Value Proposition: مطابقة بطاقة الشركة ليست “تجميع مصروفات”؛ هي Reconciliation تُغلق كشف البطاقة على GL في Month‑End: كل عملية في كشف البنك/المُصدر لها إيصال أو سبب موثق (Missing/Dispute/Personal/Policy exception)، وتُحمَّل على حساب ومركز تكلفة، ثم تُرحّل كـJE batch يمكن تتبعه داخل Closing Pack. هذا الـCorporate Card Reconciliation يضع مسار تشغيل من مطابقة كشف البطاقة → بناء سجل إيصالات معاملات البطاقة → كشف فروقات البطاقة → JE Log + pack تسليم قابل للمراجعة.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• مطابقة كشف البطاقة سطر بسطر: Posted transactions + حالة (Matched/Missing/Disputed/Personal/Prepaid).
• إيصالات معاملات البطاقة: Receipt index يربط كل عملية بملف/صورة/فاتورة وتاريخ اعتماد.
• مصروفات البطاقات الائتمانية مصنفة: Travel/Meals/Accommodation/Subscriptions/Other مع Mapping للحسابات.
• كشف فروقات البطاقة: عمليات بدون إيصال + عمليات معلّقة + فروقات عملة/رسوم + عمليات مكررة محتملة.
• ضوابط بطاقات الشركة: reason codes + مسار استثناءات + موافقات + قواعد التعامل مع personal spend.
• JE Log: Batch جاهز للترحيل لإثبات المصروفات/الالتزام وتسوية الحسابات الوسيطة.
• Closing Pack: Reconciliation + evidence index + sign‑off يربط كشف البطاقة برصيد GL في Adjusted TB.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Reconciled statement + receipt index + exception logs + JE Log + Month‑End pack.

مناسبة لـ

• Accounts / GL: إقفال مصروفات البطاقات الائتمانية على أساس أدلة وربطها بـAdjusted TB.
• AP / Admin: متابعة إيصالات معاملات البطاقة، التحكم في الاستثناءات، وتجهيز ملف دفع/تسوية إن وجد.
• Controller / Internal Audit: اختبار ضوابط بطاقات الشركة (Approvals/Receipt completeness/Policy exceptions).

غير مناسبة لـ

• إذا لا يمكن الحصول على كشف بطاقة بصيغة قابلة للاستيراد (CSV/XLSX) أو لا يوجد رقم مرجعي للمعاملة — المطابقة ستصبح يدوية وضعيفة.
• إذا لديك منصة Corporate Cards مع Reconciliation آلي + OCR + Workflow كامل — قد تحتاج فقط Month‑End pack وليس Template كامل.

بدون المطابقة / مع المطابقة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن مصروفات البطاقات الائتمانية ستعطل الإقفال

• كشف البطاقة يصل، لكن لا يوجد سجل يوضح حالة كل معاملة (إيصال/مفقود/نزاع/شخصي).
• عمليات سفر وضيافة تُسجل بدون business purpose أو بدون مركز تكلفة/مشروع.
• موافقات المصروفات تتم خارج مسار موحد (لا يوجد Approval trail)، فتفشل المراجعة لاحقًا.
• توجد فروقات عملة ورسوم بنكية، لكن لا تُعالج كقواعد ثابتة (تتكرر كفروقات شهرية).
• Month‑End: رصيد حساب Corporate Card Payable/clearing لا يُطابق كشف البطاقة ولا يوجد Reconciliations قابلة للتسليم.

كيف تتم مطابقة بطاقة الشركة عمليًا من كشف البطاقة إلى Closing Pack؟

العملية تُدار كـReconciliation وليس كـ“تجميع مصروفات”: تبدأ باستيراد كشف البطاقة (Card statement) وتحويله إلى Transaction register. بعد ذلك يتم طلب/ربط إيصالات معاملات البطاقة لكل سطر، وتسجيل الحالات غير المكتملة (Missing/Disputed/Personal/Policy exception) في سجل استثناءات موثق. ثم تُصنف مصروفات البطاقات الائتمانية وتُربط بالحسابات ومراكز التكلفة، ويُنتج JE Log لترحيل المصروفات مقابل التزام البطاقة/الحساب الوسيط. في النهاية يخرج Month‑End pack: مطابقة كشف البطاقة + كشف فروقات البطاقة + Evidence index + Sign‑off داخل Closing Pack.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• الحصول على مطابقة كشف البطاقة بصيغة CSV/XLSX (Date, Merchant, Amount, Currency, Cardholder, Transaction ID, Posting date).
• تحديد الحساب/الحسابات في GL: Corporate Card Payable أو Clearing account (حسب نظامك) + مصروفات.
• تحديد قاموس التصنيف (Travel/Meals/Accommodation/Subscriptions/Other) + Mapping للحسابات ومراكز التكلفة.
• تحديد قواعد السياسة: ما المقبول كإيصال؟ ماذا يحدث عند Missing receipt؟ وكيف تُدار العمليات الشخصية/غير المسموحة؟

