Value Proposition: تقييم الموردين يفقد قيمته عندما يتحول إلى “انطباع” أو درجات بلا بيانات. المشكلة تظهر في التشغيل والمالية: مورد يتأخر في التوريد فيسبب توقف/نفاد مخزون، أو يكرر أخطاء الفواتير فتتكدس الاستثناءات في AP، أو يرفع جودة متذبذبة فتزيد المرتجعات/رفض الاستلام. هذا Vendor Scorecard يبني التقييم كملف قابل للمراجعة: مؤشرات محددة، مصادر بيانات واضحة (PO/GRN/Invoice/Exceptions)، وأثر تشغيلي/مالي يمكن تتبعه—ثم ينتج تصنيف الموردين A B C مع خطة إجراء (Maintain/Improve/Replace) بدل “نقاط فقط”.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Vendor Scorecard جاهز: مؤشرات + أوزان + درجات + تفسير.
• تقييم أداء الموردين على فترة (شهر/ربع سنة) مع مقارنة Trend.
• قياس جودة المورد عبر Reject rate/returns/QC issues (حسب بياناتك) وربطها بأوامر/استلامات.
• التزام مواعيد التوريد عبر On-time delivery % وLead time variance من PO إلى GRN.
• دقة فواتير الموردين عبر 3‑Way match exceptions: price/qty/tax variance وInvoice holds.
• تصنيف الموردين A B C آليًا حسب الدرجة + spend/criticality (اختياري) وليس “بالإحساس”.
• Action Plan: لكل مورد “ماذا سنفعل” (Maintain/Improve/Exit) + Owner + تاريخ متابعة.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Scorecard + KPI Weights + A/B/C Segmentation + Action Plan + Evidence Pack.

مناسبة لـ

• Procurement + Finance Controller: ربط أداء المورد بالأثر المالي (تأخير/مرتجعات/استثناءات فواتير).
• AP / P2P: تقليل استثناءات الفواتير عبر قياس دقة فواتير الموردين وربطها بالمورد.
• Operations / Supply Chain: قياس التزام مواعيد التوريد والجودة لاتخاذ قرارات اعتماد وتبديل.

غير مناسبة لـ

• لو لا يوجد لديك بيانات توريد/استلام/فواتير قابلة للاستخراج (PO/GRN/Invoice) — التقييم سيصبح يدويًا أكثر من اللازم.
• لو هدفك “منصة SRM” مع بوابة موردين وتذاكر ومراسلات — هذا نموذج تقييم وتحليل وليس نظام تواصل.

بدون Scorecard / مع Scorecard (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن تقييم الموردين غير قابل للتنفيذ

• لا يوجد تعريف واضح: ما معنى “مورد جيد”؟ هل هو السعر؟ أم الالتزام؟ أم دقة الفاتورة؟
• مشاكل التوريد تُحل “كل مرة” بدون تسجيل KPIs أو سبب جذري.
• AP holds وفروق 3‑Way match تتكرر لكن لا تُنسب للمورد ضمن تقرير.
• الجودة تُذكر كشكوى ولا يوجد قياس (Reject/Return rate) مرتبط بعمليات الاستلام.
• لا يوجد تصنيف ثابت، فتظل قائمة الموردين “طويلة” بدون تركيز على الموردين المؤثرين.

كيف يعمل تقييم الموردين عمليًا من بيانات PO/GRN/Invoice إلى تصنيف A B C؟

المنهج يبدأ بتحديد KPIs وتعريفاتها (ما الذي يُحسب وكيف)، ثم تحميل بيانات PO والتسليم/الاستلام (GRN) وبيانات الفواتير والاستثناءات. بعد ذلك يتم احتساب مؤشرات مثل on-time delivery%، lead time variance، error rate في الفواتير (price/qty/tax variances)، ومؤشرات جودة (rejects/returns) إن توفرت. ثم تُطبّق الأوزان لإخراج Vendor Scorecard نهائي، وبعدها يتم تصنيف الموردين A B C وإصدار Action plan لكل مورد مع Owner وتاريخ مراجعة.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تحديد الموردين داخل النطاق (Top spend/critical vendors أو جميع الموردين).
• استخراج بيانات: PO (order date, promised date, price) + GRN (receipt date, qty accepted/rejected) + Invoice (invoice date, amounts) + AP exception/hold log.
• تحديد KPIs المطلوبة وأوزانها (مثال: On-time 40%، Invoice accuracy 30%، Quality 20%، Responsiveness 10% — تُضبط حسب نشاطك).

