Value Proposition: سياسة المصروفات ليست وثيقة “إدارية”؛ هي Rulebook يُغلق النزاع قبل أن يصل إلى Month‑End: ماذا يُقبل؟ ماذا يُرفض؟ ما حدود المصروفات؟ من يعتمد؟ وما المستند المطلوب لكل نوع مصروف؟ بدون هذا، تُصبح التعويضات سلسلة إيميلات وقرارات فردية، ثم يتعطل تسجيل المصروفات على المراكز وتظهر استثناءات غير قابلة للتتبع. هذا المنتج يعطيك Policy تشغيلية + ملاحق (DOA/مستندات/غير مقبول) بحيث أي مطالبة تتحول إلى قرار واضح قابل للمراجعة.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• سياسة تعويض المصروفات بصياغة تشغيلية: تعريف المطالبة + دورة المراجعة + قواعد الدفع/التعويض.
• حدود المصروفات على شكل جداول قابلة للتطبيق (حسب نوع المصروف/الدرجة/الوجهة إن لزم).
• موافقات المصروفات DOA (من يعتمد ماذا ولمتى) + مسار الاستثناءات.
• مستندات المصروفات المطلوبة لكل بند (Receipt/Invoice/Boarding pass/Hotel folio…).
• مصروفات غير مقبولة (Non‑Allowables) بقائمة واضحة + أمثلة + طريقة التعامل (رفض/خصم/استثناء معتمد).
• سياسة السفر والضيافة كملحق: Travel/Meals/Hospitality مع قواعد الغرض التجاري والحضور.
• حزمة تشغيل: Checklists + Exception form + Evidence index + Sign‑off للتسليم في Month‑End.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Policy + DOA Matrix + Required Docs + Non‑Allowables + Exception Workflow جاهزين للتطبيق.

مناسبة لـ

• Financial Controller / Head of Accounts: توحيد قواعد القبول/الرفض وربط المطالبات بـJE Log وClosing Pack.
• HR / Administration: إدارة تعويض المصروفات ومراجعة المستندات قبل الدفع وتقليل “القرارات الفردية”.
• Internal Audit / Compliance: اختبار الالتزام بالحدود والموافقات والأدلة عبر Policy قابلة للاختبار.

غير مناسبة لـ

• إذا لديك Expense platform مطبق بالكامل مع Policy مؤتمتة وDOA مضبوط ويُخرج Evidence pack تلقائيًا — قد تحتاج مراجعة/تحديث فقط.
• إذا لا توجد مطالبات وتعويضات موظفين أصلًا (كل المصروفات عبر موردين/PO فقط) — المنتج لن يُستخدم عمليًا.

بدون السياسة / مع السياسة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن مطالبات المصروفات ستبقى “نزاع”

• حدود المصروفات غير موحدة: نفس النوع يُقبل مرة ويُرفض مرة حسب المدير.
• لا يوجد تعريف ثابت لـمستندات المصروفات المطلوبة؛ فيتم دفع مطالبات بإيصالات ناقصة.
• الموافقات تتم خارج DOA (واتساب/إيميل) ولا يوجد أثر قرار (Approval trail).
• مصروفات سفر وضيافة تُسجل بدون غرض تجاري واضح أو بدون قواعد حضور/سبب.
• Month‑End: يصعب تجهيز Evidence pack يربط المطالبات بقرار قبول/رفض وبمراكز تكلفة.

كيف تُطبَّق سياسة المصروفات عمليًا من المطالبة إلى Month‑End؟

الـPolicy لا تُكتب “للحفظ”؛ تُكتب لتُشغّل: الموظف يقدّم مطالبة، المراجع يختبرها ضد حدود المصروفات والمستندات المطلوبة، ثم تُمرّر للموافقة حسب DOA، ثم تُدفع/تُعوض، ثم تُرحّل كمصروفات موزعة على المراكز (JE Log أو Batch داخل ERP). كل مطالبة مرفوضة أو ناقصة تُسجل كاستثناء مع سبب، وليس كقرار شفهي. في نهاية الشهر، يتم إخراج ملف تسليم (Evidence pack) يربط: المطالبة → المستندات → الموافقة → طريقة الدفع → مرجع الترحيل.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• حصر قنوات المصروفات: تعويضات (Payroll/AP)، بطاقات شركة، سلف سفر، مصروفات ضيافة، اشتراكات.
• حصر فئات المصروفات الأكثر تكرارًا + مراكز التكلفة/المشاريع المستخدمة في التحميل.
• تجميع صلاحيات الاعتماد الحالية (DOA) ومواطن التعارض/الاستثناءات المتكررة.
• تحديد ما الذي تحتاجه للـMonth‑End: Evidence index، ملفات اعتماد، وربط بمراجع JE Log/Posting.

