Value Proposition: إدارة العقود داخل المالية لا تعني “حفظ PDF في مجلد”. المشكلة تبدأ عندما تكون العقود كثيرة وتختلف أنواع العقود (اشتراك/مشروع/إطار/صيانة)، وتظهر آثارها في الإقفال: فواتير تُصدر بدون Trigger واضح، تجديدات تضيع بسبب Notice period، التزامات أداء/تسليم غير موثقة، وخصومات/بنود متغيرة تظهر كـCN متأخر. هذا النموذج يبني رحلة تشغيل كاملة: من إدخال العقد وتلخيص شروطه → متابعة الالتزامات والتسليم → ربط الفوترة والاعتراف بالإيراد → تجهيز “Contract Pack” قابل للمراجعة في Month‑End وYear‑End.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Contract Register: سجل عقود موحّد (Contract ID، العميل، نوع العقد، القيمة، العملة، السريان/الانتهاء).
• Key Terms Summary: تلخيص شروط محاسبية وتشغيلية (Payment terms، Billing triggers، Price changes، penalties، discounts).
• Renewal & Notice Calendar: تقويم تجديد/إشعارات (Notice period) + تنبيهات متابعة قبل الانتهاء.
• Obligations & Deliverables Tracker: التزامات الطرفين + دلائل التسليم/القبول (Acceptance evidence).
• Billing & Revenue Hooks: ربط الفوترة بنقاط عقدية (Milestone/Monthly/On acceptance) ودعم تخصيص الإيراد (عند الحاجة).
• Exceptions & Approvals Log: سجل الاستثناءات عن الشروط القياسية + من اعتمد ولماذا.
• Month‑End Contract Pack: ملف تسليم للإقفال: عقود بدأت/انتهت/تجددت + بنود مؤجلة/مقدمة + قائمة مخاطر وتوصيات قيود.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Contract Register + Renewal Calendar + Obligations Tracker + Month‑End Contract Pack جاهزين للتشغيل.

مناسبة لـ

• رئيس حسابات / Controller: بناء ملف إقفال مرتبط بالعقود (Start/End/Renewals/Deliverables) بدل الاعتماد على الذاكرة.
• AR / Billing: ربط الفاتورة بـTrigger عقدي وتصفية “فواتير بلا سند” أو “سند بلا فاتورة”.
• Commercial Finance / Sales Ops: متابعة التجديدات والخصومات والاستثناءات بعِلم المالية وتوقيعات اعتماد.

غير مناسبة لـ

• لو تبحث عن حلول ادارة العقود كنظام تقني (Workflow/Emails/Integrations) — هذا نموذج تشغيل وتوثيق وليس منصة.
• لو هدفك توثيق رسمي حكومي/تشريعي (مثل منصة مدد توثيق العقود أو توثيق العقود التأمينات) — النموذج يدعم تجهيز البيانات داخليًا لكنه لا ينفذ التوثيق.

بدون النموذج / مع النموذج (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن العقود تُدار كملفات لا كأداة إقفال

• لا يوجد Contract ID موحّد، فتتكرر العقود أو تضيع تعديلات/ملاحق داخل مجلدات.
• تجديدات تنتهي دون متابعة Notice period → خسارة تفاوض/تعديل أو استمرار تلقائي غير مقصود.
• Billing triggers غير واضحة: فاتورة تُصدر بينما لم يحدث تسليم/قبول، أو تسليم تم بدون فاتورة.
• عقود تبدأ بتاريخ لاحق (العقود الاجلة بمعنى سريان مستقبلي) لكن الإيراد/الفوترة لا تُفصل عن فترة السريان.
• عند المراجعة الداخلية يُطلب “أين دليل الشرط/الاستثناء/الموافقة؟” ولا يوجد Evidence index أو approvals log.

