Value Proposition: تتبع Lot وExpiry ليس رفاهية تشغيل — هو “دليل” لازم عند أي مخزون له تشغيلات أو تواريخ صلاحية. السيناريو الواقعي: استلامات متعددة لنفس الصنف عبر تشغيلات مختلفة، بعضها قرب انتهاء الصلاحية. ثم تبدأ مشاكل: صرف FIFO بدل FEFO، مرتجعات بسبب انتهاء صلاحية، فروقات جرد لأن الصرف لا يُغلق على Lot صحيح، أو مراجعة داخلية تسأل: “أي تشغيلات خرجت للعميل؟ وأين كانت قبل الصرف؟”. هذا المنتج يعطيك Lot Tracking Template وExpiry Date Tracking في ملف واحد يربط الاستلام/التحويل/الصرف لكل تشغيله أو Serial، ويُخرج تقارير قرب انتهاء الصلاحية وتنبيهات حسب Days to Expiry، مع قواعد FEFO إدارة الصلاحية لتحديد ما يجب صرفه أولًا. النتيجة ليست “تحسين عام”؛ النتيجة هي سجل تشغيلات قابل للتتبع، وتقارير استثناءات جاهزة، ومسار صرف يثبت أنك اتبعت FEFO وليس اجتهادًا.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Lot Tracking Template يسجل كل تشغيله مع تاريخ الاستلام والرصيد.
• Serial Number Tracking للأصناف الفردية (وحدة بوحدة) عند الحاجة.
• Expiry Date Tracking مع Days-to-Expiry وتصنيف Near/At risk/Expired.
• FEFO إدارة الصلاحية عبر قائمة صرف مقترحة حسب الأقرب انتهاء.
• تقارير قرب انتهاء الصلاحية حسب مستودع/موقع/صنف/تشغيله.
• سجل حركات تشغيلات المخزون (استلام/صرف/تحويل/مرتجع/إتلاف).
• Exception logs: صرف من تشغيله غير FEFO، تشغيلات منتهية، تشغيلات بدون تاريخ صلاحية.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Lot/Serial ledger + FEFO pick list + Near-expiry reports + Exception logs.

مناسبة لـ

• Warehouses (FMCG/Pharma/Food): مخزون صلاحية وتشغيلات يحتاج FEFO فعليًا.
• Inventory Control: تتبع تشغيلات المخزون ومراجعة الاستثناءات قبل أن تتحول لفروقات جرد/مرتجعات.
• Quality / Compliance: إثبات traceability (lot/serial) عند مراجعة داخلية أو طلب recall.

غير مناسبة لـ

• إذا كل أصنافك غير خاضعة للصلاحية ولا تتبع تشغيلات/Serial — ستكفيك سجلات حركة المخزون العامة.
• إذا لديك WMS مطبق FEFO وتتبع Lot/Serial آليًا مع تقارير صلاحية جاهزة — القالب يصبح توثيقًا إضافيًا فقط.

بدون تتبع / مع تتبع (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن الصلاحية ستتحول لخسائر وفروقات

• الصرف يتم بدون تحديد Lot/Serial على مستند الصرف.
• لا توجد تقارير قرب انتهاء الصلاحية أسبوعية قابلة للتنفيذ.
• توجد تشغيلات بدون Expiry date أو تواريخ غير منطقية.
• تكرار مرتجعات بسبب صلاحية/تشغيله خاطئة.
• مراجعة داخلية تسأل عن traceability ولا يوجد تتبع تشغيلات المخزون موحد.

