Value Proposition: تنظيف البيانات قبل الترحيل هو الفارق بين ترحيل “يشتغل مرة” وترحيل “قابل للتكرار”. قبل أي تحميل Master Data في ERP، تحتاج قائمة فحص تُغلق 3 أسئلة: ما الأخطاء الموجودة؟ ما القاعدة التي تمنع تكرارها؟ وما الدليل أن البيانات أصبحت Ready to Load؟ هذه الحزمة تجمع Data Cleansing Checklist + قواعد جودة البيانات (Data Quality Rules) + سجلات تتبع (Duplicates/Exceptions/Owners Sign-off) بحيث يصبح لديك تسليم واضح للـPMO/الـVendor: بيانات مُنظفة + أخطاء مغلقة + قواعد جودة قابلة للتدقيق.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Data Cleansing Checklist جاهزة: “ما الذي يجب أن يمر قبل أن نسمّي الملف Ready to Load؟”.
• قواعد جودة البيانات (Data Quality Rules): Mandatory fields + Formats + Referential integrity + Thresholds.
• إزالة التكرارات Duplicates: Duplicate log + قاعدة مطابقة (Match rules) + قرار Keep/Merge + Owner sign-off.
• تدقيق بيانات العملاء والموردين: VAT/Tax IDs، Payment terms، Address، Bank (إن لزم) مع Flags للأخطاء.
• سجل استثناءات: أخطاء “مسموح بها مؤقتًا” مع سبب + ضابط تعويضي + موعد إغلاق.
• Ready-to-Load Status: لكل Master Data (Customers/Vendors/Items…) حالة واضحة (Pass/Fail/At risk).
• Evidence Pack: روابط التقارير/الشيتات التي تثبت إغلاق الأخطاء قبل إرسال ملف الترحيل للـVendor.

CTA مرتبط بالمخرجات: استلم Checklist + Rules + Duplicates/Exceptions Logs + Sign-off كحزمة جاهزية قبل ترحيل البيانات.

مناسبة لـ

• مشروع ERP: تريد تجهيز بيانات ERP قبل بدء Iterations الترحيل.
• شركات بياناتها “متسخة”: تكرارات عملاء/موردين أو حقول ناقصة تؤثر على AR/AP وTax.
• فرق تعمل مع Vendor: تحتاج تسليم رسمي “Ready to Load” بدل إرسال ملفات خام ثم إصلاح Rejects.

غير مناسبة لـ

• من يريد “تنظيف تلقائي كامل” بدون Owners يقررون Merge/Keep — القرارات على Master Data تحتاج اعتماد مسؤول بيانات.
• من لا يملك مصدر بيانات قابل للاستخراج (Exports) أو لا يستطيع تعريف الحقول المطلوبة للـERP المستهدف.

بدون تنظيف / مع تنظيف (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن بياناتك غير جاهزة للترحيل

• تكرارات واضحة في العملاء/الموردين (نفس الاسم بأكواد متعددة) بدون قاعدة دمج.
• حقول إلزامية ناقصة (Tax ID / Payment terms / Address / Currency) تظهر فقط عند التحميل.
• أكواد غير منضبطة (طول مختلف/رموز/مسافات) تكسر قواعد الـERP الجديد.
• لا يوجد ربط واضح بين الأبعاد (Entity/Branch/Cost center) أو Referential integrity غير مضمونة.
• لا يوجد Owner يوقع أن البيانات “مقبولة” — وبالتالي أي خطأ يتحول لنزاع بعد Go‑Live.

تنظيف البيانات قبل الترحيل: طريقة التطبيق (3 خطوات بدون فجوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع مصادر البيانات وتحديد Target

• استخراج بيانات المصدر لكل Master (Customers/Vendors/Items/COA/CC/Employees/FA حسب نطاقك).
• تثبيت قواعد التسمية والترقيم (Code rules) وتحديد “حقول الـERP المطلوبة” (Target mandatory fields).
• تعيين Owners (من يقرر؟) وReviewer/Approver (من يوقع؟) لكل Master Data.

الخطوة 2: تشغيل قواعد جودة البيانات + إزالة التكرارات + تسجيل الاستثناءات

• تطبيق Data Quality Rules: Mandatory/Format/Uniqueness/Range/Referential checks.
• إخراج Duplicate log وفق Match rules (اسم/سجل ضريبي/IBAN… حسب النوع) وتسجيل قرار Merge/Keep.
• فتح Exceptions register لأي بند لا يمكن إصلاحه قبل الترحيل مع سبب وضابط تعويضي وموعد إغلاق.

الخطوة 3: إصدار Ready-to-Load Pack وتسليمه للترحيل وUAT

• تثبيت حالة Pass/Fail لكل Master Data بعد إغلاق الأخطاء.
• إصدار نسخة “Ready to Load” مع Version وSign-off وروابط الأدلة.
• تسليم الحزمة للـData Migration Iteration والـUAT كمرجع: نفس البيانات تُستخدم في Test loads، ثم Cutover.

