Value Proposition: نماذج دورة المشتريات تصبح “مشكلة إقفال” عندما لا يوجد Trace واحد يربط: Purchase Requisition PR → أمر شراء PO → محضر استلام GRN → فاتورة المورد → اعتماد فاتورة المورد. النتيجة العملية: فواتير تُدفع بدون استلام، استلامات بدون فواتير تتراكم كـAccruals غير مفسرة، وملاحظات مراجعة حول 3‑Way Match والصلاحيات. هذه الحزمة ليست شرحًا نظريًا؛ هي قوالب تشغيل جاهزة تُحوّل الدورة إلى أدلة قابلة للمراجعة: مستندات مرقمة، سجل متابعة، وMonth‑End P2P pack يوضح ما تم شراؤه/استلامه/فوترته/اعتماده.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Purchase Requisition PR: نموذج طلب شراء يتضمن سبب الشراء + مركز تكلفة + ميزانية/كود مشروع + اعتماد.
• أمر شراء PO: قالب PO موحّد بشروط الدفع والتسليم وIncoterms/Service scope (حسب النوع).
• محضر استلام GRN: نموذج استلام يثبت الكمية/الخدمة + تاريخ الاستلام + ملاحظات الجودة.
• اعتماد فاتورة المورد: نموذج اعتماد يربط الفاتورة بـPO/GRN ويثبت 3‑Way Match قبل الدفع.
• 3‑Way Match Sheet: مطابقة (PO vs GRN vs Invoice) + فروقات سعر/كمية + Owner وخطوة علاج.
• Exception & Accrual Log: سجل استثناءات + قائمة Accruals (GR not invoiced / Invoice not received) لMonth‑End.
• Month‑End P2P Pack: ملخص عمليات الشهر + الاستثناءات المفتوحة + أدلة اختيار القيود/التسويات.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم PR + PO + GRN + Invoice Approval + 3‑Way Match + Month‑End P2P Pack جاهزين.

مناسبة لـ

• AP / Accounts Payable: ضبط اعتماد فواتير الموردين ومنع الدفع بدون 3‑Way Match أو Exception مبرر.
• Procurement + Finance Controller: توحيد مستندات الشراء وربطها بالميزانية/مراكز التكلفة وإعداد accruals.
• Internal Audit: بناء أدلة رقابية واضحة حول دورة P2P وحدود الاعتماد والاستلام.

غير مناسبة لـ

• لو لديك Workflow ERP كامل ومُحكم ويصدر نفس النماذج ويغطي 3‑Way Match آليًا—قد تحتاج “Runbook + Registers” أكثر من النماذج.
• لو لا توجد صلاحيات اعتماد أو لا يوجد PO/GRN أساسًا (شراء نقدي فوري دائمًا)—ستحتاج تبسيط الدورة بدل حزمة كاملة.

بدون الحزمة / مع الحزمة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن دورة P2P تخلق فروقات في الإقفال

• فواتير موردين تصل AP بدون PO أو بدون دليل استلام (GRN)، ويتم التعامل معها كاستثناءات غير موثقة.
• استلامات تمت (GR) لكن لا توجد فواتير (IR) → تتراكم Accruals بدون قائمة قابلة للمراجعة.
• فروق أسعار/كميات بين PO والفاتورة تظهر بعد الدفع وليس قبل الاعتماد.
• حدود الاعتماد غير واضحة: من يعتمد PR؟ ومن يعتمد Invoice؟ وما الدليل؟
• لا يوجد سجل استثناءات (Exception log) يوضح: ماذا حدث؟ من المسؤول؟ ما قرار التسوية؟

كيف تعمل نماذج دورة المشتريات عمليًا من PR إلى اعتماد الفاتورة؟

الهدف هو بناء Trace قابل للتتبع لكل عملية شراء: يبدأ بـPurchase Requisition PR كطلب مُعتمد ومربوط بمركز تكلفة/ميزانية، ثم يتحول إلى أمر شراء PO بشروط واضحة، ثم محضر استلام GRN عند الاستلام/إنجاز الخدمة، ثم تُعتمد فاتورة المورد عبر نموذج اعتماد فاتورة المورد بعد تنفيذ 3‑Way Match. في Week‑4 تُستخرج قائمة GR not invoiced وقائمة invoices pending GRN لتجهيز Accruals وتسويات Month‑End مع أدلة.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تحديد أنواع الشراء (Goods/Services/Capex) وتحديد الحقول الإلزامية لكل نوع.
• تحديد حدود الاعتماد (من يعتمد PR، ومن يعتمد PO، ومن يعتمد Invoice) وربطها بالمستندات.
• تحديد مسار أرشفة المستندات (Folder map) وترقيم المستندات (PR‑#### / PO‑#### / GRN‑####).