الخطوة 2: المطابقة + الإيصالات + الاستثناءات

• استيراد statement إلى Transaction register وإنشاء Claim/Receipt ID لكل معاملة.
• ربط الإيصالات: تحميل/ربط كل معاملة بفاتورة/إيصال وتسجيل (Received/Not received/Illegible).
• إنشاء كشف فروقات البطاقة:
  • Missing receipts (بالأيام + المسؤول/المالك)
  • Disputes (مبلغ/سبب/حالة النزاع)
  • Personal/Non‑business (قرار: رد/خصم/استثناء معتمد)
  • FX/Fees (قواعد معالجة ثابتة)
• توثيق ضوابط بطاقات الشركة عبر reason codes + approvals + evidence index.

الخطوة 3: JE Log + Month‑End Tie‑out + Closing Pack

• إنتاج JE Log للترحيل:
  • Dr مصروفات (حسب التصنيف + Cost center/Project)
  • Cr Corporate card payable / clearing (أو حساب التسوية المتبع)
• مطابقة رصيد GL مع إجمالي statement للفترة (مع معالجة Timing: posted vs pending إن وجدت).
• إخراج Closing Pack: Reconciled statement + exceptions aging + disputes + JE references + Evidence index + Sign‑off.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Statement Import & Transaction Register
   • الغرض العملي: تحويل كشف البطاقة إلى سجل معاملات موحد قابل للبحث والتتبع.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا + عند Month‑End فور استلام statement.
   • الدليل الناتج: Transaction register + statement snapshot.
2. Receipt Tracker (إيصالات معاملات البطاقة)
   • الغرض العملي: ربط كل معاملة بإيصال/فاتورة/مستند داعم وتسجيل حالة الاستلام.
   • متى يُستخدم: تشغيل يومي/أسبوعي حتى إغلاق الفترة.
   • الدليل الناتج: Receipt index + attachment list لكل Claim/Transaction.
3. Expense Categorization & GL Mapping
   • الغرض العملي: تصنيف مصروفات البطاقات الائتمانية وربطها بحسابات GL بشكل ثابت.
   • متى يُستخدم: أثناء المطابقة وقبل JE batch.
   • الدليل الناتج: Mapping table + classified spend report.
4. Cost Center / Project Allocation
   • الغرض العملي: تحميل كل معاملة على مركز تكلفة/مشروع/قسم بدل تحميل عام غير قابل للتحليل.
   • متى يُستخدم: قبل الترحيل مباشرة (عند اعتماد claim).
   • الدليل الناتج: Allocation schedule قابل للتتبع من transaction إلى CC.
5. Exception Log (ضوابط بطاقات الشركة)
   • الغرض العملي: إدارة الاستثناءات: Missing receipt، over limit، non‑business، split bills… مع قرار واعتماد.
   • متى يُستخدم: طوال الشهر + Review في Week‑4 قبل الإقفال.
   • الدليل الناتج: Exceptions log + approvals trail + reason codes.
6. Dispute Log
   • الغرض العملي: توثيق النزاعات مع البنك/المُصدر وإظهار أثرها على الإقفال (مفتوح/مغلق/credited).
   • متى يُستخدم: فور ظهور معاملات غير صحيحة وحتى إغلاق النزاع.
   • الدليل الناتج: Dispute register + correspondence references (إن وجدت).
7. Variance & Aging Report (كشف فروقات البطاقة)
   • الغرض العملي: قائمة واضحة بما يمنع إقفال البطاقة: فروقات، إيصالات متأخرة، معاملات تحتاج قرار.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا + قبل Month‑End كقائمة “إغلاق الفترة”.
   • الدليل الناتج: Variance list + aging (0–30/31–60/60+).
8. JE Log + Month‑End Reconciliation Pack
   • الغرض العملي: إخراج قيود قابلة للترحيل وربطها بمطابقة كشف البطاقة وتقديمها ضمن Closing Pack.
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: JE batch + tie‑out إلى GL + sign‑off.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Corporate-Card-Reconciliation.xlsx: الملف الرئيسي (Import + Register + Matching + Reports).
• 02-Statement-Import-Template.xlsx: قالب استيراد كشف البطاقة (المُصدر/البنك) + توحيد الحقول.
• 03-Transaction-Register.xlsx: سجل المعاملات (Transaction ID/Posting/Amount/Cardholder/Status).
• 04-Receipt-Tracker.xlsx: إيصالات معاملات البطاقة (Received/Missing/Illegible) + روابط المرفقات.
• 05-Receipt-Index.xlsx: Evidence index + Naming convention (TransactionID_Receipt#_Date).
• 06-Expense-Categories-GL-Mapping.xlsx: Mapping مصروفات البطاقات الائتمانية إلى GL + rules.
• 07-CostCenter-Allocation.xlsx: تحميل المعاملات على مراكز تكلفة/مشاريع + split allocations.
• 08-Approvals-Log.xlsx: سجل موافقات المصروفات (Reviewer/Approver/Decision/Reason).
• 09-Exceptions-Log.xlsx: ضوابط بطاقات الشركة (Missing receipt/Over limit/Non‑business) + قرارات.
• 10-Dispute-Log.xlsx: سجل النزاعات (Opened/Closed/Credited) + أثر Month‑End.
• 11-Variance-Aging-Report.xlsx: كشف فروقات البطاقة + أعمار البنود غير المكتملة.
• 12-JE-Log-Corporate-Card.xlsx: JE Log للترحيل (Dr expenses/Cr card payable) + references.
• 13-GL-TieOut-Sheet.xlsx: Tie‑out بين رصيد GL وحصيلة statement للفترة + فروقات توقيت/تصنيف.
• 14-MonthEnd-Closing-Pack.xlsx: Pack نهائي: Summary + exceptions + JE refs + sign‑off.
• 15-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Import → Match → Exceptions → JE → Tie‑out → Pack).
• 16-Controls-Checklist.pdf: Checklist رقابي (completeness/approvals/duplicates/personal spend/receipt quality).
• 17-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/CorporateCards/Statements/Receipts/Approvals/Pack).
• 18-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة (مثلاً Dec‑2025).

