Value Proposition: مطابقة GR/IR ليست تقريرًا “نطلّعه من النظام وخلاص”. هي نقطة إقفال تتحكم في 3 أمور حساسة: (1) cut‑off بين الاستلام والفواتير، (2) صحة تكلفة المخزون/COGS، و(3) اكتمال الدائنين/AP. المشكلة العملية تظهر عندما يتراكم حساب GR/IR بعناصر مفتوحة لا أحد يعرف هل هي استلام بدون فاتورة أم Invoice without receipt أم فروقات سعر/كمية. هذا الـGRIR Reconciliation يبني رحلة إقفال واضحة: تحميل بيانات الاستلام والفواتير → مطابقة على مستوى PO/GRN/Invoice → تصنيف فروقات الاستلام والفواتير → تجهيز تسوية حساب GR/IR مع JE Log وTie‑out ضمن Closing Pack.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• تقارير GRIR المفتوحة على مستوى PO/GRN/Invoice مع حالة كل بند (Matched / Open / Needs action).
• استلام بدون فاتورة (GRNI): قائمة استلامات تمت ولم تصل فاتورتها + Aging حسب تاريخ الاستلام.
• Invoice without receipt: قائمة فواتير موردين مسجلة بلا استلام مطابق + Flags للـHold/تحقيق.
• تسوية حساب GR/IR: Tie‑out بين إجمالي التقرير ورصيد حساب GR/IR في TB.
• فروقات الاستلام والفواتير: تصنيف فروقات (Timing / Price variance / Qty variance / Wrong PO/GRN / Missing ref).
• JE Log: قيود مقترحة (Accruals/Reclass/Clearing) مع مراجع واضحة وحقول اعتماد.
• Closing Pack: ملف تسليم Month‑End/Year‑End (Snapshot + Exceptions + Evidence index + Sign‑off).

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Open GRIR Reports + GRNI + Invoice without receipt + JE Log + GL Tie‑out جاهزين للتشغيل والتسليم.

مناسبة لـ

• رئيس حسابات / Financial Controller: تسوية حساب GR/IR وربطها بـAdjusted TB وClosing Pack دون ترك عناصر “مجهولة المصدر”.
• AP + Procurement: ضبط فواتير بدون استلام وتحديد قرار (Hold/Request GR/Correct PO/Issue CN) قبل الدفع.
• Inventory / Costing: حماية cut‑off وتفسير أثر الفروقات على المخزون/COGS (خصوصًا عند فروقات السعر والكمية).

غير مناسبة لـ

• إذا كان نشاطك خدمات بالكامل ولا تستخدم GR/IR (لا يوجد GRN ولا حساب GR/IR) — ستحتاج 2‑Way match وAP controls بدل GR/IR.
• إذا كانت مراجع الربط (PO/GRN/Invoice refs) غير موجودة في بياناتك أصلًا — ستحتاج أولًا ضبط عملية P2P وترقيم/ربط المستندات.

بدون التسوية / مع التسوية (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن GR/IR أصبح حساب “مخزن فروقات”

• رصيد GR/IR في TB يتغير شهريًا بدون تفسير واضح أو قائمة عناصر مفتوحة قابلة للمراجعة.
• تراكم استلام بدون فاتورة لعدة أشهر لأن لا أحد يملك تقرير Aging حسب تاريخ الاستلام.
• وجود Invoice without receipt تم إدخالها في AP بلا GRN مطابق → نزاع مع الاستلام/المخزون أو خطر دفع غير مستحق.
• فروقات سعر/كمية بين PO وGRN وInvoice لا تُصنف؛ فتظهر كفروقات عامة ولا يُعرف هل هي Price variance أم Qty variance أم Timing.
• عند Year‑End يتم عمل قيود “تسوية” كبيرة على GR/IR بدون JE Log أو أدلة (Traceability ضعيف).

كيف تُطبق مطابقة GR/IR عمليًا في Month‑End وYear‑End؟

الفكرة ليست أن “نصفر GR/IR” بأي قيد؛ بل أن نفسّر كل بند مفتوح ونحدد مصيره. تبدأ بتجميع كل حركات GR/IR (الاستلام والفواتير المرتبطة) ثم مطابقة البنود على مستوى PO/GRN/Invoice. بعد المطابقة، كل عنصر مفتوح يُصنف: GRNI (استلام بلا فاتورة)، أو Invoice without receipt (فاتورة بلا استلام)، أو فروقات سعر/كمية، أو مرجع خاطئ/ناقص. في النهاية تنتج تسوية حساب GR/IR مع JE Log وTie‑out إلى TB ضمن Closing Pack، بحيث يصبح الرصيد “مفهوم ومؤيد بالأدلة” وليس رقمًا فقط.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• استخراج حركات GR/IR أو تقرير “GR/IR open items” من ERP (مع PO#/GRN#/Invoice# إن وجدت).
• استخراج GRN/Receipt lines: تاريخ الاستلام، الكميات، القيمة، المستند المرجعي (PO line/item).
• استخراج Invoice/AP lines: تاريخ الفاتورة/القيد، المبلغ، الضريبة، مرجع PO/GRN، وحالة الدفع/الـHold.
• استخراج Trial Balance لحساب/حسابات GR/IR (قد تكون متعددة حسب الشركة/الفرع/المخازن).