الخطوة 2: بناء القواعد (Limits + Docs + DOA + Non‑Allowables)

• إقرار حدود المصروفات في جداول (حسب النوع/الدرجة/الوجهة إن وجدت) مع تعريف “متى يصبح استثناء”.
• إقرار مستندات المصروفات المطلوبة لكل فئة: ما هو الحد الأدنى؟ وما البديل عند فقد الإيصال؟
• ربط موافقات المصروفات DOA بمبالغ/فئات محددة + قاعدة “لا اعتماد ذاتي”.
• تحديد مصروفات غير مقبولة كقائمة مغلقة + كيفية التعامل (Reject/Recover/Approved exception).
• إضافة ملحق سياسة السفر والضيافة: تعريف الغرض التجاري، من هم الحضور، وما الذي يجب ذكره في المطالبة.

الخطوة 3: التشغيل + المتابعة + Pack للتسليم

• إطلاق نماذج التشغيل: Claim form + Receipt checklist + Exception request.
• تفعيل سجل استثناءات (Exceptions log) لتتبع: Missing receipts/Over limits/Policy overrides + قرار واعتماد.
• تجهيز Evidence pack شهريًا: قائمة مطالبات معتمدة + مرفقات + موافقات + ربط بمراجع الترحيل (JE Log/Posting).

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Expense Policy (سياسة تعويض المصروفات)
   • الغرض العملي: تعريف دورة المصروفات من تقديم المطالبة حتى التعويض/الترحيل، بما في ذلك مسؤوليات الأطراف.
   • متى يُستخدم: مرجع يومي للمراجعة + مرجع تدقيق عند أي نزاع.
   • الدليل الناتج: Policy معتمدة (Version/Effective date/Approvals) قابلة للتسليم.
2. Limits Tables (حدود المصروفات)
   • الغرض العملي: جداول حدود لكل نوع مصروف (Travel/Meals/Hotel/Transport/Subscriptions) + تعريف الاستثناء.
   • متى يُستخدم: عند مراجعة أي مطالبة لتحديد (Within limit / Over limit).
   • الدليل الناتج: Limits appendix + decision rule لكل تجاوز.
3. DOA Matrix (موافقات المصروفات DOA)
   • الغرض العملي: ربط مبلغ/نوع مصروف بمستوى اعتماد (Reviewer/Approver) + منع الاعتماد الذاتي.
   • متى يُستخدم: قبل الدفع/التعويض وقبل الترحيل في JE Log.
   • الدليل الناتج: Approval matrix + سجل قرارات (Approval trail template).
4. Required Documentation Checklist (مستندات المصروفات المطلوبة)
   • الغرض العملي: تحديد “ما الذي يجب أن يكون موجودًا” لكل فئة مصروف (Receipt/Invoice/Contract/Boarding pass…).
   • متى يُستخدم: عند الاستلام وقبل الاعتماد لتحديد completeness.
   • الدليل الناتج: Receipt checklist + قواعد بدائل الإيصال (Lost receipt declaration).
5. Non‑Allowables List (مصروفات غير مقبولة)
   • الغرض العملي: قائمة واضحة لما لا يُعوَّض + أمثلة + طريقة الاسترداد/الخصم.
   • متى يُستخدم: أثناء المراجعة لتقليل الجدل.
   • الدليل الناتج: Non‑allowables appendix + reason codes جاهزة.
6. Travel & Hospitality Appendix (سياسة السفر والضيافة)
   • الغرض العملي: قواعد الغرض التجاري، الحضور، حدود الفندق/التذاكر/الوجبات، وما يُعتبر ضيافة مقبولة.
   • متى يُستخدم: قبل السفر (للاستحقاق) + عند مراجعة مطالبات السفر والضيافة.
   • الدليل الناتج: ملحق سفر وضيافة + متطلبات مرفقات لكل بند.
7. Exceptions Workflow Pack
   • الغرض العملي: إدارة الاستثناءات (Over limit/Missing docs/Policy override) كحالة تحتاج قرار موثق.
   • متى يُستخدم: عند ظهور استثناء + Week‑4 قبل Month‑End لتصفية البنود المفتوحة.
   • الدليل الناتج: Exception request form + Exceptions log + approval evidence.
8. Month‑End Evidence Pack Guide
   • الغرض العملي: إرشادات تسليم ملف أدلة شهري يربط المطالبات بالموافقات وبمراجع الترحيل (JE Log/Posting).
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Evidence index + Sign‑off page + تسليم داخل Closing Pack.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Expense-Policy.docx: سياسة المصروفات (Editable) تشمل التعاريف + نطاق التطبيق + دورة المطالبة + الدفع/التعويض.
• 02-Expense-Policy.pdf: نسخة نهائية قابلة للتوزيع الداخلي.
• 03-Limits-Tables.xlsx: حدود المصروفات (حسب الفئات/الدرجات/الوجهة عند الحاجة) + قواعد الاستثناء.
• 04-Expense-DOA-Matrix.xlsx: موافقات المصروفات DOA (Amount bands × Categories × Approvers) + منع الاعتماد الذاتي.
• 05-Required-Docs-Checklist.xlsx: مستندات المصروفات المطلوبة لكل فئة + بدائل عند فقد الإيصال.
• 06-Non-Allowables-List.xlsx: مصروفات غير مقبولة + reason codes + معالجة (Reject/Recover/Exception).
• 07-Travel-Hospitality-Appendix.docx: سياسة السفر والضيافة (Travel/Meals/Hospitality) + متطلبات إثبات الغرض والحضور.
• 08-Expense-Claim-Form.docx: نموذج مطالبة مصروفات (Header + Line items + CC/Project + attachment list).
• 09-Lost-Receipt-Declaration.docx: إقرار فقد إيصال + شروط قبول بديل الإيصال.
• 10-Exceptions-Request-Form.docx: نموذج طلب استثناء (Over limit/Policy override) + حقول قرار واعتماد.
• 11-Exceptions-Log.xlsx: سجل الاستثناءات (Status/Owner/Decision/Approver/Reason).
• 12-Evidence-Index.xlsx: فهرس أدلة (Claim → attachments → approvals → payment ref → JE/Posting ref).
• 13-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Review → Approve → Pay → Post → Month-End pack).
• 14-Controls-Checklist.pdf: Checklist رقابي لاختبار الالتزام (limits/docs/DOA/non-allowables/exceptions).
• 15-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + Effective date + Version control.
• 16-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/Claims/Approvals/Exceptions/Evidence).

