نموذج إدارة المرتجعات وأثرها على المخزون وتكلفة المبيعات (Returns & COGS Impact) – نموذج Excel

⃁ 210

نموذج مرتجعات المخزون يدير مرتجع عميل/مورد من طلب المرتجع إلى استلام حجر/فحص ثم CN/DN وعكس COGS وتحديث المخزون.ينتج سجل مرتجعات وأثر محاسبي مكتمل، لفرق المبيعات والمخزون عند الإقفال.

غير متوفر في المخزون

نموذج مرتجعات المخزون

سطر فرعي: نموذج مرتجعات (عملاء/موردين) مع أثر واضح على المخزون وCOGS وإصدار إشعار دائن للمرتجعات (Excel)

Value Proposition: نموذج مرتجعات المخزون يعالج نقطة انهيار شائعة في دورة O2C وP2P: المرتجع يدخل “تشغيليًا” لكن أثره المحاسبي يتأخر أو يتسجل غلط—فتطلع المبيعات صافيها غير صحيح، وCOGS يتشوّه، والمخزون يزيد أو ينقص بدون تفسير. السيناريو الواقعي: عميل يرجّع بضاعة (Sales return) — فريق المستودع يستلمها، لكن المالية لا تعرف: هل تُعاد للمخزون؟ تُهلك؟ هل نُصدر إشعار دائن للمرتجعات؟ وما هو أثر المرتجعات على COGS وهل يتم عكس تكلفة البضاعة؟ وبالمقابل: مورد يستقبل مرتجع شراء (Purchase return) — هل نثبت إشعار دائن من المورد؟ هل نغلق GR/IR؟ هل يُعاد تقييم المخزون؟ هذا المنتج يعطيك قالبًا عمليًا يجمع مرتجعات العملاء والموردين في سجل موحد، ويربط كل مرتجع بمستنداته (RMA/GRN/Invoice/CN)، ويُخرج مخرجات قابلة للتحميل: مذكرات قيد + قوائم إشعارات دائنة/مدينة + تقارير استثناءات (مرتجع بلا سبب/بلا مستند/بلا تسعير). النتيجة ليست “تنظيم” — النتيجة هي معالجة مرتجعات المخزون بأثر محاسبي قابل للتتبع حتى الإقفال.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

Sales Returns Template لمرتجعات العملاء (مع ربطها بالفاتورة/التسليم).
Purchase Returns Template لمرتجعات الموردين (مع ربطها بـPO/GRN/Invoice).
تصنيف أسباب المرتجع (Reason codes) + سياسة قبول/رفض.
قرار مصير المرتجع: Restock / Scrap / Repair / Return-to-vendor.
قائمة إشعار دائن للمرتجعات (Customer CN / Vendor CN) مع المراجع.
Schedule يوضح أثر المرتجعات على COGS (عكس تكلفة/إثبات هالك).
Exception logs: مرتجع بدون فاتورة/بدون فحص/بدون اعتماد/بدون تحديد تكلفة.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Returns register + CN list + COGS impact schedule + Inventory adjustments.

مناسبة لـ

AR / Sales Accounting: ضبط مرتجعات العملاء وإصدار CN وربطها بالفواتير.
AP / Procurement Accounting: إدارة مرتجعات الموردين وإقفال إشعارات الدائن وGR/IR.
Inventory + Finance (Month‑End): توثيق أثر المرتجعات على المخزون وCOGS بإثباتات.

غير مناسبة لـ

إذا نظامك لديه Returns module مضبوط بالكامل (RMA/inspection/workflow/automatic posting) — القالب سيكون “Checklist & reconciliation” أكثر من كونه أداة تشغيل.
إذا المرتجعات عندك “غير مسموح بها” أو نادرة جدًا (مشروع/خدمة بدون مخزون) — لن تستفيد من دورة كاملة.

بدون إدارة مرتجعات / مع نموذج مرتجعات المخزون (مقارنة قصيرة)

البند	بدون النموذج	مع النموذج
المستندات	مرتجع يدخل للمخزن بدون ربط بفواتير	ربط المرتجع بالفاتورة/التسليم/PO/GRN + فحص
COGS	أثر غير واضح أو يتسوى نهاية الشهر	Schedule واضح لعكس COGS أو إثبات Scrap
الإقفال	فروقات مخزون + CN غير مكتملة	Returns register + CN list + reconciliation جاهزة

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن المرتجعات تخرّب المخزون وCOGS

مرتجعات تدخل/تخرج بدون رقم فاتورة أو مرجع تسليم.
إشعارات دائن للمرتجعات تُصدر متأخرة أو لا تُصدر أصلًا.
لا يوجد قرار واضح لمصير المرتجع (Restock vs Scrap) فتتضخم كميات غير قابلة للبيع.
عدم وضوح أثر المرتجعات على COGS (هل عكست التكلفة أم لا؟).
تراكم “مرتجع تحت الفحص” بدون إغلاق يؤدي لفروقات في الجرد والإقفال.

كيف يعمل نموذج مرتجعات المخزون عمليًا من الطلب إلى الأثر على المخزون وCOGS؟

التطبيق يبدأ بطلب مرتجع (Customer return request أو Vendor return request) مع إلزامية مرجع المستند (فاتورة/تسليم للعميل أو PO/GRN للمورد) وسبب المرتجع. عند الاستلام داخل المستودع يتم تسجيل “Receipt of return” ثم فحص الحالة (Good/Need repair/Damaged) وتحديد “Disposition”: إعادة للمخزون (Restock) أو هالك (Scrap) أو إعادة للمورد أو إصلاح. بعدها يخرج القالب مسارين: (1) مسار المستند التجاري: إشعار دائن للمرتجعات للعميل أو إشعار دائن من المورد. (2) المسار المحاسبي: تعديل المخزون وعكس/إثبات أثر المرتجعات على COGS بناءً على المصير. أخيرًا يتم إقفال المرتجع بعملية reconciliation: كل مرتجع = مستند + قرار + CN + أثر على المخزون/COGS + توقيع اعتماد.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

قائمة فواتير البيع/التسليمات أو فواتير الشراء/الاستلامات المرتبطة بالمرتجع.
بيانات الصنف والكميات المرتجعة + سبب المرتجع.
تكلفة الوحدة المرجعية (Standard/Moving average/FIFO layer حسب نظامك).
تحديد صلاحيات الاعتماد (مَن يوافق على CN؟ مَن يوافق على Scrap؟).