الخطوة 2: Reconciliations + معالجة الفروقات + JE Log

• تشغيل مطابقة GR/IR على مستوى المرجع (PO line / Item / GRN) لإنتاج حالة لكل بند: Matched / Open.
• تجهيز قائمتين تشغيليتين أساسيتين:
  • GRNI: استلام بدون فاتورة + Aging + Owner (Procurement/AP) + Follow‑up date.
  • Invoice without receipt: فاتورة بدون استلام + سبب محتمل (GR لم يُسجل/مرجع خاطئ/فاتورة مكررة/خدمة) + قرار (Hold/Request GR/Correct reference).
• تصنيف فروقات الاستلام والفواتير:
  • Timing: فرق توقيت طبيعي (الاستلام نهاية الشهر والفاتورة بداية الشهر التالي).
  • Price variance: سعر الفاتورة مختلف عن PO أو قيمة الاستلام.
  • Qty variance: كمية مستلمة/مفوترة مختلفة (Partial receipt/over‑billing).
  • Data issue: مرجع ناقص/خطأ ربط (wrong PO/line).
• تجهيز JE Log لقرارات الإقفال (عند الحاجة): accruals، reclass، clearing، أو قيود فروقات سعر/كمية—مع مراجع PO/GRN/Invoice وحقول اعتماد.

الخطوة 3: Adjusted TB + تقارير GRIR المفتوحة + Closing Pack

• GL tie‑out: إجمالي عناصر GR/IR المفتوحة حسب التقرير ↔ رصيد حساب GR/IR في TB (مع تفسير أي فروقات: حسابات متعددة/فروع/عملات/قيود غير مرحّلة).
• إخراج Snapshot للإقفال: تقارير GRIR المفتوحة مقسمة حسب السبب + Aging + قائمة الاستثناءات الحرجة.
• تجهيز Closing Pack: tie‑out notes + JE log (proposed/posted) + evidence index + sign‑off (Prepared/Reviewed) لMonth‑End/Year‑End.

مكونات الـToolkit (جرد واضح)

1. GR/IR Open Items Import (تحميل عناصر GR/IR المفتوحة)
   • الغرض العملي: إدخال بيانات GR/IR كأساس للمطابقة والتحليل.
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Snapshot مؤرخ لعناصر GR/IR المفتوحة.
2. GRN/Receipts Import (تحميل الاستلامات)
   • الغرض العملي: بناء قائمة استلام بدون فاتورة وربطها بـPO/Item.
   • متى يُستخدم: شهريًا، وأحيانًا أسبوعيًا إذا كان حجم الاستلام عالي.
   • الدليل الناتج: GRNI register + Aging حسب تاريخ الاستلام.
3. Invoice/AP Import (تحميل الفواتير)
   • الغرض العملي: بناء قائمة Invoice without receipt وربطها بمرجع الشراء.
   • متى يُستخدم: يوميًا في AP + Week‑4 للإقفال.
   • الدليل الناتج: Invoice‑to‑Receipt exceptions list + Holds/Actions.
4. Matching Engine (GRIR Reconciliation)
   • الغرض العملي: مطابقة الاستلامات مع الفواتير على مستوى PO/GRN/Line وإنتاج Match status.
   • متى يُستخدم: قبل إقفال AP وقبل إعداد accruals.
   • الدليل الناتج: Matching report قابل للتسليم.
5. Variance Classification (فروقات الاستلام والفواتير)
   • الغرض العملي: فصل الفروقات إلى Timing/Price/Qty/Data issue بدل وضعها كفروقات عامة.
   • متى يُستخدم: شهريًا وخصوصًا عند تضخم GR/IR.
   • الدليل الناتج: Variance log + Owner + قرار معالجة.
6. GRNI & Invoice-without-Receipt Lists
   • الغرض العملي: إنتاج قائمتين تشغيل: استلام بدون فاتورة، وفاتورة بدون استلام، مع Aging وأولوية.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا/شهريًا حسب حجم P2P.
   • الدليل الناتج: Action lists تُستخدم لإغلاق البنود قبل الإقفال.
7. JE Log (قيود التسوية المقترحة)
   • الغرض العملي: توثيق قيود تسوية حساب GR/IR (Accrual/Reclass/Clearing) مع مراجع وربط بالأدلة.
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: JE log قابل للمراجعة (Proposed/Posted/Rejected + Reason).
8. GL Tie‑out Sheet (ربط TB)
   • الغرض العملي: ربط إجمالي التقارير برصيد GR/IR في TB وإنتاج قائمة فروقات.
   • متى يُستخدم: Month‑End دائمًا، وYear‑End إلزامي عمليًا.
   • الدليل الناتج: Tie‑out notes + فروقات قابلة للتتبع.
9. Month‑End/Year‑End Closing Pack
   • الغرض العملي: تجميع تسليم الإقفال: تقارير GRIR المفتوحة + الاستثناءات + JE log + tie‑out + evidence + sign‑off.
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Closing pack section جاهز للمراجعة الداخلية/الخارجية.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-GRIR-Reconciliation-Toolkit.xlsx: ملف المطابقة الرئيسي + Match statuses + dashboards.
• 02-GRIR-Open-Items-Import.xlsx: قالب تحميل عناصر GR/IR المفتوحة من ERP + mapping.
• 03-GRN-Receipts-Import.xlsx: قالب تحميل الاستلامات (GRN lines) + تاريخ/كمية/قيمة/PO refs.
• 04-Invoice-AP-Import.xlsx: قالب تحميل الفواتير (Invoice/AP lines) + refs + tax/holds.
• 05-GRNI-Report.xlsx: استلام بدون فاتورة + Aging + owner/actions.
• 06-Invoice-Without-Receipt-Report.xlsx: Invoice without receipt + أسباب محتملة + قرار (Hold/Investigate).
• 07-Variance-Classification-Log.xlsx: فروقات الاستلام والفواتير (Timing/Price/Qty/Data) + حالة الإغلاق.
• 08-JE-Log-Template.xlsx: JE Log للتسويات (Proposed/Posted) + مراجع PO/GRN/Invoice.
• 09-GL-Tieout-Reconciliation.xlsx: ربط تقارير GRIR المفتوحة مع TB + notes + فروقات.
• 10-Exceptions-Owner-Tracker.xlsx: سجل الاستثناءات + Owner + ETA + Evidence required.
• 11-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (PO/GRN/Invoice/Statements) + روابط/مسارات.
• 12-MonthEnd-GRIR-Closing-Pack.xlsx: Snapshot الإقفال + sign‑off + ملخص فروقات/إجراءات.
• 13-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Import → Match → Classify → JE Log → Tie‑out → Closing pack).
• 14-Controls-Checklist.pdf: قائمة فحص ضوابط GR/IR وcut‑off وapproval للـexceptions.
• 15-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/GRIR/Inputs/Outputs/Evidence) + Naming convention.
• 16-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: يصبح لديك قائمة عمل واضحة: GRNI التي تحتاج متابعة مع الموردين + Invoice without receipt التي تحتاج استلام/تصحيح مرجع/تعليق دفع، وتظهر فروقات السعر والكمية كملفات قابلة للإغلاق وليس “رصيد غامض”.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: رصيد GR/IR يصبح قابل للتفسير: تقرير عناصر مفتوحة + تصنيف سبب + JE Log + Tie‑out مع TB + Evidence index + Sign‑off، وهو ما يختصر أسئلة المراجعة حول cut‑off وcompleteness.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الأداة مناسبة لأي نظام ERP؟

