نموذج تحويلات المخزون بين المستودعات مع تتبع الاستلام (Inter-Warehouse Transfers Tracker) – نموذج Excel

⃁ 130

نموذج تحويل مخزون يدير Transfer Order من الإرسال إلى الاستلام مع حالة In-Transit ومعالجة فروقات النقص/الزيادة.ينتج سجل تحويلات مكتمل يمنع فقد المخزون بين المواقع، لفرق المستودعات والمالية قبل الجرد والإقفال.

غير متوفر في المخزون

نموذج تحويل مخزون

سطر فرعي: Stock Transfer Template لتوثيق التحويل بين المستودعات وتتبع المخزون In‑Transit مع نموذج استلام التحويلات وإدارة فروقات التحويل (Out/In)

Value Proposition: نموذج تحويل مخزون يحل مشكلة شائعة جدًا في الشركات متعددة الفروع: “المخزون خرج من مستودع ولم يدخل الآخر”، أو دخل بكمية مختلفة، أو دخل بدون مستند، فتظهر فروقات جرد غير مفسّرة ورصيد In‑Transit يظل مفتوحًا. السيناريو الحقيقي يبدأ بأمر تحويل، ثم صرف من المستودع المرسل، ثم استلام في المستودع المستلم. أي فجوة في هذه السلسلة تنتج فرقًا في الرصيد، وتخلق استثناءات في Month-End: تحويلات مفتوحة، فروقات كمية، أو تسجيلات backdated. هذا المنتج يعطيك Stock Transfer Template بصيغة Excel: أمر تحويل مستودعات + سجل إرسال/استلام + نموذج استلام التحويلات + تتبع حالة التحويل (Requested → Dispatched → In‑Transit → Received → Closed)، مع شاشة خاصة لـفروقات التحويل والتحقيق فيها وإقفالها بأثر واضح.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

أمر تحويل مستودعات جاهز (Transfer Order) برقم وتتبع حالة.
سجل Dispatch/Issue: إثبات خروج المخزون من المستودع المرسل.
تتبع المخزون In‑Transit: حركات قيد النقل وتواريخها وحالتها.
نموذج استلام التحويلات: إثبات الاستلام ونتيجة الفحص (قبول/فرق/رفض).
فروقات التحويل: شاشة variance تربط الفرق بسبب وقرار (adjust/claim/return).
تقارير Open Transfers: تحويلات مفتوحة حسب عمر التحويل (aging) والمستودع.
Sign‑off: قفل التحويل بPrepared/Reviewed حتى يكون قابل للمراجعة.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Transfer Order + In‑Transit register + Receipt template + Open transfers/variance reports.

مناسبة لـ

Warehouse & Logistics: توثيق التحويل بين المستودعات وربط الشحن بالاستلام.
Inventory Control: إقفال In‑Transit وتصفير التحويلات المفتوحة بإجراءات واضحة.
Finance/Month‑End: تقليل فروقات الجرد الناتجة من Transfers غير مكتملة وإخراج أدلة قابلة للتسليم.

غير مناسبة لـ

إذا كل تحويلاتك داخل ERP/WMS مغلقة تلقائيًا (Issue/Receipt) وتخرج تقارير In‑Transit وOpen Transfers جاهزة — القالب سيكون “نسخة ثانية” فقط.
إذا المشكلة الأساسية هي سياسة المخزون (بدون مستندات/بدون صلاحيات) وليست تحويلات — الأفضل البدء بسياسات وإجراءات المخزون.

بدون التتبع / مع التتبع (مقارنة قصيرة)

البند	بدون نموذج تحويل مخزون	مع Stock Transfer Template
In‑Transit	تحويلات “مفتوحة” بدون عمر واضح	Register + Open transfers aging + متابعة يومية
الفروقات	فرق يصل للجرد بلا تفسير	Variance view + reason + قرار إغلاق موثق
Traceability	Out/In غير مربوطين	Transfer ID يربط الإرسال بالاستلام + مستندات

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن التحويلات ستخلق فروقات جرد

لا يوجد رقم موحد لـأمر تحويل مستودعات يربط out/in.
تحويلات قديمة تظل “In‑Transit” بدون متابعة عمر التحويل.
الاستلام يتم دون نموذج استلام التحويلات يوثق القبول/الفرق.
الفروقات (نقص/زيادة/تالف) تُسوى مباشرة بدون توثيق سبب ومسؤولية.
Month‑End يحتاج “تصفير In‑Transit” لكن لا يوجد open transfers report واضح.

كيف يعمل نموذج تحويل مخزون عمليًا من الإرسال إلى إقفال In‑Transit؟

الدورة تبدأ بـتحويل بين المستودعات كطلب رسمي: يتم إنشاء Transfer Order برقم فريد يحدد المستودع المرسل والمستودع المستلم والأصناف والكميات وتاريخ الشحن المتوقع. عند الإرسال يتم تسجيل Dispatch/Issue وإرفاق مرجع المستند (Issue note/waybill إن وجد) فتتحول الحالة إلى In‑Transit. عند الاستلام يتم تطبيق نموذج استلام التحويلات لإثبات ما تم استلامه فعلًا (قبول/فرق/رفض) وربط ذلك بنفس Transfer ID. إذا ظهرت فروقات التحويل (نقص/زيادة/تلف) يتم توثيق السبب وقرار الإغلاق (Adjustment/Claim/Return). بعد اكتمال out/in وإقفال الفروقات، تُغلق العملية كتحويل “Closed” مع sign‑off، ويصبح تقرير Open Transfers صفر أو محدد بفترة واقعية.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

قائمة المستودعات والمواقع (From/To) + صلاحيات من ينشئ ومن يعتمد التحويل.
قائمة الأصناف ووحدات القياس + قواعد التحويل (إن وجدت).
تحديد حالات التحويل القياسية: Requested/Approved/Dispatched/In‑Transit/Received/Closed.
تحديد reason codes لفروقات التحويل: Shortage/Damage/Over/Counting error/Transit loss.