كيف تُطبق إدارة العقود عمليًا من التوقيع حتى Month‑End؟

النموذج يمسك العقد كـ“سجل مالي وتشغيلي” وليس وثيقة فقط. تبدأ بإدخال البيانات الأساسية، ثم تلخيص البنود التي تؤثر على الفوترة والإيراد والتحصيل. بعد ذلك تُدار الالتزامات والتسليم كحالات (Delivered/Accepted/Pending) مع مراجع أدلة. ومع كل تعديل/ملحق تُسجل Change order مع تاريخ وأثر. قبل الإقفال، يُنتج النموذج قائمة عقود مؤثرة على الفترة (بدأت/انتهت/تجددت/عليها استثناءات) لتكون جزءًا من Closing Pack بدل الاعتماد على أسئلة “مين عنده عقد جديد؟”.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• جمع نسخة العقد + الملاحق (SOW/Quotation/Change order) + تحديد Owner تجاري وOwner مالي.
• تحديد الحقول القياسية: نوع العقد، تاريخ السريان/الانتهاء، شروط الدفع، شروط التجديد والإشعار، Trigger الفوترة، وبنود الخصم/الـpenalties.
• تحديد مسار الأدلة: أين سنحفظ مستندات التسليم/القبول/الموافقات؟ (Folder map + naming).

الخطوة 2: التسجيل + المتابعة + سجل التعديلات

• إدخال العقد في Contract Register وإصدار Contract ID وتوثيق توثيق العقود داخليًا عبر Evidence index (مسارات/روابط).
• تشغيل Renewal & notice calendar لتحديد تواريخ المتابعة قبل الانتهاء/التجديد.
• تسجيل الالتزامات والتسليم: Deliverables، Acceptance criteria، والـMilestones وربطها بنقاط الفوترة.
• تسجيل أي استثناء عن الشروط القياسية (خصم خاص/بند تعويض/شرط فسخ) داخل Exceptions log مع اعتماد.
• تسجيل أي Change order/Amendment مع أثره على القيمة، المدة، وشروط الفوترة.

الخطوة 3: Month‑End pack + Tie‑out + نقاط محاسبية

• إخراج عقود الفترة: New/Modified/Expired/Renewed + قائمة Deliverables غير مقبولة بعد + فواتير بلا Trigger أو Trigger بلا فاتورة.
• تحديد أثر محاسبي يحتاج قرار: إيراد مقدم/مؤجل، خصومات متغيرة، أو بنود تستدعي تسوية/إعادة تصنيف.
• تجميع Month‑End Contract Pack: register snapshot + exceptions + approvals + evidence index + sign‑off (Prepared/Reviewed).

مكونات النموذج (جرد واضح)

