجدولة الخصم.
• Cut-off الرواتب: جدول قفل الرواتب + ما يدخل/لا يدخل + كيفية التعامل مع المتأخرات والـretro.
• سياسة الإضافي: توثيق الساعات، اعتماد المدير، آلية الحساب، وحدود الصرف.
• سياسة السلف والقروض: نموذج طلب + اعتماد + جدول سداد + ربط الخصم بالراتب + تسوية عند الخروج.
• حزمة نماذج وسجلات: Forms + Trackers + Exception log + Sign‑off.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Policy + نماذج اعتماد + Cut‑off calendar + Trackers + Controls checklist.

مناسبة لـ

• Payroll Lead / HR Ops: توحيد القواعد وتقليل الاستثناءات وحفظ الأدلة قبل/بعد الشهر.
• Financial Controller / GL: ضبط عناصر الرواتب وربطها بحسابات GL وتقليل قيود التسويات المتكررة.
• Internal Audit / Compliance: وجود سياسة قابلة للاختبار: قواعد + اعتمادات + أدلة + سجل استثناءات.

غير مناسبة لـ

• إذا المطلوب “سياسة موارد بشرية” عامة لا تتضمن نماذج تشغيل واعتمادات وأدلة — هذه الحزمة تشغيلية وموجهة للرواتب.
• إذا الرواتب Outsourced بالكامل ولا يوجد أي قدرة على تطبيق cut-off أو إدارة الاستثناءات داخليًا — ستحتاج أولًا تحديد نطاق مسؤولياتك.

بدون سياسة / مع سياسة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن الرواتب ستظل مليئة بالاستثناءات

• كل شهر تظهر بدلات/خصومات جديدة لأن القواعد غير مكتوبة أو غير معتمدة.
• الخصومات تتم بدون قواعد الخصومات واضحة (حدود/أولوية/جدولة) فينتج نزاعات.
• Cut-off الرواتب غير ثابت، فتكثر طلبات “أضف هذا الشهر” ويزيد retro.
• الإضافي يُصرف بدون توثيق ساعات واعتماد، أو بطرق حساب مختلفة بين الإدارات.
• السلف والقروض تُدار يدويًا بدون جدول سداد وسجل، فتتراكم أرصدة غير مفسرة.

كيف تُطبّق سياسة الرواتب عمليًا خلال الشهر؟

التطبيق يبدأ قبل الشهر: تثبيت عناصر الرواتب وما يقابلها من مستندات واعتمادات، ثم تثبيت Cut-off الرواتب (تواريخ استقبال التغييرات، آخر موعد، تاريخ الإغلاق، تاريخ الدفع). أثناء الشهر تُدار الطلبات عبر نماذج: بدل/خصم/إضافي/سلفة/قرض، وكل طلب يمر عبر اعتماد محدد ويُحفظ كدليل. قبل Payroll run يتم عمل pre-checklist على المدخلات (completeness) وتطبيق قواعد الخصومات والحدود. بعد التشغيل يتم إصدار ملف أدلة: التغييرات المعتمدة، الاستثناءات، سجلات السلف والقروض، وتوقيع Prepared/Reviewed. بهذه الطريقة تصبح السياسة “تشغيل” وليس Word file على السيرفر.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• قائمة عناصر الرواتب الحالية (Earnings/Deductions/Overtime/Allowances).
• حدود الاعتماد (DOA) للرواتب/السلف/الخصومات (إن وجدت) أو تعريف من يعتمد كل نوع.
• تقويم الرواتب + تواريخ الإغلاق + دورة مراجعة البيانات قبل التشغيل.
• ربط عناصر الرواتب بحسابات GL (High-level mapping) لتقليل misclassifications.

الخطوة 2: تطبيق القواعد (بدلات/خصومات/إضافي/سلف)

• تطبيق سياسة البدلات والاستقطاعات: لكل عنصر (شرط الاستحقاق + مستند + موافقة + تاريخ سريان).
• تطبيق قواعد الخصومات: أولويات الخصم، حدود الخصم، وكيفية التعامل مع متأخرات الخصم.
• تطبيق سياسة الإضافي: ما يُقبل كدليل ساعات، من يعتمد، وكيف يُحسب ويُسجل.
• تطبيق سياسة السلف والقروض: نموذج طلب/اعتماد، جدول سداد، ربط الخصم بالراتب، وإغلاق عند الخروج.
• تسجيل أي استثناء في Exception log مع سبب واعتماد (بدل “استثناء شفهي”).

