Value Proposition: فهرسة المستندات المحاسبية هي الفرق بين “قيد موجود” و“قيد قابل للتتبع”: بدل ما تبحث عن فاتورة/سند/كشف بنك عند المراجعة أو في Month‑End، هذا Indexing Template يبني لك دليل مستندات مرتبط بكل JE (رقم القيد/مرجع ERP) ومسار الأرشفة—فتقدر تطلع Evidence لأي قيد خلال دقائق وتجهّز Closing Pack بدون مطاردة الملفات.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• فهرس الفواتير والسندات موحد: Doc ID + نوع المستند + رقم + تاريخ + مبلغ + طرف.
• ربط المستندات بالقيود: Original JE ref / ERP voucher ref + Period + Cost center/Entity (إن وُجد).
• بحث مستندات الإقفال: Views جاهزة للفلترة حسب (Month‑End / حساب / مورد / رقم قيد).
• قائمة نواقص الأدلة: مستندات Missing/غير مكتملة قبل إقفال الشهر.
• Indexing Template مع Naming convention وخريطة أرشفة (Folders) لتوحيد مسارات الحفظ.
• Tracker لطلبات المراجع: من طلب؟ ماذا طلب؟ متى تم التسليم؟ رابط الدليل.
• Closing Pack Index: صفحة تسليم جاهزة تُرفق مع ملف الإقفال/المراجعة.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Evidence Index + Closing Pack Index + Search Views + Audit Request Tracker جاهزين للاستخدام.

مناسبة لـ

• Chief Accountant / GL: ربط JE Log بالمستندات وتجهيز Closing Pack بدون بحث يدوي.
• Financial Controller: ضبط Evidence completeness قبل Month‑End وتقليل “نواقص المستندات”.
• Internal/External Audit Liaison: تسليم طلبات المراجع بمرجع واحد (Doc ID ↔ JE ↔ Link).

غير مناسبة لـ

• لو تحتاج منصة أرشفة كاملة (DMS) بصلاحيات معقدة وOCR وبحث داخل ملفات PDF—هذا قالب فهرسة وليس نظامًا.
• لو شركتك لا تملك أي هيكل لحفظ الملفات (لا Drive/Server/SharePoint) ولا مسارات—لازم حد أدنى من مكان تخزين.

بدون الفهرسة / مع الفهرسة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن أرشفة المستندات المحاسبية غير عملية

• تسأل “فين الفاتورة؟” وتبدأ رحلة بحث بين الإيميل/الواتساب/سطح المكتب.
• في Month‑End تظهر قيود Manual بدون Evidence واضح لأن المستند غير مربوط بالقيد.
• نفس المستند يتكرر حفظه بأسماء مختلفة، ولا يوجد Naming convention موحد.
• طلبات المراجع تُدار يدويًا: لا يوجد سجل يوضح ما تم تسليمه ومتى ومن المسؤول.
• لا يوجد “بحث مستندات الإقفال” حسب رقم القيد/الفترة/الحساب، فتضيع ساعات في الفرز.

كيف تعمل فهرسة المستندات المحاسبية عمليًا داخل دورة الإقفال؟

المنهج هنا يبني مسار واحد: المستند يدخل → يُفهرس برقم Doc ID → يُربط بالقيد (JE/ERP reference) → يُحفظ بمسار موحد → يظهر في Views جاهزة للإقفال والمراجعة. بدل ما تقول “المستند موجود”، أنت تقول: Doc ID = X، مربوط بـJE# = Y، وموجود في Folder path/Link = Z.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تثبيت الهيكل: أنواع المستندات (Invoice/Receipt/Bank advice/Contract/GRN… إلخ) + طريقة ترقيم Doc ID.
• تحديد مسار الأرشفة: Drive/SharePoint/Server + Naming convention (Year/Month/DocType/DocID).
• تحديد حقول الربط: رقم القيد (JE#) أو ERP voucher reference + الفترة + الكيان/الفرع + الحساب/الدورة.

الخطوة 2: التسويات + المطابقات + JE Log

• عند تسجيل قيد أو استلام مستند: يُسجل في Indexing Template كصف واحد: Doc ID + بيانات المستند + Link/Path.
• يتم ربط المستندات بالقيود عبر (JE ref / batch / voucher #) وربطها بالدورة (AP/AR/Treasury/Inventory).
• أي مستند ناقص أو غير مكتمل يُوضع كـ“Exception” حتى لا يصل الإقفال بملفات ناقصة.