الخطوة 2: أمر تحويل + صرف + تتبع In‑Transit

إنشاء أمر تحويل مستودعات برقم فريد + اعتماد.
تسجيل الصرف من المستودع المرسل (Dispatch) وربطه بنفس رقم التحويل.
تشغيل لوحة تتبع المخزون In‑Transit لمراقبة التحويلات المفتوحة وأعمارها.

الخطوة 3: الاستلام + فروقات التحويل + الإقفال

تسجيل الاستلام عبر نموذج استلام التحويلات وربطه برقم التحويل.
تسجيل فروقات التحويل مع السبب وقرار الإغلاق (Adjustment/Claim/Return).
إقفال التحويل (Closed) وإصدار sign‑off وتحديث open transfers aging.

مكونات المنتج (جرد واضح)

Stock Transfer Template (أمر تحويل مستودعات)
- الغرض العملي: إنشاء تحويل بين المستودعات برقم فريد + تفاصيل الأصناف والكميات.
- متى يُستخدم: قبل أي شحن من مستودع لآخر.
- الدليل الناتج: Transfer Order معتمد.
Dispatch/Issue Log
- الغرض العملي: توثيق خروج المخزون من المستودع المرسل وربطه برقم التحويل.
- متى يُستخدم: عند الشحن/الصرف.
- الدليل الناتج: Dispatch record + document reference.
In‑Transit Register (تتبع المخزون In‑Transit)
- الغرض العملي: متابعة التحويلات المفتوحة وعمر التحويل والحالة الحالية.
- متى يُستخدم: أسبوعيًا + قبل Month‑End.
- الدليل الناتج: Open transfers report + aging.
Receiving Template (نموذج استلام التحويلات)
- الغرض العملي: إثبات الاستلام وربط الكميات المستلمة بأمر التحويل.
- متى يُستخدم: عند وصول التحويل للمستودع المستلم.
- الدليل الناتج: Receipt confirmation + acceptance/variance notes.
Transfer Variance Log (فروقات التحويل)
- الغرض العملي: توثيق النقص/الزيادة/التلف وتحديد السبب وقرار الإغلاق.
- متى يُستخدم: عند اختلاف الكميات بين dispatch وreceipt.
- الدليل الناتج: Variance report + closure action.
Open Transfers Dashboard
- الغرض العملي: لوحة متابعة التحويلات حسب العمر/المستودع/المسؤول.
- متى يُستخدم: في الاجتماعات الأسبوعية أو قبل الإقفال.
- الدليل الناتج: قائمة متابعة قابلة للتسليم.
Controls Checklist + Sign‑off
- الغرض العملي: ضوابط: لا تحويل بدون رقم/اعتماد، لا إقفال بدون استلام أو قرار فرق.
- متى يُستخدم: عند الإقفال الشهري والتسليم.
- الدليل الناتج: Prepared/Reviewed/Approved trail.
Runbook + Archiving Map
- الغرض العملي: تشغيل خطوة بخطوة + طريقة حفظ أدلة التحويلات.
- متى يُستخدم: عند التنفيذ الأول ثم كمرجع.
- الدليل الناتج: دليل تشغيل يقلل الاختلاف بين الفروع.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

01-Stock-Transfer-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (Order + Logs + Tracking + Reports).
02-Stock-Transfer-Order-Template.xlsx: Stock Transfer Template (أمر تحويل مستودعات).
03-Dispatch-Issue-Log.xlsx: سجل الإرسال/الصرف من المستودع المرسل + document refs.
04-In-Transit-Register.xlsx: تتبع المخزون In‑Transit + aging + status.
05-Receiving-Template.xlsx: نموذج استلام التحويلات (قبول/فرق/رفض).
06-Transfer-Variance-Log.xlsx: فروقات التحويل + reason codes + قرار إغلاق.
07-Open-Transfers-Dashboard.xlsx: لوحة متابعة التحويلات المفتوحة حسب العمر.
08-Reason-Codes-Lookup.xlsx: Lookup لأسباب فروقات التحويل.
09-Exception-Log.xlsx: تحويلات ناقصة بيانات/بدون اعتماد/تحويلات قديمة.
10-Month-End-Cutoff-Checklist.pdf: Checklist إقفال التحويلات ضمن Month‑End.
11-Controls-Checklist.pdf: ضوابط التحويل (authorization/traceability/variance handling).
12-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved لتسليم التحويلات.
13-Runbook.pdf: تشغيل (order → dispatch → in‑transit → receipt → close).
14-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ أدلة أوامر التحويل والاستلام والفروقات.
15-Transfer-Closure-Report.xlsx: تقرير إقفال التحويلات (closed vs open) للمتابعة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

نتيجة تشغيلية للفريق: التحويل بين المستودعات يصبح “سلسلة مغلقة” برقم واحد: أمر → صرف → In‑Transit → استلام → إقفال.
نتيجة رقابية/تدقيقية: أي فرق جرد مرتبط بتحويل مفتوح أو فرق تحويل موثق مع سبب وقرار إغلاق، بدل “قيود تسوية بلا دليل”.