كيف يعمل تتبع Lot وExpiry عمليًا من الاستلام إلى الصرف وفق FEFO؟

التطبيق يبدأ عند الاستلام: لكل صنف خاضع للتشغيل/الصلاحية يتم تسجيل رقم Lot أو Serial مع تاريخ صلاحية (Expiry) وموقع التخزين. بعدها أي حركة (تحويل/صرف/مرتجع/إتلاف) تُسجل على نفس التشغيله/السيريال، فينتج “Ledger” يوضح الرصيد المتاح لكل Lot مع Days-to-Expiry. قبل أي صرف، يتم تشغيل قائمة FEFO إدارة الصلاحية لتحديد التشغيلات التي يجب صرفها أولًا (الأقرب انتهاء). وإذا حدث صرف خارج FEFO أو صرف من تشغيله منتهية/قريبة الانتهاء بدون مبرر، يظهر في Exception log. عند نهاية الفترة يمكن مطابقة أرصدة lot/serial في القالب مع رصيد النظام أو نتائج الجرد (Cycle count) وتوثيق أي فروقات مع سببها.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• Item master مع تحديد الأصناف التي تتطلب Lot/Serial/Expiry.
• تقرير On‑Hand حسب مستودع/موقع/بن (من ERP/WMS إن وجد).
• مستندات الاستلام/الصرف/التحويل (GRN/Issue/Transfer).
• تحديد حدود إنذار الصلاحية (مثلاً 30/60/90 يوم حسب المنتج).

الخطوة 2: تسجيل التشغيلات وتواريخ الصلاحية + الحركات

• إدخال Lot/Serial لكل استلام وربطه بـExpiry Date Tracking.
• تسجيل التحويلات بين المواقع والتخزين In‑Transit إن لزم.
• تسجيل الصرف/المرتجعات/الإتلاف على نفس التشغيله.

الخطوة 3: FEFO + تقارير قرب الانتهاء + مطابقة نهاية الفترة

• تشغيل FEFO pick list قبل الصرف لتحديد التشغيله الصحيحة.
• استخراج تقارير قرب انتهاء الصلاحية أسبوعيًا وتحديد إجراء لكل صنف.
• مطابقة أرصدة التشغيلات مع النظام/الجرد وإغلاق الاستثناءات.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Lot Master Register (Lot Tracking Template)
   • الغرض العملي: تسجيل كل Lot وربطه بالصنف ومرجع الاستلام والكمية.
   • متى يُستخدم: عند كل استلام.
   • الدليل الناتج: Lot register قابل للمراجعة.
2. Serial Register (Serial Number Tracking)
   • الغرض العملي: تتبع وحدات فردية (Serial) للأجهزة/المنتجات الحساسة.
   • متى يُستخدم: عند الاستلام/الصرف للوحدات المسلسلة.
   • الدليل الناتج: Serial ledger بمراجع المستندات.
3. Expiry Date Tracking Module
   • الغرض العملي: ربط Lot/Serial بتاريخ صلاحية وحساب Days-to-Expiry.
   • متى يُستخدم: مع الاستلام وأثناء المتابعة الأسبوعية.
   • الدليل الناتج: expiry status (Near/At risk/Expired).
4. Movements Register (تتبع تشغيلات المخزون)
   • الغرض العملي: تسجيل كل حركة على مستوى Lot/Serial (استلام/صرف/تحويل/مرتجع/إتلاف).
   • متى يُستخدم: يوميًا.
   • الدليل الناتج: traceable movement ledger.
5. FEFO Pick List (FEFO إدارة الصلاحية)
   • الغرض العملي: قائمة صرف مقترحة للأقرب انتهاء حسب الرصيد المتاح.
   • متى يُستخدم: قبل الصرف/التسليم.
   • الدليل الناتج: FEFO justification list.
6. Near‑Expiry Report (تقارير قرب انتهاء الصلاحية)
   • الغرض العملي: كشف التشغيلات القريبة الانتهاء حسب thresholds محددة.
   • متى يُستخدم: أسبوعيًا.
   • الدليل الناتج: action list (sell/transfer/return/discount/hold).
7. Exceptions & Controls Log
   • الغرض العملي: توثيق حالات صرف غير FEFO، تشغيلات منتهية، أو تشغيلات بدون expiry.
   • متى يُستخدم: عند حدوث الاستثناءات ومراجعتها شهريًا.
   • الدليل الناتج: exception tracker + sign‑off.
8. Reconciliation & Sign‑off
   • الغرض العملي: مطابقة أرصدة lot/serial مع النظام/الجرد وتوثيق الفروقات.
   • متى يُستخدم: ضمن Month‑End أو بعد Cycle count.
   • الدليل الناتج: reconciliation + approvals.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Lot-Serial-Expiry-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (Registers + Movements + Reports + Alerts).
• 02-Lot-Register.xlsx: Lot Tracking Template (Lot master + GRN refs).
• 03-Serial-Register.xlsx: Serial Number Tracking (unit-level tracking).
• 04-Expiry-Tracking.xlsx: Expiry Date Tracking + Days-to-Expiry thresholds.
• 05-Movements-Ledger.xlsx: تتبع تشغيلات المخزون (Receipt/Issue/Transfer/Return/Scrap).
• 06-FEFO-Pick-List.xlsx: قائمة صرف FEFO حسب الأقرب انتهاء.
• 07-Near-Expiry-Report.xlsx: تقارير قرب انتهاء الصلاحية حسب مستودع/موقع/صنف.
• 08-Expired-Stock-Report.xlsx: تشغيلات منتهية + إجراء مقترح (Hold/Dispose/Write‑off).
• 09-Exceptions-Log.xlsx: صرف غير FEFO/سجلات ناقصة/تواريخ غير منطقية.
• 10-Recall-Trace-Report.xlsx: تقرير تتبع تشغيله (إلى أين صُرفت ومتى) عند الحاجة.
• 11-Reconciliation-Sheet.xlsx: مطابقة أرصدة lot/serial مع النظام/الجرد.
• 12-Assumptions-Log.xlsx: thresholds + قواعد FEFO + مسؤوليات التحديث.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved لتقارير الصلاحية والإقفال.
• 14-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Receive → Track → FEFO → Report → Reconcile).
• 15-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ أدلة التشغيلات والصلاحية.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: صرف وفق FEFO بقائمة واضحة، وتقارير أسبوعية للأصناف القريبة الانتهاء بدل مفاجآت في الجرد.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: traceability على مستوى Lot/Serial: كل حركة لها مستند ومرجع وتاريخ، مع Exception log واعتمادات.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يدعم Lot وSerial معًا؟