الخطوة 3: Adjusted TB + القوائم + Closing Pack

• قبل Month‑End: تشغيل View “بحث مستندات الإقفال” لإخراج قائمة الأدلة للقيود الحرجة (Manual entries / Reclass / Accruals).
• إخراج Closing Pack Index كفهرس تسليم: قائمة المستندات المرتبطة بملف الإقفال + مساراتها.
• عند طلب المراجع: استخدام Audit Request Tracker لربط الطلب بـDoc ID وإثبات تاريخ التسليم.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Master Index (الفهرس الأساسي للمستندات)
   • الغرض العملي: إنشاء فهرس موحد لكل المستندات المحاسبية (Doc ID + نوع + رقم + تاريخ + مبلغ + طرف).
   • متى يُستخدم: يوميًا عند استلام المستند أو بعد تسجيل القيد مباشرة.
   • الدليل الناتج: فهرس قابل للفلترة يثبت وجود المستند ومكانه.
2. JE Linking Fields (ربط المستندات بالقيود)
   • الغرض العملي: حقول ربط ثابتة: Original JE ref / ERP voucher ref / Batch + Period + Entity.
   • متى يُستخدم: فور إنشاء القيد أو بعد الترحيل حسب نظامك.
   • الدليل الناتج: Traceability: Doc → JE → Period → Owner.
3. Evidence Completeness Flags
   • الغرض العملي: تمييز المستندات الناقصة: Missing file / Missing approval / Missing reference.
   • متى يُستخدم: يوميًا + قبل الإقفال (Week‑4).
   • الدليل الناتج: قائمة نواقص الأدلة (Blocking list) قبل Month‑End.
4. Search Views (بحث مستندات الإقفال)
   • الغرض العملي: Views جاهزة للبحث حسب (Month/Account/Vendor/JE#/Doc type/Amount range).
   • متى يُستخدم: في Week‑4 ووقت طلبات المراجع.
   • الدليل الناتج: قوائم تسليم/بحث يمكن حفظها ضمن Closing Pack.
5. Closing Pack Index (فهرس تسليم الإقفال)
   • الغرض العملي: صفحة تسليم تربط أدلة الإقفال بقيود الإقفال وملفات Reconciliations وJE log.
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Index واضح يُرفق مع Closing Pack للتسليم لرئيس الحسابات/المراجع.
6. Audit Request Tracker
   • الغرض العملي: توثيق طلبات المراجعة: الطلب، المالك، موعد التسليم، ما تم تسليمه، والرابط.
   • متى يُستخدم: أثناء المراجعة الداخلية/الخارجية وبعد الإقفال.
   • الدليل الناتج: سجل تسليم (Fulfillment log) يثبت الاستجابة لكل طلب.
7. Naming & Archiving Guide (نظام أرشفة محاسبي عملي)
   • الغرض العملي: توحيد أسماء الملفات والمجلدات (Year/Month/DocType/DocID) لتقليل التكرار والضياع.
   • متى يُستخدم: عند إعداد الأرشيف لأول مرة، ثم يُطبق يوميًا.
   • الدليل الناتج: قواعد أرشفة مكتوبة + خريطة مجلدات يمكن اعتمادها.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Accounting-Indexing-Template.xlsx: Master Index + Doc ID + حقول نوع/رقم/تاريخ/مبلغ/طرف.
• 02-JE-Linking-Register.xlsx (أو داخل نفس الملف): ربط المستندات بالقيود (JE/ERP references) + Period/Entity.
• 03-Evidence-Completeness-Checks.xlsx: Flags لنواقص الأدلة + قائمة Blocking قبل الإقفال.
• 04-Search-Views.xlsx: Views جاهزة لـبحث مستندات الإقفال حسب الحساب/الفترة/المورد/JE#.
• 05-Closing-Pack-Index.xlsx: فهرس تسليم الإقفال (JE log + Reconciliations + supporting docs).
• 06-Audit-Request-Tracker.xlsx: سجل طلبات المراجع + تاريخ التسليم + رابط الدليل.
• 07-Naming-&-Archiving-Guide.docx: Naming convention + هيكل مجلدات للأرشفة.
• 08-Quick-Guide.pdf: تشغيل سريع (إدخال يومي → ربط JE → تجهيز Month‑End index).
• 09-Archiving-Map.docx: شجرة مجلدات مقترحة (Year/Month/DocType) + قواعد النسخ.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: وقت الإقفال يقل “عمليًا” لأنك لا تبدأ البحث عن المستندات في Week‑4؛ الأدلة مُفهرسة يوميًا وتتحول تلقائيًا إلى Closing Pack index.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: كل قيد يمكن تتبعه: JE ref ↔ Doc ID ↔ Path/Link ↔ Evidence status ↔ من راجع/سلّم، مما يجعل الفحص مبني على أدلة وليس مراسلات.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يناسب أي نظام ERP؟

نعم. لأن الربط يتم عبر رقم القيد/مرجع الـVoucher/Batch الذي يمكنك استخراجه من أي ERP.

هل هذا “نظام أرشفة محاسبي” كامل؟

هو قالب ومنهج أرشفة وفهرسة (Index + Naming + Controls). ليس منصة DMS ولا يقوم ببحث داخل ملفات PDF تلقائيًا.

كيف أربط المستندات إذا كانت على SharePoint/Google Drive/Server؟

تسجل Link أو Folder path في حقول مخصصة. الهدف إثبات “مكان الدليل” وربطه بـDoc ID وJE ref.

هل يمكن استخدامه لفهرسة فواتير VAT والسندات البنكية؟

نعم. “فهرس الفواتير والسندات” جزء أساسي: invoices/receipts/bank advices/credit notes… مع نوع المستند ومرجع القيد.

هل يدعم تعدد الفروع/الكيانات؟

نعم بإضافة Entity/Branch كحقل إلزامي؛ ثم استخراج Search views لكل كيان وClosing pack index مجمّع.

هل يفيد في Month‑End فقط أم Year‑End أيضًا؟

للاثنين. في Year‑End يزيد الاعتماد عليه لأن حجم طلبات المراجع وتفاصيل الأدلة أكبر، ووجود Audit request tracker يوفر سجل تسليم واضح.

ما الحد الأدنى من البيانات للبدء؟

Doc type + Doc number/date + amount + JE/ERP reference + path/link. بدون هذه الحقول لن تستطيع إثبات الربط.

هل يمكن ربطه مع JE Log أو Closing Pack الموجود عندي؟

نعم عبر نفس أرقام المراجع (JE#/voucher#). الفهرس يصبح “طبقة أدلة” فوق JE log وملفات Reconciliations.

جاهز تخرج من الإقفال بملف أدلة قابل للتسليم؟

المخرجات: Indexing Template + Linking JE ↔ Docs + Search views + Closing Pack Index + Audit Request Tracker.