الدفع vs المصروف: متى يعتبر الدفع أصلًا (Prepaid) ومتى يعتبر مصروفاً؟
الدفع vs المصروف: متى يعتبر الدفع أصلًا (Prepaid) ومتى يعتبر مصروفاً؟
كثير من الأخطاء المحاسبية تبدأ من سؤال بسيط: دفعت فلوس… هل أسجلها مصروفًا فورًا؟ الإجابة: ليس دائمًا. لأن الدفع النقدي شيء، والمصروف شيء آخر. المفتاح هو توقيت الاعتراف بالمصروف وفق الاستحقاق: هل استفدت من الخدمة الآن أم لاحقًا؟ وللتأسيس بشكل صحيح: للتأسيس بشكل صحيح: المعادلة المحاسبية.
- الدفع: خروج نقدية (Cash Out).
- المصروف: تكلفة تخص الفترة الحالية (Expense).
- المصروف المقدم: دفع الآن مقابل منفعة مستقبلية ⇒ يُسجل أصلًا ثم يُحمّل كمصروف لاحقًا.
- عند تسجيل إيجارات/تأمينات/اشتراكات سنوية.
- عند دفع مصروفات كبيرة مقدماً وتخشى تضخيم مصروفات الشهر.
- عند تحليل الربحية وتريد منع “ربح وهمي” أو “خسارة وهمية” بسبب توقيت الاعتراف.
1) تعريف الدفع وتعريف المصروف
| البند | الدفع | المصروف |
|---|---|---|
| ماذا يقيس؟ | نقدية خرجت | تكلفة تخص الفترة |
| أين يظهر غالبًا؟ | قائمة التدفقات النقدية | قائمة الدخل |
| هل يعني نفس اليوم؟ | نعم (تاريخ الدفع) | ليس بالضرورة (تاريخ الاستحقاق/الاستهلاك) |
| هل يمكن أن يصبح أصلًا؟ | نعم (مصروف مقدم/شراء أصل) | لا، المصروف هو نتيجة الاستهلاك |
2) لماذا يختلف الدفع عن المصروف؟
السبب الأساسي هو الاستحقاق: المحاسبة تريد أن تعكس تكلفة الفترة التي حققت فيها الإيراد أو استفادت فيها من الخدمة، لا مجرد توقيت خروج النقدية.
مثلًا: دفعت إيجار سنة مقدمًا. خروج النقدية حدث اليوم، لكن منفعة الإيجار تُستهلك على 12 شهرًا. إذن، تحميل المبلغ كاملًا كمصروف في شهر واحد يظلم نتائج الشهر ويشوّه المقارنة بين الفترات.
3) القاعدة الذهبية: منفعة الآن أم منفعة لاحقًا؟
لتحديد توقيت الاعتراف بالمصروف بسرعة، استخدم هذا الاختبار:
- ✅ نعم ⇒ غالبًا مصروف.
- ⏳ لا، تخص المستقبل ⇒ غالبًا أصل (مثل المصروف المقدم).
4) المصروف المقدم (Prepaid): المعنى والمعالجة
المصروف المقدم هو مبلغ مدفوع مقدمًا مقابل منفعة مستقبلية لم تُستهلك بعد. لذلك يسجل في البداية كـ أصل (مثل: مصروفات مقدمة/دفعات مقدمة/تأمين مقدم…)، ثم يتم تحويله تدريجيًا إلى مصروف مع مرور الوقت أو مع تحقق الاستفادة.
| البند | لماذا يعتبر مقدمًا؟ | كيف يُعترف بالمصروف؟ |
|---|---|---|
| إيجار سنوي مقدم | منفعة الإيجار تمتد 12 شهرًا | تحميل شهري منتظم |
| تأمين مقدم | تغطية مستقبلية خلال مدة الوثيقة | تحميل دوري حتى نهاية الوثيقة |
| اشتراك برامج/خدمات SaaS | حق استخدام خلال مدة الاشتراك | تحميل شهري/ربع سنوي |
| صيانة بعقد سنوي | خدمات موزعة على مدة العقد | تحميل حسب تقديم الخدمة أو زمنيًا |
5) 8 حالات عملية: تسجل ماذا؟
الحالة 1: دفع راتب الشهر الحالي
منفعة تخص الشهر الحالي ⇒ مصروف.
الحالة 2: دفع إيجار 12 شهرًا مقدمًا
منفعة مستقبلية ⇒ أصل (مصروف مقدم) ثم تحميل شهري.
الحالة 3: شراء لابتوب/معدات للعمل
منفعة تمتد لأكثر من فترة ⇒ أصل ثم إهلاك/استهلاك وفق السياسة.
الحالة 4: سداد موردين عن فاتورة مشتريات سابقة
هذا سداد التزام (ليس مصروفًا لحظة السداد، لأن المصروف/المخزون اعترف به عند الشراء حسب النظام).
القاموس الشامل للمصطلحات المالية (Finance Glossary) - ملف PDF
الحالة 5: دفع ضريبة/رسوم تخص فترة سابقة
غالبًا تسوية أو مصروف متأخر حسب طبيعة البند والاعتراف السابق.