الخطوة 3: Cut-off + إغلاق الشهر + أرشفة الأدلة

• تثبيت Cut-off الرواتب: ما تم اعتماده قبل الإغلاق يدخل الشهر، وما بعده يتحول للشهر التالي/retro بقاعدة واضحة.
• إخراج حزمة أدلة Payroll: change log + approvals + exception log + advances/loans schedules.
• تجهيز sign‑off (Prepared/Reviewed) وأرشفة الملفات حسب شجرة حفظ ثابتة.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Payroll Policy (DOCX/PDF)
   • الغرض العملي: وثيقة سياسة الرواتب: عناصر/قواعد/اعتمادات/أدلة وتشغيل.
   • متى تُستخدم: عند التأسيس + عند أي تغيير في عناصر الرواتب أو الضوابط.
   • الدليل الناتج: سياسة معتمدة بإصدار وتاريخ وتوقيع.
2. Allowances & Deductions Rules Matrix (سياسة البدلات والاستقطاعات)
   • الغرض العملي: جدول لكل بدل/خصم: شرط الاستحقاق، المستند، الجهة المعتمدة، تاريخ السريان، وترميز النظام.
   • متى تُستخدم: قبل كل شهر للمراجعة أو عند إضافة عنصر جديد.
   • الدليل الناتج: Rules matrix قابلة للتدقيق.
3. Deductions Rules & Caps (قواعد الخصومات)
   • الغرض العملي: حدود الخصم، أولويات الخصم، التعامل مع المتأخرات، ومسار حل النزاعات.
   • متى تُستخدم: عند وجود استقطاعات متعددة أو خصومات متأخرة.
   • الدليل الناتج: Rules + أمثلة تطبيق + سجل تطبيق.
4. Payroll Cut-off Calendar (Cut-off الرواتب)
   • الغرض العملي: تقويم واضح: آخر موعد للتغييرات، تاريخ الإغلاق، تاريخ المراجعة، تاريخ الدفع.
   • متى تُستخدم: شهريًا لضبط ما يدخل وما يؤجل.
   • الدليل الناتج: Calendar + sign-off على الالتزام بالـcut-off.
5. Overtime Policy + Timesheet Approval (سياسة الإضافي)
   • الغرض العملي: تعريف الإضافي المقبول، الأدلة، الاعتماد، والحساب.
   • متى تُستخدم: شهريًا قبل إدخال الإضافي في payroll.
   • الدليل الناتج: Timesheet approvals + overtime register.
6. Advances & Loans Policy + Schedule (سياسة السلف والقروض)
   • الغرض العملي: طلب/اعتماد/جدولة سداد/خصم/تسوية عند الخروج.
   • متى تُستخدم: عند منح سلفة/قرض + شهريًا لمتابعة الخصم.
   • الدليل الناتج: Loan register + repayment schedule + approvals.
7. Exception Log + Evidence Index
   • الغرض العملي: توثيق الاستثناءات وربطها بموافقة ودليل بدل القرارات الشفهية.
   • متى تُستخدم: شهريًا، خاصة قرب الـcut-off.
   • الدليل الناتج: Exception log مغلق + links للأدلة.
8. Payroll Pre-Run Checklist + Sign-off
   • الغرض العملي: قائمة مراجعة قبل التشغيل (completeness/approvals/cut-off adherence).
   • متى تُستخدم: قبل Payroll run لكل شهر.
   • الدليل الناتج: Checklist موقع + تاريخ.
9. GL Mapping Summary (High-level)
   • الغرض العملي: ربط عناصر الرواتب بالحسابات الرئيسية لتقليل misclassification.
   • متى تُستخدم: عند إعداد السياسة + عند إضافة عنصر جديد.
   • الدليل الناتج: Mapping table + owner.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Payroll-Policy.pdf: سياسة الرواتب (الإصدار النهائي المعتمد).
• 02-Payroll-Policy.docx: نسخة قابلة للتعديل (للتخصيص داخل شركتك).
• 03-Allowances-Deductions-Rules-Matrix.xlsx: سياسة البدلات والاستقطاعات كجدول تشغيل.
• 04-Deductions-Rules-Caps.xlsx: قواعد الخصومات (limits/priority/arrears handling) + أمثلة.
• 05-Payroll-Cutoff-Calendar.xlsx: Cut-off الرواتب (تواريخ + مسؤوليات + نقاط قفل).
• 06-Overtime-Policy-Timesheet-Forms.xlsx: سياسة الإضافي + نماذج توثيق واعتماد الساعات.
• 07-Advances-Loans-Policy-Forms.xlsx: سياسة السلف والقروض + نماذج طلب/اعتماد.
• 08-Loans-Repayment-Schedule.xlsx: جدول سداد وخصم السلف/القروض + متابعة الرصيد.
• 09-Exception-Log.xlsx: سجل استثناءات الرواتب + مبرر + اعتماد + أثر.
• 10-Pre-Run-Checklist.pdf: Checklist قبل التشغيل + نقاط تحكم.
• 11-Signoff-Templates.docx: نماذج توقيع Prepared/Reviewed/Approved.
• 12-GL-Mapping-Summary.xlsx: ربط عناصر الرواتب بحسابات GL الرئيسية.
• 13-RACI-Payroll-Process.xlsx: توزيع المسؤوليات (Owner/Reviewer/Approver) داخل دورة الرواتب.
• 14-Evidence-Index.xlsx: فهرس أدلة شهرية (approvals/forms/reports) + روابط/مسارات حفظ.
• 15-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة: طلبات → اعتماد → cut-off → تشغيل → أدلة.
• 16-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/Payroll/Policy/Approvals) + naming convention.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: تقل الاستثناءات لأن كل بدل/خصم/إضافي/سلفة له قاعدة ونموذج واعتماد، ويصبح cut-off قرارًا مؤسسيًا وليس تفاوضًا شهريًا.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: كل حركة رواتب لها أثر يمكن تتبعه: طلب → اعتماد → إدخال → تشغيل → دليل محفوظ (Exception log + evidence index).

