Value Proposition: نموذج مصروفات السفر يُستخدم عندما تتحول رحلات السفر إلى “صور إيصالات + تحويلات سلف” بدون مسار محاسبي يُغلق الرصيد في Month‑End: سلفة سفر تُصرف ولا تُسوّى، بدل السفر والانتداب يُصرف بدون قاعدة، فواتير فندق/تذاكر تُحمّل على حساب عام بدون مركز تكلفة/مشروع، ثم يظهر في الإقفال رصيد Travel Advances ورصيد Claims مفتوح بلا Tie‑out. هذا Travel Expense Template يجعل رحلة السفر “Case” من البداية للنهاية: طلب سفر واعتماد → صرف سلفة/بدل (إن وجد) → تجميع مصروفات فندق وتذاكر مع مرفقات → تسوية سلفة السفر + تحميل على المراكز → JE Log + Month‑End reconciliation pack قابل للتسليم.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• طلب سفر واعتماد: نموذج موحد يثبت الغرض، الوجهة، المدة، والمركز/المشروع قبل أي صرف.
• بدل السفر والانتداب: قواعد (Policy) للـPer Diem/limits + ما يُصرف وما يُستثنى + مستندات مطلوبة.
• سلفة سفر: سجل صرف السلف وربطها بالرحلة + تاريخ الاستحقاق للتسوية.
• مصروفات فندق وتذاكر: Claim lines مصنفة (Flight/Hotel/Meals/Transport) مع GL mapping.
• تسوية سلفة السفر: Sheet يحسب (Advance vs Actual) + رد المتبقي أو استكمال فرق المصروفات.
• ربط بالمراكز: Allocation sheet يحمّل كل بند على مركز تكلفة/مشروع بدل تحميل عام.
• JE Log + Closing Pack: Batch قيود + Reconciliations تربط سجل الرحلات بـTB وAdjusted TB في Month‑End.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Travel request + advance/claims + settlement + JE Log + Month‑End pack.

مناسبة لـ

• GL / Controller: إقفال مصروفات السفر وربطها بالرحلات والسلف وإخراج Reconciliations داخل Closing Pack.
• HR / Administration: ضبط طلبات السفر، حدود بدل السفر والانتداب، ومراجعة المرفقات قبل الدفع/التعويض.
• AP / Treasury: تشغيل صرف سلف السفر وتسويتها وربط الدفع بمراجع واضحة ومنع ازدواجية التعويض.

غير مناسبة لـ

• إذا لا توجد رحلات عمل أو مصروفات سفر فعلية (التشغيل داخلي بالكامل) — الاستخدام سيكون محدود.
• إذا لديك Expense platform متكامل (Travel booking + OCR + Workflow + GL integration) ويُخرج Month‑End reconciliation جاهز — قد تحتاج فقط تحديث سياسة السفر للشركات.

بدون الحزمة / مع الحزمة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن مصروفات السفر ستعطّل Month‑End

• سلف سفر تُصرف ثم لا تُسوّى في نفس الشهر أو خلال مدة محددة؛ ولا يوجد Aging للسلف المفتوحة.
• بدل السفر والانتداب يُصرف بدون سياسة (حدود/مستندات/متى يُستحق)، فتظهر استثناءات كثيرة وغير قابلة للتتبع.
• إيصالات فندق/تذاكر لا تُربط برحلة محددة أو مركز تكلفة/مشروع، فيتم تحميلها على حساب عام.
• تعويضات تُدفع للموظف رغم أن السلفة لم تُسوّى، أو يحدث Duplicate reimbursement (سلفة + تعويض كامل).
• Month‑End: لا يوجد Tie‑out بين سجل الرحلات/السلف وبين حسابات GL (Travel advances / Employee claims).

كيف يعمل نموذج مصروفات السفر عمليًا من طلب السفر إلى الإقفال؟

الحزمة تُدار كرحلة تشغيل كاملة (قبل/أثناء/بعد) وليس كنموذج واحد: قبل السفر يتم إنشاء طلب سفر واعتماد وتحديد مركز تكلفة/مشروع وحدود المصروفات حسب سياسة السفر للشركات. أثناء التنفيذ يتم تسجيل المدفوعات (فندق/تذاكر/تنقلات) وربطها بمرفقات، وأي بدل السفر والانتداب يُصرف وفق قواعد واضحة. بعد العودة يتم عمل تسوية سلفة السفر ومقارنة “Advance vs Actual”، ثم تجهيز JE Log وترحيل المصروفات وتسوية حساب السلفة/المطالبات. في Month‑End تُجهّز Reconciliations تربط سجل الرحلات بحسابات GL وتُرفق ضمن Closing Pack.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تحديد القواعد: بدل السفر والانتداب (Per Diem) + limits للفندق/التذاكر + المستندات المقبولة + الاستثناءات.
• تجهيز Master data: مراكز تكلفة/مشاريع + GL mapping لبنود السفر (Flights/Hotels/Meals/Transport/Fees).
• تجميع مصادر المدفوعات: سلفة سفر (Bank/Cash) + معاملات بطاقة الشركة (إن وجدت) + فواتير موردين (وكالات سفر/فنادق).