نعم: يوجد Register للـLot وآخر للـSerial، ويمكن تشغيل أحدهما حسب طبيعة الصنف.

هل يشمل FEFO إدارة الصلاحية؟

نعم عبر FEFO pick list وتقارير قرب انتهاء الصلاحية وربط الصرف بالأقرب انتهاء.

هل يمكن استخراج تقرير قرب انتهاء الصلاحية حسب مستودع؟

نعم: التقارير تعمل حسب مستودع/موقع/بن والصنف.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة؟

الصنف + Lot/Serial + Expiry date + الكمية + موقع التخزين + مستند الحركة (GRN/Issue/Transfer).

هل يناسب أي ERP؟

نعم طالما يمكنك تصدير on-hand والحركات أو تسجيلها داخل القالب. لا يحتاج تكامل مباشر.

كيف أتعامل مع تشغيلات بدون تاريخ صلاحية؟

تظهر في Exceptions log كـMissing expiry، وتُغلق عبر تحديث البيانات أو حجز التشغيله حتى التحقق.

هل يساعد في التحقيق عند Recall؟

نعم عبر تقرير Trace يربط التشغيله بحركات الصرف/التحويل وأين كانت/إلى أين خرجت.

هل يوجد تسليم جاهز للمراجع؟

نعم: registers + movements ledger + near-expiry report + exception log + sign‑off + archiving map.

جاهز تمنع صرف تشغيلات منتهية وتطلع تقارير صلاحية قابلة للتنفيذ؟

المخرجات: FEFO pick list + تقارير قرب انتهاء الصلاحية + Lot/Serial ledger + Exceptions + Reconciliation.