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: كل كشف بطاقة يتحول إلى قائمة عمل واضحة: معاملات مكتملة + معاملات تحتاج إيصال + معاملات نزاع + معاملات تحتاج قرار، بدل مطاردة الإيصالات في آخر يوم إقفال.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لديك Traceability كاملة: Statement line → receipt/approval → CC allocation → JE batch → GL tie‑out داخل Closing Pack، ما يجعل اختبار Reconciliations ممكنًا بدون إعادة تجميع.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يناسب أي نظام ERP؟

نعم. تحتاج فقط statement export + مراكز تكلفة/Mapping. الترحيل يتم داخل ERP باستخدام JE Log الناتج.

هل يمكن مطابقة أكثر من بطاقة/أكثر من حامل بطاقة؟

نعم. السجل مبني على Cardholder + Card ID ويمكن تجميع التقارير حسب الشخص أو حسب الكيان/الفرع.

كيف يتعامل مع معاملات بدون إيصال؟

تُسجل كـMissing receipt في Exceptions log مع due date وتصعيد. ويمكن توثيق قرار (رفض/خصم/استثناء معتمد) بدل تركها بدون أثر.

هل يغطي مصروفات السفر والضيافة؟

نعم كتصنيف + متطلبات أدلة (فندق/تذاكر/مطاعم) وربطها بالمركز/المشروع مع Approval trail.

كيف يتم التعامل مع معاملات شخصية أو غير مسموحة؟

تُسجل كـNon‑business/Personal مع قرار موثق: رد الموظف/خصم من مستحقات/استثناء معتمد، ويظهر ذلك في كشف فروقات البطاقة.

هل يدعم فروقات العملة والرسوم البنكية؟

نعم عبر قواعد تصنيف ثابتة (FX/Fees) وربطها بحسابات GL المناسبة بدل أن تظهر كفروقات غير مفسرة كل شهر.

هل يصلح لـMonth‑End فقط أم Year‑End أيضًا؟

مناسب للاثنين. Year‑End عادة يحتاج Evidence أقوى وAging للبنود القديمة، والـPack يخرج ذلك ضمن Closing Pack.

هل يوجد قالب تسليم للمراجعة الداخلية/الخارجية؟

نعم: Month‑End reconciliation pack + evidence index + sign‑off + GL tie‑out.

جاهز تقفل كشف البطاقة على GL بملف أدلة بدل “قيد إجمالي”؟

المخرجات: Corporate Card Reconciliation + Receipt index + Exceptions/Disputes + JE Log + Closing Pack.