مكونات الحزمة (جرد واضح)

1. Data Cleansing Checklist (قائمة فحص التنظيف)
   • الغرض العملي: تحديد ما يجب فحصه قبل أي تحميل (Mandatory/Format/Duplicates/References).
   • متى يُستخدم: في كل دورة ترحيل (Iteration 1/2/3) وقبل Cutover.
   • الدليل الناتج: Checklist مكتملة + Pass/Fail لكل Master Data.
2. Rules Library (قواعد جودة البيانات)
   • الغرض العملي: توثيق قواعد الجودة كمرجع واحد بدل “قواعد في الرسائل”.
   • متى يُستخدم: عند تشغيل الفحوصات وعند أي خلاف حول قبول/رفض سجل.
   • الدليل الناتج: Rules catalogue + تعريف القاعدة + نوع الفحص + Owner.
3. Duplicate Detection & Resolution (إزالة التكرارات Duplicates)
   • الغرض العملي: كشف التكرارات وتوثيق قرارات الدمج/الإبقاء (Keep/Merge) بأثر واضح.
   • متى يُستخدم: قبل ترحيل Customers/Vendors خصوصًا.
   • الدليل الناتج: Duplicate log + قرار لكل حالة + Owner sign-off.
4. Customer/Vendor Audit Checks (تدقيق بيانات العملاء والموردين)
   • الغرض العملي: منع مشاكل AP/AR بعد التشغيل (Payment terms/Tax IDs/Bank fields/Addresses).
   • متى يُستخدم: قبل Test loads وقبل UAT لسيناريوهات O2C/P2P.
   • الدليل الناتج: Validation results + قائمة حقول ناقصة + سجل تصحيح.
5. Exceptions Register (سجل الاستثناءات)
   • الغرض العملي: إدارة ما لا يمكن إصلاحه فورًا: لماذا تم قبوله؟ ما الضابط؟ متى يُغلق؟
   • متى يُستخدم: عند وجود قيود زمنية قبل Cutover أو نقص بيانات من جهة خارجية.
   • الدليل الناتج: Exception register + owner + compensating control + target close date.
6. Ready-to-Load Sign-off + Versioning
   • الغرض العملي: تثبيت النسخة المعتمدة من البيانات المنظفة ومنع تعدد النسخ.
   • متى يُستخدم: قبل إرسال ملفات الترحيل للـVendor وقبل أي تحميل نهائي.
   • الدليل الناتج: Sign-off (Prepared/Reviewed/Approved) + Version register + Change log.

التسليم النهائي: Checklist + Rules Library + Duplicate/Exceptions Logs + Ready-to-Load Sign-off كحزمة تشغيل قبل الترحيل.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Pack Index: فهرس الملفات + نطاق الـMasters + Version + Owners.
• 02-Checklist: Data Cleansing Checklist مع Pass/Fail لكل Master Data.
• 03-Rules: Rules library (Data Quality Rules) مع تعريف القاعدة ونوع الفحص وOwner.
• 04-Duplicates: Duplicate log + Match rules + قرارات Keep/Merge + توقيع مسؤول البيانات.
• 05-Customer/Vendor Audit: فحوصات تدقيق بيانات العملاء والموردين (VAT/Tax/Payment terms/Bank/Address) + نتائج.
• 06-Exceptions: Exceptions register + compensating controls + target close dates.
• 07-Ready-to-Load: صفحة اعتماد + Ready criteria + Evidence links.
• 08-Versioning: Version register + Change log (ما الذي تغيّر ولماذا).
• 09-Runbook: تعليمات تشغيل الفحوصات وكيف يتم تحديث الحالة قبل Iteration/قبل Cutover.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: بيانات Master Data تمر عبر Workflow ثابت (Extract → Check → Fix → Decide → Sign-off) وتصبح Iterations الترحيل أسرع لأن الأخطاء تُغلق قبل التحميل.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: يوجد سجل قرارات للتكرارات والاستثناءات مع Owners وVersion/Sign-off، ويمكن مراجعة “لماذا تم قبول/رفض هذا السجل” بعد Go‑Live.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل الحزمة مناسبة لأي ERP؟

نعم. لأنها تعمل على بيانات المصدر وتوثق قواعد الجودة والقرارات. أعمدة Target تُكيّف حسب نموذج تحميل النظام المستهدف.

هل تغطي كل أنواع البيانات أم فقط العملاء والموردين؟

تغطي منهج وقواعد قابلة للتطبيق على Masters متعددة (Customers/Vendors/Items/COA/CC/Employees/FA). أهم جزء عملي عادةً هو تدقيق بيانات العملاء والموردين وإزالة التكرارات.

هل هذه الحزمة بديل لقوالب الترحيل (Data Migration Templates)؟

لا. هذه حزمة “جاهزية وجودة” قبل الترحيل. قوالب الترحيل تُجهز ملف التحميل. الحزمتان تكملان بعض: Cleansing → Migration template → Load.

ما الحد الأدنى من المدخلات المطلوبة للبدء؟

Exports من النظام الحالي + تعريف حقول ERP المستهدف الأساسية + Owners للبيانات لتوقيع قرارات الدمج/الاستثناءات.

كيف يتم التعامل مع التكرارات (Duplicates) عمليًا؟

عبر Match rules (مثل Tax ID/IBAN/اسم) ثم Duplicate log ثم قرار Keep/Merge موثق مع توقيع Owner. بدون قرار Owner لا يتم “دمج” تلقائي.

هل تدعم شركات متعددة الكيانات والفروع؟

نعم عبر قواعد Referential integrity: ربط Entity/Branch/CC والتأكد أن الأكواد صالحة ضمن نطاق الكيان، مع Exception register عند وجود استثناءات.

هل تتطلب أدوات خاصة غير Excel؟

لا. أساسها Excel/Sheets. يمكن تغذيتها من Power Query لاحقًا إذا كانت لديك Exports كبيرة، لكن المنتج نفسه مستقل.

متى أستخدمها بالنسبة للـUAT؟

قبل UAT. لأن بيانات الاختبار (Customers/Vendors/Items) إن كانت متسخة ستنتج عيوب UAT “وهمية” ناتجة عن بيانات لا عن النظام.

جاهز تسلّم بيانات “Ready to Load” بدل إرسال ملفات خام للـVendor؟

المخرجات: قواعد جودة البيانات + إزالة التكرارات Duplicates + تدقيق بيانات العملاء والموردين داخل Data Cleansing Checklist مع Logs وSign-off.