نعم، بشرط أن تستطيع استخراج بيانات الاستلام والفواتير ومراجع PO/GRN (حتى لو عبر تقارير CSV/Excel). الأداة تعمل فوق أي نظام عبر Exports.

هل تعمل لشركات متعددة الفروع/المخازن؟

نعم إذا كانت بياناتك تحتوي Company/Branch/Warehouse. يمكن إخراج تقارير GRIR المفتوحة حسب الفرع ثم إجمالي مع tie‑out موحد.

هل تصلح للخدمات أم للسلع فقط؟

أفضل استخدام لها مع السلع لوجود GRN. للخدمات يمكن استخدام “محضر قبول خدمة” كبديل للاستلام أو تطبيق 2‑Way match، لكن جوهر GR/IR يظهر أكثر مع المخزون.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

GRN/receipt reference + PO reference (إن وجد) + amounts + posting dates، وفواتير الموردين مع مرجع PO/GRN ومبالغها. كلما زادت جودة الـreferences تقل العناصر “غير القابلة للمطابقة”.

هل الأداة للتسوية الشهرية فقط أم تصلح لـYear‑End أيضًا؟

للأثنين. في Month‑End تركز على cut‑off وإخراج GRNI/Invoice without receipt، وفي Year‑End تُستخدم لإغلاق البنود القديمة وإنتاج ملف أدلة (Evidence) أقوى.

هل تنتج قيود محاسبية جاهزة؟

تنتج JE Log “قيود مقترحة” (Accrual/Reclass/Clearing) بمراجع واضحة. اعتماد القيد وترحيله يتم حسب سياسة شركتك وضمن الـERP.

كيف تتعامل مع فروقات السعر والكمية؟

تُصنّف الفروقات (Price/Qty) وتربطها بالمستندات، ثم تتيح تسجيل قرار: تعديل PO، تصحيح استلام، إصدار CN، أو إثبات فرق حسب سياسة المخزون/التكلفة.

هل يمكن ربطها مع 3‑Way Match Toolkit؟

نعم بشكل طبيعي: 3‑Way Match يتعامل مع قرار اعتماد الفاتورة قبل الدفع، وGR/IR Reconciliation يضمن أن حساب GR/IR في GL متسق ومفسر في Month‑End.

جاهز تفسّر رصيد GR/IR وتدخل الإقفال بقائمة عناصر مفتوحة “مُصنّفة ومغلقة”؟

المخرجات: GRIR Reconciliation + GRNI + Invoice without receipt + Variance log + JE Log + GL tie‑out + Closing Pack.