الخطوة 2: التنفيذ + المطابقات + سجل الاستثناءات

• إنشاء PR واعتماده وربطه بمركز تكلفة/مشروع ثم إصدار PO بناء عليه.
• عند الاستلام: إصدار GRN وربطه بالـPO، وإثبات الكميات/الخدمة والقبول.
• عند وصول الفاتورة: تنفيذ 3‑Way Match (PO vs GRN vs Invoice) وتسجيل الفروقات:
  • Qty variance: كمية مفوترة أكبر/أقل من المستلم.
  • Price variance: سعر مختلف عن PO.
  • Timing: فاتورة قبل الاستلام أو استلام بدون فاتورة.
• توثيق أي استثناء في Exception log: السبب، المالك، القرار (قبول/رفض/خصم/مذكرة)، وتاريخ الإغلاق.

الخطوة 3: Month‑End pack + Accruals + Tie‑out

• إخراج قائمة GR not invoiced (أساس Accruals) مع مراجع PO/GRN.
• إخراج قائمة Invoice received not matched (فاتورة بدون GRN/بدون PO) كعناصر معلّقة/محجوزة الدفع.
• تجهيز Month‑End P2P pack: 3‑Way match summary + accrual list + exceptions + sign‑off + evidence index.

مكونات الحزمة (جرد واضح)

1. Purchase Requisition PR (طلب شراء)
   • الغرض العملي: إثبات الحاجة + مركز تكلفة/مشروع + ميزانية + اعتماد قبل الالتزام.
   • متى يُستخدم: قبل أي شراء (خصوصًا المواد/الخدمات المتكررة/Capex).
   • الدليل الناتج: PR معتمد يثبت الموافقة قبل إصدار PO.
2. PO Template (أمر شراء PO)
   • الغرض العملي: تحويل PR إلى التزام تعاقدي: سعر/كمية/شروط دفع/تسليم/ضريبة.
   • متى يُستخدم: بعد اعتماد PR وقبل تنفيذ الشراء/التوريد.
   • الدليل الناتج: PO مُوقع/معتمد يُستخدم كأساس للمطابقة.
3. GRN (محضر استلام GRN)
   • الغرض العملي: إثبات استلام كمية/خدمة مع تاريخ وملاحظات جودة/قبول.
   • متى يُستخدم: عند الاستلام الفعلي أو قبول الخدمة.
   • الدليل الناتج: GRN مُوقع يربط الاستلام بالـPO.
4. Vendor Invoice Approval Form (اعتماد فاتورة المورد)
   • الغرض العملي: منع الدفع بدون 3‑Way Match أو استثناء موثق؛ تحديد حسابات GL/مركز تكلفة.
   • متى يُستخدم: عند وصول فاتورة المورد وقبل إدخالها/اعتمادها للدفع.
   • الدليل الناتج: نموذج اعتماد يثبت من راجع ومن اعتمد ولماذا.
5. 3‑Way Match Sheet
   • الغرض العملي: مطابقة PO vs GRN vs Invoice وإظهار فروقات السعر/الكمية/الضريبة.
   • متى يُستخدم: لكل فاتورة ذات PO/GRN أو على الأقل لعينة رقابية حسب سياسة الشركة.
   • الدليل الناتج: تقرير مطابقة + قائمة استثناءات تحتاج قرار.
6. Exception Log (سجل الاستثناءات)
   • الغرض العملي: توثيق الاستثناءات (Invoice بدون PO/GRN، فروق أسعار…)، وتحديد Owner وخطوة إغلاق.
   • متى يُستخدم: يوميًا + Week‑4 لتصفية الاستثناءات قبل الإقفال.
   • الدليل الناتج: Trail للقرارات يقلل ملاحظات المراجعة.
7. GR/IR Accrual List (قائمة الاستحقاقات)
   • الغرض العملي: استخراج GR not invoiced كأساس لقيد الاستحقاق (Accrual) في Month‑End.
   • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: قائمة استحقاقات مرتبطة بأرقام PO/GRN قابلة للمراجعة.
8. Month‑End P2P Closing Pack
   • الغرض العملي: تجميع ما يلزم للإقفال: 3‑Way match summary + accruals + exceptions + sign‑off + evidence index.
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Closing pack section جاهز للتسليم لرئيس الحسابات/المراجع.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-PR-Template.docx: Purchase Requisition PR + حقول مركز تكلفة/ميزانية/اعتماد.
• 02-PO-Template.docx: أمر شراء PO + شروط دفع/تسليم + ضريبة + اعتماد.
• 03-GRN-Template.docx: محضر استلام GRN + كميات/خدمة + قبول/جودة + توقيعات.
• 04-Vendor-Invoice-Approval-Form.docx: نموذج اعتماد فاتورة المورد + ربط PO/GRN + حسابات GL.
• 05-3Way-Match-Workbook.xlsx: PO vs GRN vs Invoice + فروقات + قرارات.
• 06-Exceptions-Log.xlsx: سجل الاستثناءات + Owner + Action + إغلاق.
• 07-GRIR-Accruals-List.xlsx: قائمة GR not invoiced + اقتراح قيد استحقاق.
• 08-Invoice-Not-Matched-Queue.xlsx: فواتير بدون GRN/PO + حالة المعالجة + سبب.
• 09-P2P-Indexing-Template.xlsx: فهرسة وربط المستندات (PR/PO/GRN/Invoice) + مسارات.
• 10-MonthEnd-P2P-Closing-Pack.xlsx: ملخص الإقفال + accruals + exceptions + sign‑off.
• 11-Runbook.pdf: تشغيل عملي للدورة (PR→PO→GRN→Invoice→Approval) + نقاط رقابة.
• 12-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/P2P/PR-PO-GRN-Invoices) + Naming convention.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: AP لا يعتمد فاتورة إلا وهي مربوطة بمرجع شراء (PR/PO) ومرجع استلام (GRN) أو استثناء موثق؛ فتقل الفواتير المعلقة وتصبح قائمة الاستحقاقات (GR not invoiced) واضحة قبل الإقفال.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: أي عملية شراء لها Trace كامل: طلب → موافقة → PO → استلام → مطابقة → اعتماد فاتورة → دليل قرار الاستثناء، مع Month‑End pack يثبت 3‑Way Match وقرارات الاستحقاق.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الحزمة مناسبة لأي نظام ERP؟