الحالة 6: دفع اشتراك سنوي لبرنامج محاسبي
غالبًا مصروف مقدم ثم تحميل شهري.
الحالة 7: دفع مصروف إعلان لحملة تمت بالكامل هذا الأسبوع
منفعة تخص الفترة الحالية ⇒ مصروف.
الحالة 8: دفع عربون/دفعة مقدمة لمورد لتوريد لاحق
غالبًا أصل (دفعات مقدمة للموردين) حتى يتم التوريد أو التسوية.
6) قيود محاسبية مختصرة (مع أمثلة رقمية)
6.1 دفع مصروف فعلي (مثال: كهرباء شهر يناير 1,000)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف كهرباء | 1,000 | — |
| نقدية/بنك | — | 1,000 |
6.2 دفع إيجار سنة مقدمًا (12,000) ثم تحميل شهري (1,000)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروفات مقدمة (إيجار مقدم) | 12,000 | — |
| نقدية/بنك | — | 12,000 |
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف إيجار | 1,000 | — |
| مصروفات مقدمة (إيجار مقدم) | — | 1,000 |
7) رقابة المصروفات المقدمة وتتبعها
المصروفات المقدمة (Prepaid) تصبح مزعجة عندما تزيد البنود: إيجارات، اشتراكات، صيانة، تأمين… الحل العملي هو جدول متابعة يحتوي على: تاريخ الدفع، مدة المنفعة، بداية/نهاية التغطية، رصيد متبقٍ، وقيد شهري تلقائي.
8) أخطاء شائعة تفسد التحليل
- تحميل كل دفع كمصروف حتى لو المنفعة مستقبلية (يخلق تذبذبًا غير حقيقي في النتائج).
- نسيان قيد التحميل الشهري للمصروف المقدم (يجعل المصروفات أقل من الواقع).
- عدم التفرقة بين سداد موردين والمصروف (السداد يخفض التزامًا؛ المصروف يعتمد على الاستحقاق).
- غياب سياسة داخلية تحدد متى تعتبر البنود مقدمًا (مثلاً: كل بند يغطي أكثر من شهرين… إلخ).
9) تمارين سريعة مع الحل
تمرين 1
دفعت 6,000 اشتراك برنامج لمدة 6 شهور يبدأ هذا الشهر.
عرض الحل
التصنيف: مصروف مقدم (أصل) ثم تحميل شهري 1,000.
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروفات مقدمة (اشتراك) | 6,000 | — |
| نقدية/بنك | — | 6,000 |
تمرين 2
سددت 2,500 لمورد عن فاتورة مشتريات مسجلة سابقًا.
عرض الحل
التصنيف: سداد التزام (موردون) وليس مصروفًا لحظة السداد.
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| موردون/ذمم دائنة | 2,500 | — |
| نقدية/بنك | — | 2,500 |
تمرين 3
دفعت 900 إعلان لحملة تمت بالكامل خلال الأسبوع.
عرض الحل
التصنيف: مصروف (منفعة الفترة الحالية).
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف إعلانات | 900 | — |
| نقدية/بنك | — | 900 |
10) الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين الدفع والمصروف؟
الدفع خروج نقدية، والمصروف تكلفة تخص الفترة الحالية وفق الاستحقاق. قد تدفع اليوم لكن المصروف يتوزع على فترات (مصروف مقدم).
متى يصبح الدفع أصلًا (مصروف مقدم)؟
عندما يكون الدفع مقابل منفعة مستقبلية لم تُستهلك بعد (إيجار/تأمين/اشتراك). يُسجل أصلًا ثم يُحمّل كمصروف تدريجيًا.
هل كل دفع نقدي يعني مصروفًا؟
لا. قد يكون شراء أصل، أو سداد التزام، أو مصروف مقدم، أو مصروف فعلي. الحكم يعتمد على طبيعة العملية وتوقيت الاستفادة.
كيف أحدد توقيت الاعتراف بالمصروف بسرعة؟
اسأل: هل استفدت من الخدمة في هذه الفترة؟ إن نعم فهو مصروف الفترة، وإن كانت المنفعة مستقبلية فغالبًا أصل (Prepaid) ثم تحميل لاحق.
كيف يرتبط هذا بالتحصيل والإيراد؟
كما أن التحصيل لا يعني إيرادًا فورًا، كذلك الدفع لا يعني مصروفًا فورًا—الاثنان يخضعان للاستحقاق.
11) الخلاصة
الفرق بين الدفع والمصروف هو الفرق بين “حركة نقدية” و“تكلفة تخص الفترة”. إذا كانت المنفعة مستقبلية فسجّلها كأصل (مثل المصروف المقدم) ثم حمّلها كمصروف مع الاستهلاك. وإذا كانت المنفعة تخص الفترة الحالية فسجّلها مصروفًا مباشرة. هذه القاعدة البسيطة تمنع تشوه الأرباح وتحسن دقة التقارير.