1. Contract Register (سجل عقود العملاء)
   • الغرض العملي: مصدر واحد للحقيقة: Contract ID، العميل، انواع العقود، القيمة، العملة، السريان/الانتهاء، Owner.
   • متى يُستخدم: عند توقيع عقد جديد/تحديث عقد قائم + مراجعة أسبوعية.
   • الدليل الناتج: Snapshot معتمد من السجل يُرفق ضمن ملف الإقفال.
2. Key Terms Summary (تلخيص البنود المؤثرة ماليًا)
   • الغرض العملي: استخراج البنود التي تُغيّر الفوترة والإيراد: Payment terms، Billing triggers، Discounts، Penalties، Indexation.
   • متى يُستخدم: عند إدخال العقد + عند أي ملحق/تعديل.
   • الدليل الناتج: Key-terms sheet قابلة للتدقيق بدل الرجوع لكل مرة للـPDF.
3. Renewal & Notice Calendar (تقويم التجديد والإشعار)
   • الغرض العملي: تحديد تواريخ الإشعار (Notice) والتجديد والإنهاء وربطها بOwner وإجراء متابعة.
   • متى يُستخدم: مراجعة أسبوعية + قبل Month‑End لتحديد عقود انتهت/على وشك الانتهاء.
   • الدليل الناتج: سجل متابعة يُثبت أن الإشعار/الإجراء تم في وقته.
4. Obligations & Deliverables Tracker (التزامات الأداء/التسليم)
   • الغرض العملي: ربط التسليم/القبول بالمستندات (Acceptance/Delivery proof) لتحديد نقاط الفوترة/الاعتراف.
   • متى يُستخدم: طوال الشهر مع تحديث حالة كل Deliverable.
   • الدليل الناتج: حالة تسليم موثقة + روابط الأدلة لكل عقد.
5. Billing Triggers & Invoicing Map (خريطة الفوترة)
   • الغرض العملي: تحويل شروط العقد إلى Triggers قابلة للتنفيذ: Monthly, Milestone, On acceptance, Advance.
   • متى يُستخدم: قبل إصدار الفاتورة + Week‑4 لتصفية “فواتير معلّقة”.
   • الدليل الناتج: قائمة فواتير مستحقة/غير مستحقة مع سبب واضح (trigger met/not met).
6. Deferred/Upcoming Contracts Flag (العقود المؤجلة/الآجلة)
   • الغرض العملي: تمييز العقود التي سريانها مستقبلي (العقود الاجلة بمعنى effective date لاحق) حتى لا تختلط بالفترة الحالية.
   • متى يُستخدم: عند إدخال العقد + Month‑End لمراجعة cut‑off.
   • الدليل الناتج: قائمة عقود “Not effective yet” ضمن ملف الإقفال لتفسير عدم الاعتراف/الفوترة.
7. Change Orders / Amendments Log (سجل التعديلات)
   • الغرض العملي: توثيق أي تغيير في السعر/النطاق/المدة وتأثيره على الفوترة والالتزامات.
   • متى يُستخدم: عند كل ملحق أو تعديل.
   • الدليل الناتج: سجل قبل/بعد + تاريخ اعتماد + مرجع المستند.
8. Exceptions & Approvals Log (الاستثناءات والموافقات)
   • الغرض العملي: حوكمة البنود غير القياسية (خصم خاص/شرط فسخ/penalty) وربطها بموافقة مالية/إدارية.
   • متى يُستخدم: عند التفاوض/قبل التوقيع + عند أي تغيير جوهري.
   • الدليل الناتج: Approval trail يقلل نزاعات “مين وافق؟”.
9. Evidence Index & Folder Map (توثيق العقود داخليًا)
   • الغرض العملي: فهرسة ملفات العقد والتسليم والموافقات ومسارات حفظها (بناءً على شجرة مجلدات ثابتة).
   • متى يُستخدم: يوميًا عند إضافة مستند جديد + Month‑End للتأكد من اكتمال الملف.
   • الدليل الناتج: Evidence index قابل للتسليم للمراجعة الداخلية/الخارجية.
10. Month‑End Contract Pack (ملف تسليم الإقفال)
    • الغرض العملي: إخراج قائمة العقود المؤثرة على الفترة + الاستثناءات + deliverables المعلقة + توصيات محاسبية.
    • متى يُستخدم: Week‑4/Month‑End وYear‑End.
    • الدليل الناتج: Closing pack section جاهز للتسليم لرئيس الحسابات/المراجع.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Customer-Contract-Register.xlsx: سجل عقود العملاء + Contract IDs + أنواع العقود + تواريخ السريان/الانتهاء.
• 02-Key-Terms-Summary.xlsx: تلخيص البنود (Payment/Billing/Discounts/Penalties/Price changes).
• 03-Renewal-Notice-Calendar.xlsx: تقويم التجديد والإشعار + Owners + متابعة.
• 04-Obligations-Deliverables-Tracker.xlsx: التزامات الأداء/التسليم + Acceptance evidence refs.
• 05-Billing-Triggers-Invoicing-Map.xlsx: خريطة الفوترة (trigger met/not met) + مراجع.
• 06-Deferred-Future-Contracts-Flag.xlsx: عقود سريان مستقبلي (العقود المؤجلة/الآجلة) + ملاحظات Cut‑off.
• 07-Change-Orders-Amendments-Log.xlsx: سجل التعديلات + أثرها + مراجع مستندات.
• 08-Exceptions-Approvals-Log.xlsx: الاستثناءات + الموافقات + تواريخ.
• 09-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (Contract PDF / SOW / Acceptance / Approvals) + روابط/مسارات.
• 10-MonthEnd-Contract-Pack.xlsx: ملخص الإقفال: new/modified/expired/renewed + deliverables pending + actions.
• 11-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Intake → register → monitor → month-end pack) + نقاط مراجعة.
• 12-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/Contracts/Customers/Evidence) + Naming convention.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed + نطاق الفترة + تاريخ الإقفال.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي عقد يصبح “حالة” لها Owner ومواعيد وتجديدات وتسليم وفوترة؛ فتظهر قائمة واضحة: ما يُفوتر هذا الشهر؟ ما لا يُفوتر ولماذا؟ وما العقود التي تحتاج إجراء قبل انتهاء Notice period.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: لديك Traceability جاهزة: Contract → Key terms → Deliverables/Acceptance → Billing trigger → Invoice/AR → Month‑End pack + approvals + evidence index، مما يقلل النزاعات حول الشروط والاستثناءات.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل هذا “برنامج ادارة العقود” كامل؟