نعم. القوالب يمكن استخدامها يدويًا أو بجانب ERP. الهدف توحيد المستندات ورفع جودة 3‑Way Match والملفات الداعمة للإقفال.

هل تغطي دورة P2P كاملة؟

نعم: Purchase Requisition PR → أمر شراء PO → محضر استلام GRN → فاتورة المورد → اعتماد فاتورة المورد + سجلات متابعة واستثناءات وملف إقفال.

هل تشمل 2‑Way Match للخدمات (PO vs Invoice)؟

يمكن. للخدمات التي لا يوجد لها استلام مخزني، يمكن اعتماد 2‑Way Match مع محضر قبول خدمة بدل GRN حسب سياسة شركتك.

كيف تتعامل مع الفواتير بدون PO؟

عبر Exception log ونموذج اعتماد يوضح سبب الاستثناء ومن اعتمد، مع مسار تصحيح (إنشاء PO لاحق/اعتماد استثنائي/رفض).

هل تنتج قائمة Accruals جاهزة لـMonth‑End؟

نعم عبر GR/IR accrual list: استلامات تمت ولم تُفوتر بعد (GR not invoiced) مع مراجع PO/GRN كأساس لقيد الاستحقاق.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

سجل موردين + مراكز تكلفة + تعريف حدود الاعتماد + ترقيم مستندات + الالتزام بإصدار PR/PO/GRN قبل الدفع.

هل هذه الحزمة بديل لسياسة مشتريات أو DOA؟

لا. هي نماذج تشغيل وتوثيق. وجود سياسة مشتريات وحدود اعتماد (DOA) يجعل تطبيقها أقوى، لكن الحزمة نفسها توفر القوالب والسجلات.

هل يوجد قالب تسليم للمراجع؟

نعم: Month‑End P2P closing pack + 3‑Way match summary + exceptions + accrual list + evidence index + sign‑off.

جاهز توحّد مستندات الشراء وتُقفل GR/IR بدون فروقات مفاجئة؟

المخرجات: PR + PO + GRN + Invoice Approval + 3‑Way Match + Accruals list + Month‑End pack.