Value Proposition: خطة Cutover وGo‑Live تمنع أكثر سيناريو مكلف وقت الإطلاق: “التحميل تم… لكن TB لا يتطابق، والـAR/AP لا تقفل، ولا يوجد قرار واضح هل نرجع (Backout) أم نكمل” — هذه الباقة تضع لك جدول انتقال عملي + Checklists + Tie‑out أدلة + سجل قرارات (Decision log) لتخرج من Day‑0 بأرقام قابلة للتتبع.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Cutover Plan بجدول زمني (T‑4w إلى Day+10) + Owners + Gate approvals.
• Go‑Live Checklist جاهزية الإطلاق بنظام “Pass/Fail” + Evidence required لكل بند.
• Tie‑out بعد التحميل: قوالب ربط TB/AR/AP/Inventory/FA قبل/بعد التحميل مع Log للفروقات.
• Cutover JE Log: سجل قيود انتقال (Migration/Adjustments/Reclass) مع References وPrepared/Reviewed.
• Backout Plan: خطة رجوع Backout ومعايير قرار واضحة (Decision criteria) + من يوقّع.
• Hypercare Tracker: سجل مشكلات Day‑1/Day‑7، تأثير مالي، وخطة إصلاح مرتبطة بالأرقام.
• Go‑Live Sign‑off Pack: فهرس تسليم + نسخة TB + Tie‑out evidence + توقيعات اعتماد.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Runbook + Readiness Checklist + Tie‑out Pack + Cutover JE Log + Backout Decision Pack جاهزين للتطبيق.

مناسبة لـ

• Financial Controller / Chief Accountant: تثبيت TB وSubledgers بعد التحميل وإدارة قيود الانتقال.
• ERP PMO / Project Manager: إدارة Cutover كأحداث ومهام مع Owners وGo/No‑Go gates.
• Internal Audit / Controls: توثيق أدلة التحميل والـTie‑outs والقرارات (Traceability) لتقليل مخاطر الإطلاق.

غير مناسبة لـ

• لو مشروعك ما زال في مرحلة اختيار نظام/تصميم (Blueprint) وتحتاج UAT وسيناريوهات اختبار فقط.
• لو تبحث عن “قوالب ترحيل بيانات” Master Data/Opening Balances — هذه باقة Cutover/Go‑Live وليست Migration templates.

بدون الباقة / مع الباقة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن Go‑Live مهدد ماليًا

• لا يوجد Freeze plan واضح (متى نقفل النظام القديم؟ ومتى نفتح الجديد؟ وما مصير معاملات “بينهما”).
• لا يوجد Tie‑out definition: ما الذي يجب أن يتطابق (TB إجمالي؟ Control accounts؟ AR/AP subledger totals؟).
• قيود الانتقال تُعمل “يدويًا” بدون JE Log ولا References، فتضيع Traceability.
• مشاكل التحميل تُدار كسكرينشوتات بلا Log أثر مالي ولا Owner ولا SLA.
• لا توجد خطة رجوع Backout بمعايير قرار، فيصبح القرار انفعاليًا يوم الإطلاق.

كيف تعمل خطة Cutover وGo‑Live عمليًا؟

المنهج هنا يبدأ من “قبل التحميل” وينتهي بـ“أول إقفال بعد الإطلاق”: تحديد Freeze & data cut → تحميل Opening balances وMaster data → تنفيذ Tie‑out بعد التحميل → تسجيل قيود الانتقال في JE Log → إصدار Go/No‑Go sign‑off → متابعة Hypercare حتى تصبح الأرقام مستقرة داخل TB وSubledgers.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• تحديد نطاق الانتقال: الكيانات/الفروع، تاريخ Cutover، وما الذي سيتم تحميله (GL/AR/AP/Inventory/FA).
• تجهيز “Snapshot baseline” من النظام القديم: TB/GL، AR/AP aging، تقييم المخزون، سجل الأصول، أرصدة البنوك.
• تجهيز خطة Freeze وDelta: كيف ستتعامل مع معاملات تحدث بعد snapshot وحتى لحظة الإقفال النهائي للنظام القديم.

الخطوة 2: التسويات + المطابقات + JE Log

• تنفيذ تحميل الأرصدة/البيانات ثم تشغيل Tie‑out على الحسابات الحرجة: Control accounts، إجمالي AR/AP، المخزون، الأصول، البنوك.
• فتح Cutover JE Log: أي فرق يُعالج كقيد انتقال/تسوية موثق (سبب + Reference + من اعتمد).
• إغلاق الفروقات عبر Variance log: “فرق – سبب – إجراء – مالك – موعد” بدل متابعة شفوية.

الخطوة 3: Adjusted TB + القوائم + Closing Pack

• إصدار Adjusted TB بعد قيود الانتقال وربطه بتقارير subledgers في النظام الجديد (AR/AP/Inventory/FA).
• تجهيز “Go‑Live Sign‑off”: جاهزية الإطلاق + Tie‑out evidence + قرار Go/No‑Go أو Backout.
• تجميع Closing Pack للإطلاق: baseline snapshots + tie‑out results + JE log + approvals + hypercare tracker للأيام الأولى.