الخطوة 2: القياس + التدقيق + سجل الاستثناءات

• حساب التزام مواعيد التوريد:
  • On-time delivery% = deliveries on or before promised date ÷ total deliveries.
  • Lead time variance = actual lead time − expected lead time.
• حساب دقة فواتير الموردين:
  • 3‑Way match exception rate = number of invoices with variance ÷ total invoices.
  • Invoice hold days = متوسط أيام تعليق الفاتورة بسبب نقص مستندات/فروقات.
• حساب قياس جودة المورد (إن توفرت بيانات):
  • Reject rate = rejected qty ÷ received qty.
  • Return/claim count per period.
• توليد Evidence links: كل KPI له مصدر بيانات (PO/GRN/Invoice/Exception log) حتى يكون score قابل للتتبع.

الخطوة 3: التصنيف + خطة الإجراء + Reporting Pack

• إخراج Vendor Scorecard نهائي لكل مورد + مقارنة بفترة سابقة.
• إخراج تصنيف الموردين A B C وفق thresholds + مراعاة criticality (اختياريًا).
• إعداد Action plan: بند/سبب/إجراء/Owner/تاريخ متابعة (مثل: تحسين دقة الفواتير، تعديل شروط التوريد، إيقاف مورد).
• تجهيز Reporting pack: KPIs + assumptions + evidence index + sign‑off (Prepared/Reviewed).

مكونات النموذج (جرد واضح)

1. KPI Dictionary & Weights (تعريف المؤشرات والأوزان)
   • الغرض العملي: توحيد معنى كل مؤشر وطريقة حسابه حتى لا تتغير النتائج بتغير الشخص.
   • متى يُستخدم: عند الإعداد أول مرة + مراجعة ربع سنوية.
   • الدليل الناتج: وثيقة تعريفات قابلة للمراجعة.
2. PO/Delivery Dataset (بيانات أوامر الشراء والتوريد)
   • الغرض العملي: أساس قياس التزام مواعيد التوريد وLead time.
   • متى يُستخدم: شهريًا/ربع سنويًا.
   • الدليل الناتج: Dataset موثق لمصادر التوريد.
3. GRN & QC Dataset (بيانات الاستلام والجودة)
   • الغرض العملي: قياس جودة المورد عبر accepted/rejected وreturns.
   • متى يُستخدم: حسب توفر بيانات الجودة/المرتجعات.
   • الدليل الناتج: Reject/return register مرتبط بالمورد.
4. Invoice Accuracy Module (دقة فواتير الموردين)
   • الغرض العملي: قياس أخطاء الفواتير عبر 3‑Way match variances وAP holds.
   • متى يُستخدم: شهريًا خصوصًا للموردين كثيفي الفواتير.
   • الدليل الناتج: Invoice exceptions report + hold days.
5. Vendor Scorecard Output (Vendor Scorecard)
   • الغرض العملي: إخراج الدرجة النهائية مع تفصيل KPI breakdown وTrend.
   • متى يُستخدم: شهريًا/ربع سنويًا.
   • الدليل الناتج: Scorecard قابل للتسليم للإدارة/الشراء.
6. A/B/C Segmentation (تصنيف الموردين A B C)
   • الغرض العملي: تحويل النتائج إلى قرار: من نحافظ عليه؟ من نُحسّنه؟ من نستبدله؟
   • متى يُستخدم: بعد كل دورة تقييم.
   • الدليل الناتج: قائمة تصنيف + معايير thresholds موثقة.
7. Action Plan Tracker (خطة الإجراء)
   • الغرض العملي: إدارة تحسين الموردين: إجراءات، Owners، تواريخ، وقياس تحسن لاحق.
   • متى يُستخدم: شهريًا في متابعة الموردين B/C.
   • الدليل الناتج: سجل متابعة يثبت تنفيذ التحسين.
8. Evidence Index & Sign‑off Pack
   • الغرض العملي: ربط كل KPI بمصدر بياناته وإخراج Pack قابل للمراجعة الداخلية.
   • متى يُستخدم: عند تسليم نتائج التقييم أو ضمن حوكمة الموردين.
   • الدليل الناتج: Evidence index + توقيع Prepared/Reviewed.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Vendor-Scorecard-Model.xlsx: ملف التقييم الرئيسي (KPIs + Weights + Scores + Dashboards).
• 02-KPI-Dictionary-Weights.xlsx: تعريف المؤشرات + الأوزان + thresholds للتصنيف.
• 03-PO-Delivery-Import.xlsx: تحميل بيانات PO والتوريد (promised vs actual).
• 04-GRN-QC-Import.xlsx: تحميل بيانات GRN/QC (accepted/rejected/returns) إن توفرت.
• 05-Invoice-Exceptions-Import.xlsx: دقة فواتير الموردين (3‑Way match variances/holds).
• 06-Scorecard-Outputs.xlsx: Scorecards لكل مورد + Trend + drilldowns.
• 07-ABC-Segmentation.xlsx: تصنيف الموردين A B C + spend/criticality (اختياري).
• 08-Action-Plan-Tracker.xlsx: خطة تحسين الموردين B/C + Owners + due dates.
• 09-Evidence-Index.xlsx: فهرس الأدلة (مصادر البيانات/تقارير PO/GRN/Invoice) + روابط.
• 10-Reporting-Pack.xlsx: ملخص للتسليم + sign‑off + ملاحظات تنفيذية.
• 11-Runbook.pdf: تشغيل عملي (Data → KPIs → Score → A/B/C → Action plan) + نقاط رقابة.
• 12-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Quarter/Vendors/Scorecards/Evidence) + Naming convention.
• 13-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed/Approved + نطاق الفترة.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: بدل تكرار نفس المشكلات مع الموردين، يصبح لديك تقرير يوضح أين الخلل (تأخير؟ جودة؟ فواتير؟) وخطة إجراء وأولويات، فتتحسن قرارات الاعتماد والتفاوض.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: التقييم يتحول لملف قابل للفحص: KPI definitions + مصادر بيانات + evidence + sign‑off، ويمكن للمراجعة الداخلية تتبع سبب تصنيف مورد كـB/C أو سبب استمرار مورد رغم ضعف أدائه (مع توثيق).