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل هذه سياسة عامة أم قابلة للتخصيص؟

قابلة للتخصيص: ستستلم نسخة DOCX قابلة للتعديل + جداول تشغيل (Matrices) لتطبيق سياسة شركتك على عناصر الرواتب الفعلية.

هل تناسب أي نظام Payroll؟

نعم. السياسة والنماذج لا تعتمد على نظام محدد؛ المهم أن تُطبق القواعد داخل نظامك أو عبر إجراءاتك.

هل تشمل Cut-off الرواتب بشكل عملي؟

نعم: تقويم cut-off + ما يدخل/لا يدخل + مسار للطلبات المتأخرة (carryover/retro) مع توثيق.

هل تغطي سياسة الإضافي؟

نعم: تعريف الإضافي، المستندات المطلوبة (timesheets)، الاعتمادات، وقواعد الحساب وحدود الصرف.

هل تغطي سياسة السلف والقروض بالكامل؟

نعم: طلب/اعتماد، حدود، جدول سداد، ربط الخصم بالراتب، وتسوية عند الخروج.

هل تساعد في ضبط الاستقطاعات المتعددة؟

نعم عبر قواعد الخصومات (priority/caps/arrears) وسجل استثناءات لمنع خصومات غير مبررة.

هل يوجد نماذج اعتماد جاهزة؟

نعم: نماذج طلب/اعتماد للبدلات/الخصومات/الإضافي/السلف، مع Sign-off templates.

ما الحد الأدنى المطلوب لتطبيقها؟

قائمة عناصر الرواتب الحالية + تعريف من يعتمد كل نوع + تقويم الرواتب + ربط عالي المستوى مع GL (اختياري لكنه مفيد).

جاهز تقفل الرواتب بقواعد واضحة وتقلل الـretro والاستثناءات؟

المخرجات: Payroll Policy + سياسة البدلات والاستقطاعات + قواعد الخصومات + Cut-off Calendar + نماذج الإضافي + نماذج السلف والقروض + Exception log.