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي مطالبة تتحول إلى قرار واضح: Within limit/Over limit، مكتملة/ناقصة، ومَن يعتمدها وفق DOA — بدل إعادة فتح النقاش عند كل طلب.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: يصبح لديك Evidence pack شهري: مطالبات + مستندات + موافقات + استثناءات مبررة، يمكن تتبعه وربطه بمرجع الترحيل ضمن Closing Pack.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل سياسة المصروفات مناسبة لأي شركة؟

نعم كقالب، لكن يجب تعبئة الجداول وفق واقع شركتك: حدود المصروفات، مستويات DOA، فئات المصروفات، وقنوات الدفع.

هل تشمل سياسة السفر والضيافة؟

نعم كملحق مستقل داخل الحزمة، مع قواعد الغرض التجاري والحضور ومتطلبات المستندات لمصروفات السفر والضيافة.

هل تتضمن موافقات المصروفات DOA بشكل واضح؟

نعم عبر DOA Matrix (Amount bands × Categories × Approvers) + قاعدة منع الاعتماد الذاتي + مسار استثناء.

ما المقصود بـ“مستندات المصروفات المطلوبة”؟

قائمة إلزامية حسب نوع المصروف: ما يُقبل كإثبات (Invoice/Receipt/Boarding pass/Hotel folio/Contract) ومتى يُطلب بديل (Lost receipt declaration).

كيف يتم التعامل مع مصروفات غير مقبولة؟

تُصنف كـNon‑Allowables مع reason code، ثم تُعالج وفق القرار المعتمد: Reject/Recover/Exception approval — بدل قرارات متفرقة.

هل تغطي البطاقات الائتمانية للشركة (Corporate Cards)؟

السياسة تغطي قواعد الاستخدام والمستندات والحدود، ويمكن ربطها بسهولة بملف مطابقة بطاقات الشركة (Corporate Card Reconciliation) إذا كنت تستخدمه.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة لتفعيلها؟

فئات مصروفات واضحة + مراكز تكلفة/مشاريع + صلاحيات DOA + قواعد المستندات + قناة الدفع (AP/Payroll/Corporate Card).

هل المنتج “Policy فقط” أم معه نماذج تشغيل؟

الحزمة تشمل Policy + ملاحق + نماذج (Claim/Exception/Lost receipt) + Checklists + Evidence index لتشغيل حقيقي وليس وثيقة نظرية.

جاهز توقف نزاع المطالبات قبل Month‑End وتبني ملف أدلة قابل للتسليم؟

المخرجات: Policy + Limits + DOA + Required Docs + Non‑Allowables + Exceptions pack + Evidence index.