الخطوة 2: المطالبات + المرفقات + الموافقات

• تسجيل الرحلة كـTrip ID وربطها بـEmployee + تواريخ + وجهة + CC/Project.
• تسجيل مصروفات فندق وتذاكر Line‑by‑line مع Receipt index، وتحديد: Business purpose + GL + CC.
• تسجيل السلفة/البدل وربطها بالرحلة، وتسجيل حالة المطالبة (Submitted/Reviewed/Approved/Returned).
• إدارة الاستثناءات (Missing receipt / Over limit / Policy exception) عبر reason codes + اعتماد موثق.

الخطوة 3: التسوية + JE Log + Month‑End Closing Pack

• إعداد تسوية سلفة السفر: (Advance paid) مقابل (Actual eligible expenses) → تحديد (Refund/Additional reimbursement).
• إخراج JE Log للترحيل:
  • Dr Travel expenses (حسب البنود + CC/Project)
  • Cr Travel advance / Employee payable / Corporate card payable (حسب مسار الدفع)
• Month‑End tie‑out: ربط سجل الرحلات والسلف بحسابات GL (Adjusted TB) + قائمة Open trips/advances + Evidence index داخل Closing Pack.

مكونات Travel Expense Pack (جرد واضح)

1. سياسة السفر للشركات (Travel Policy)
   • الغرض العملي: تحديد بدل السفر والانتداب، حدود الفندق/التذاكر، المستندات الإلزامية، والاستثناءات ومسار اعتمادها.
   • متى يُستخدم: قبل اعتماد أي رحلة + عند مراجعة أي مطالبة.
   • الدليل الناتج: Policy معتمدة (Version/Effective date/Approvals).
2. طلب سفر واعتماد (Travel Request & Approval)
   • الغرض العملي: إثبات أن الرحلة معتمدة قبل الصرف وربطها بمركز تكلفة/مشروع وميزانية إن وجدت.
   • متى يُستخدم: قبل الحجز/الدفع أو قبل صرف السلفة.
   • الدليل الناتج: Travel request ID + موافقات + نطاق الرحلة.
3. Travel Advance Register (سجل سلفة السفر)
   • الغرض العملي: تسجيل أي سلفة سفر وربطها بالرحلة ومرجع الدفع وتاريخ الاستحقاق للتسوية.
   • متى يُستخدم: عند صرف السلفة + تحديث عند التسوية.
   • الدليل الناتج: Register يوضح Advance open/settled + مراجع.
4. Travel Expense Template (نموذج المطالبة)
   • الغرض العملي: إدخال المصروفات سطرًا بسطر (Flights/Hotels/Meals/Transport/Other) وربطها بالمرفقات.
   • متى يُستخدم: بعد انتهاء الرحلة أو أسبوعيًا حسب سياسة الشركة.
   • الدليل الناتج: Claim form موقّع + Receipt index.
5. Receipt Index (إيصالات فندق وتذاكر)
   • الغرض العملي: فهرسة المرفقات وربطها بكل بند في المطالبة بدل ملفات غير معروفة.
   • متى يُستخدم: أثناء إعداد المطالبة وقبل الاعتماد.
   • الدليل الناتج: Evidence index قابل للتسليم (Trip ID → receipt file).
6. Per Diem / Allowance Calculator (بدل السفر والانتداب)
   • الغرض العملي: احتساب البدل وفق الأيام/الوجهة/الدرجة (إن وجدت) وإظهار الاستحقاق القابل للدفع.
   • متى يُستخدم: عند احتساب البدل قبل الدفع أو ضمن التسوية النهائية.
   • الدليل الناتج: Allowance schedule + مراجع policy.
7. Advance Settlement Sheet (تسوية سلفة السفر)
   • الغرض العملي: مقارنة السلفة المدفوعة بالمصروفات المقبولة وإخراج نتيجة: Refund/Top‑up.
   • متى يُستخدم: عند إغلاق الرحلة وقبل Month‑End.
   • الدليل الناتج: Settlement statement + قرار اعتماد.
8. Cost Center Allocation + GL Mapping
   • الغرض العملي: ربط كل بند بمركز تكلفة/مشروع وحساب GL المناسب لتفادي التحميل العام.
   • متى يُستخدم: قبل الترحيل في JE Log.
   • الدليل الناتج: Allocation schedule + mapping table.
9. JE Log + Month‑End Reconciliation Pack
   • الغرض العملي: إنتاج قيود قابلة للترحيل وربطها بسجل الرحلات والسلف داخل Closing Pack.
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: JE batch + tie‑out إلى GL + open items listing + sign‑off.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Travel-Expense-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (Trips register + claims + settlement + reports).
• 02-Travel-Policy.docx: سياسة السفر للشركات (per diem/limits/required docs/exceptions/approvals).
• 03-Travel-Request-Approval-Form.docx: طلب سفر واعتماد + CC/Project + business purpose.
• 04-Trip-Register.xlsx: سجل الرحلات (Trip ID/employee/dates/destination/status/CC).
• 05-Travel-Advance-Register.xlsx: سجل سلف السفر (payment ref/due date/settlement status).
• 06-PerDiem-Allowance-Calculator.xlsx: بدل السفر والانتداب (days/rates/eligibility) + references.
• 07-Travel-Expense-Template.xlsx: Travel Expense Template (line items + categorization + attachments list).
• 08-Hotel-Tickets-Receipts-Index.xlsx: فهرس مصروفات فندق وتذاكر + Naming convention + links/paths.
• 09-Exceptions-Log.xlsx: استثناءات (missing receipt/over limit/policy override) + reason codes + approvals.
• 10-Advance-Settlement-Sheet.xlsx: تسوية سلفة السفر (advance vs eligible actual) + refund/top‑up.
• 11-CostCenter-Allocation.xlsx: ربط المصروفات بمركز تكلفة/مشروع + split allocations.
• 12-GL-Mapping-Travel.xlsx: Mapping بنود السفر إلى GL (Flights/Hotels/Meals/Transport/Fees).
• 13-JE-Log-Travel-Expenses.xlsx: JE Log للترحيل (Dr expenses/Cr advances/payables) + references.
• 14-GL-TieOut-AdjustedTB.xlsx: Tie‑out بين سجل الرحلات/السلف وحسابات GL ضمن Adjusted TB.
• 15-MonthEnd-Closing-Pack.xlsx: Closing pack: Summary + open trips/advances + exceptions + sign‑off.
• 16-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Request → Advance → Claim → Settlement → JE → Reconciliations).
• 17-Controls-Checklist.pdf: Checklist رقابي (approval completeness/duplicate reimbursements/advance aging).
• 18-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/Trips/Requests/Receipts/Settlements/Pack).
• 19-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة (مثلاً Dec‑2025).