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يمكن تطبيق Vendor Scorecard بدون نظام ERP؟

يمكن إذا كانت لديك بيانات PO/استلام/فواتير في Excel، لكن وجود ERP يسهّل استخراج البيانات ويجعل القياس أكثر دقة واستمرارية.

ما المؤشرات الأساسية التي يقيسها النموذج؟

يركز على: التزام مواعيد التوريد، قياس جودة المورد (إن توفرت بيانات رفض/مرتجعات)، ودقة فواتير الموردين عبر الاستثناءات والـholds، مع إمكانية إضافة مؤشر الاستجابة.

هل الأوزان ثابتة أم يمكن تعديلها؟

يمكن تعديل الأوزان والـthresholds حسب طبيعة نشاطك (مثلاً مواد خام: وزن الالتزام والجودة أعلى؛ خدمات: وزن دقة الفواتير والاستجابة أعلى).

هل يدعم تصنيف الموردين A B C تلقائيًا؟

نعم وفق thresholds موثقة (مثلاً A ≥ 85، B بين 70–84، C < 70 — مثال قابل للتغيير) مع إمكانية مراعاة criticality.

هل يتعامل مع الموردين ذوي حجم تعامل منخفض؟

نعم ويمكن وضع حد أدنى للمعاملات قبل التقييم (Minimum sample) أو وضعهم ضمن فئة “Monitor” بدل تصنيف نهائي.

هل يمكن ربطه بحزمة P2P وAP aging؟

نعم جدًا: مصدر دقة فواتير الموردين يأتي غالبًا من 3‑Way match exception log وAP holds، ومصدر الالتزام يأتي من PO/GRN.

هل يوجد ملف تسليم للمراجعة الداخلية؟

نعم: Reporting pack + evidence index + sign‑off، ويُظهر لكل KPI مصدر البيانات وطريقة الحساب.

هل النموذج بديل عن قرار الاعتماد النهائي للمورد؟

لا. هو أداة قرار مدعومة ببيانات. القرار النهائي قد يأخذ في الاعتبار عوامل استراتيجية (مورد وحيد/عقد طويل) ويتم توثيقها في Action plan.

جاهز تقيم الموردين بالأرقام وتحوّلها لتصنيف وخطة إجراء؟

المخرجات: Vendor Scorecard + KPI breakdown + A/B/C Segmentation + Action plan + Evidence pack.