الخطوة 2: تسجيل المرتجع + الفحص + قرار المصير

تسجيل Receipt of return بالمستودع وربطه بالمستند.
تسجيل نتيجة الفحص (QC/warehouse) وتحديد Restock/Scrap/Repair/RTV.
تفعيل exception flags للمرتجعات غير المكتملة (بدون فحص/بدون تكلفة/بدون اعتماد).

الخطوة 3: إشعار دائن + أثر على المخزون وCOGS + إقفال

إصدار CN للعميل أو متابعة CN من المورد وربطها بالمرتجع.
إخراج قيود/تحميل: عكس مبيعات/ضريبة إن لزم + معالجة COGS والمخزون حسب المصير.
إقفال المرتجع بـSign‑off ومطابقة إجمالي المرتجعات مع CN والقيود.

مكونات المنتج (جرد واضح)

Sales Returns Template (مرتجعات العملاء)
- الغرض العملي: تسجيل مرتجع العميل وربطه بالفاتورة/التسليم وسبب المرتجع.
- متى يُستخدم: عند استلام أي مرتجع من عميل.
- الدليل الناتج: سجل مرتجعات عملاء + status.
Purchase Returns Template (مرتجعات الموردين)
- الغرض العملي: تسجيل مرتجع المورد وربطه بـPO/GRN/Invoice.
- متى يُستخدم: عند إعادة أصناف للمورد.
- الدليل الناتج: سجل مرتجعات موردين + CN متابعة.
Inspection & Disposition Module
- الغرض العملي: توثيق الفحص وتحديد مصير المرتجع (Restock/Scrap/Repair/RTV).
- متى يُستخدم: فور الاستلام قبل أي قيد/إشعار دائن.
- الدليل الناتج: تقرير فحص + قرار مصير معتمد.
Credit Note Tracker (إشعار دائن للمرتجعات)
- الغرض العملي: متابعة CN للعميل أو CN من المورد وربطها بكل مرتجع.
- متى يُستخدم: عند إصدار/استلام CN وحتى الإقفال.
- الدليل الناتج: CN list قابلة للمراجعة.
COGS Impact Schedule (أثر المرتجعات على COGS)
- الغرض العملي: تحديد ما يُعكس من COGS وما يُثبت كهالك/Write‑off.
- متى يُستخدم: عند اعتماد مصير المرتجع وضمن Month‑End.
- الدليل الناتج: schedule يربط كل مرتجع بتكلفته وأثره.
Inventory Adjustment Output
- الغرض العملي: قائمة تعديل المخزون (زيادة عند restock / نقص عند scrap/RTV).
- متى يُستخدم: بعد الفحص وقبل الإقفال.
- الدليل الناتج: inventory adjustment list.
Exceptions & Controls Log
- الغرض العملي: كشف المرتجعات غير المكتملة (بدون مستند/فحص/اعتماد/تكلفة/CN).
- متى يُستخدم: أسبوعيًا وضمن الإقفال الشهري.
- الدليل الناتج: exception tracker + sign‑off.
Reconciliation & Month‑End Checklist
- الغرض العملي: مطابقة إجمالي المرتجعات مع CN والقيود وأرصدة المخزون.
- متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
- الدليل الناتج: reconciliation report + approvals.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

01-Returns-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (Registers + CN + COGS impact + controls).
02-Sales-Returns.xlsx: Sales Returns Template (مرتجعات العملاء).
03-Purchase-Returns.xlsx: Purchase Returns Template (مرتجعات الموردين).
04-Inspection-Disposition.xlsx: فحص المرتجع + قرار المصير.
05-CN-Tracker.xlsx: تتبع إشعار دائن للمرتجعات (Customer/Vendor).
06-COGS-Impact-Schedule.xlsx: أثر المرتجعات على COGS + write‑offs.
07-Inventory-Adjustments.xlsx: قائمة تعديلات المخزون (Restock/Scrap/RTV).
08-Writeoff-Register.xlsx: سجل الهالك/الإتلاف المرتبط بالمرتجعات.
09-Approvals-Signoff.docx: Prepared/Reviewed/Approved (CN/Disposition/Write‑off).
10-Exceptions-Log.xlsx: مرتجعات غير مكتملة/معلقة.
11-Reconciliation-Sheet.xlsx: مطابقة المرتجعات مع المخزون وCOGS وCN.
12-Month-End-Checklist.pdf: Checklist إقفال المرتجعات.
13-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة من الاستلام حتى الإقفال.
14-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ مستندات المرتجعات وأدلتها.
15-Reason-Codes-List.pdf: قائمة أسباب مرتجعات قياسية لتوحيد التحليل.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

نتيجة تشغيلية للفريق: كل مرتجع يتحول لمسار واضح: استلام → فحص → قرار → CN/تسوية → إقفال، بدل ملفات متفرقة.
نتيجة رقابية/تدقيقية: Traceability: مرتجع مرتبط بمستند، وقرار مصير، وCN، وجدول أثر على COGS/المخزون مع توقيع اعتماد.