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: كل رحلة لها ID وحالة (Open/Settled)، والسلف تُغلق بتسوية موثقة، والبدلات تُحسب بقواعد ثابتة قبل الدفع.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: Month‑End: Reconciliation يربط (Trip register + advances + claims) بـGL/Adjusted TB، مع Receipt index وApproval trail داخل Closing Pack.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يناسب أي نظام ERP؟

نعم. تحتاج فقط مراجع الدفع/السلف وكشوفات/إيصالات. القالب يُخرج JE Log وملف Reconciliations، والترحيل يتم داخل ERP حسب حساباتك.

هل يشمل طلب سفر واعتماد قبل الحجز/الدفع؟

نعم. يوجد نموذج طلب سفر واعتماد يثبت الغرض والمركز/المشروع والموافقة قبل صرف سلفة أو دفع تذاكر/فندق.

هل يدعم تسوية سلفة السفر بالكامل أو جزئيًا؟

نعم. التسوية تدعم (Settled/Partial/Refund/Top‑up) وتُظهر المتبقي وخطة إغلاقه قبل Month‑End.

هل يغطي بدل السفر والانتداب (Per Diem)؟

نعم عبر Policy + Calculator يوضح الاستحقاق حسب الأيام/الوجهة/الدرجة (إن وجدت) مع مراجع السياسة.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

Trip info (employee/dates/destination) + مركز تكلفة/مشروع + مراجع سلفة/دفع + إيصالات فندق وتذاكر أو ما يثبتها + اعتماد.

هل يصلح للشركات متعددة الفروع أو المشاريع؟

نعم بإضافة Company/Branch/Project/Cost center وإخراج تقارير لكل كيان ثم Consolidated.

هل يصلح للإقفال الشهري فقط أم السنوي أيضًا؟

مناسب للاثنين. Year‑End عادة يحتاج Evidence أقوى للبنود المفتوحة (Open advances/trips)، والـPack يخرج ذلك ضمن Closing Pack.

هل يوجد قالب تسليم للمراجعة الداخلية/الخارجية؟

نعم: Month‑End travel pack (tie‑out + open items + receipt index + sign‑off) جاهز للإرفاق مع Closing Pack.

جاهز تقفل السلف ومصروفات السفر على GL بملف أدلة بدل “قيد إجمالي”؟

المخرجات: Travel request + advances + claims + settlement + JE Log + Month‑End reconciliation pack.