لا. هذا نموذج Excel/Docs لإدارة العقود داخليًا (Registers + Calendar + Evidence + Closing pack). إذا كنت تحتاج Workflow تقني/تنبيهات بريد/تكاملات، فهذا يكون ضمن برامج أو حلول ادارة العقود (SaaS).

هل يناسب أي نوع من العقود؟

نعم طالما هي عقود عملاء: اشتراكات، مشاريع، صيانة، إطار… ويمكن تصنيف انواع العقود داخل السجل لتوحيد التقرير.

هل يدعم “العقود الاجلة”؟

نعم بمعنى العقود ذات تاريخ سريان مستقبلي (Effective date لاحق). النموذج يضع Flag لعقود “Not effective yet” لدعم cut‑off وعدم خلطها بالفترة الحالية.

هل يقوم بـتوثيق العقود رسميًا أو يرفعها على منصة؟

لا. النموذج يدعم توثيق العقود داخليًا (Evidence index + folder map) وتجهيز البيانات، لكنه لا ينفذ “خدمة توثيق العقود” الرسمية ولا يرفع تلقائيًا على منصة مدد توثيق العقود.

هل له علاقة بـتوثيق العقود التأمينات؟

توثيق العقود عبر التأمينات/منصات حكومية يرتبط غالبًا بعقود الموظفين. هذا المنتج مخصص لعقود العملاء، ويمكن فقط استخدامه كملف داخلي لتجهيز البيانات وتتبع المستندات—وليس كبديل للتوثيق الرسمي.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة للبدء؟

نسخة العقد + العميل + تواريخ السريان/الانتهاء + قيمة العقد/العملة + شروط الدفع + Trigger الفوترة + Owner. وجود مراجع تسليم/قبول يحسن الربط مع الفوترة والإقفال.

هل يساعد في Month‑End وYear‑End؟

نعم عبر Month‑End contract pack: عقود بدأت/انتهت/تجددت + deliverables pending + استثناءات وموافقات + قائمة نقاط محاسبية تحتاج قرار (مثل مقدمات/مؤجل/خصومات متغيرة) حسب حالتك.

هل هذا بديل لمراجعة قانونية للعقد؟

لا. النموذج يساعد المالية في التتبع والتوثيق والتسليم، بينما المراجعة القانونية للبنود مسؤولية المستشار القانوني/الإدارة.

جاهز تدخل Month‑End بعقود “مفهرسة ومتابَعة” بدل البحث في الإيميلات؟

المخرجات: Contract Register + Renewal/Notice Calendar + Obligations Tracker + Exceptions/Approvals + Month‑End Contract Pack.