مكونات الباقة (جرد واضح)

1. Cutover Plan (Timeline + Owners + Gates)
   • الغرض العملي: تحويل Cutover لأحداث واضحة (Freeze/Extract/Load/Validate/Sign‑off) بدل “خطة عامة”.
   • متى يُستخدم: من T‑4 أسابيع حتى Day+10 (Hypercare) مع مواعيد ومالكين.
   • الدليل الناتج: خطة انتقال موقعة + سجل إنجاز مهام (Status/Date/Owner).
2. Go‑Live Readiness Checklist (Pass/Fail + Evidence)
   • الغرض العملي: قياس جاهزية الإطلاق كبنود قابلة للإثبات: “تم/لم يتم” مع Evidence.
   • متى يُستخدم: T‑7 أيام → Day‑0 قبل قرار Go/No‑Go.
   • الدليل الناتج: Checklist مكتملة + أدلة مرتبطة (روابط/ملفات/مراجع).
3. Freeze & Delta Handling Sheet
   • الغرض العملي: ضبط معاملات “بين النظامين”: ما الذي يتوقف؟ ما الذي يُسجل مؤقتًا؟ وكيف يُعاد إدخاله؟
   • متى يُستخدم: من لحظة Snapshot حتى إغلاق النظام القديم وفتح الجديد.
   • الدليل الناتج: Delta log يوضح كل معاملة خارج snapshot وكيف تمت معالجتها.
4. Tie‑out Templates (GL/AR/AP/Inventory/FA/Bank)
   • الغرض العملي: تنفيذ Tie‑out بعد التحميل بطريقة موحدة: baseline vs loaded vs adjusted.
   • متى يُستخدم: Day‑0 مباشرة بعد التحميل + يعاد في Day+1/Day+3 حسب الاستقرار.
   • الدليل الناتج: Tie‑out results + variance analysis + قرار قبول/رفض التحميل.
5. Variance Log (Differences Register)
   • الغرض العملي: تسجيل كل فرق: المبلغ، الحساب/الموديول، السبب، الإجراء، المسؤول، الموعد.
   • متى يُستخدم: Day‑0 حتى إغلاق آخر فرق قبل Go‑Live sign‑off.
   • الدليل الناتج: سجل فروقات محدث يثبت التقدم وإغلاق النقاط.
6. Cutover JE Log (Migration/Adjustments/Reclass)
   • الغرض العملي: توثيق قيود الانتقال التي تجعل TB “تقفل” (Opening adjustments/Mapping fixes/Reclass).
   • متى يُستخدم: من Day‑0 حتى أول إقفال بعد الإطلاق.
   • الدليل الناتج: JE log مراجع + References + قائمة ما تم ترحيله فعليًا في ERP.
7. Backout Plan (Rollback Runbook + Decision Criteria)
   • الغرض العملي: وضع خطة رجوع Backout عملية: ما الذي يُرجع؟ من ينفذ؟ وما معيار القرار؟
   • متى يُستخدم: يُجهز قبل Day‑0 ويُراجع في اجتماع Go/No‑Go.
   • الدليل الناتج: Backout decision pack + قائمة خطوات rollback + توقيعات اعتماد.
8. Hypercare Tracker (Day+1 → Day+10)
   • الغرض العملي: متابعة مشكلات ما بعد الإطلاق مع أثر مالي: تأثير على AR/AP/Inventory/Posting/Reports.
   • متى يُستخدم: أول 10 أيام (أو حسب خطة المشروع) حتى استقرار التقارير.
   • الدليل الناتج: Incident log + أثر مالي + قرار معالجة + تاريخ إغلاق.
9. Go‑Live Sign‑off Pack (Index + Approvals)
   • الغرض العملي: توحيد تسليم يوم الإطلاق: ماذا تم؟ وما الدليل؟ ومن اعتمد؟
   • متى يُستخدم: في نهاية Day‑0 (أو قبل فتح النظام للمستخدمين) + تحديث نسخة نهائية بعد Hypercare.
   • الدليل الناتج: Pack index + نسخة معتمدة (Version/Prepared/Reviewed/Approved).

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Cutover-Plan.xlsx: Timeline + Owners + Gates + Status tracking.
• 02-GoLive-Readiness-Checklist.xlsx: Pass/Fail + Evidence المطلوبة + نتائج جاهزية الإطلاق.
• 03-Freeze-&-Delta-Log.xlsx: Freeze window + معاملات delta وكيفية معالجتها.
• 04-TieOut-Pack.xlsx: قوالب Tie‑out لـGL/AR/AP/Inventory/FA/Bank + Variance summaries.
• 05-Variance-Register.xlsx: سجل الفروقات (سبب/إجراء/Owner/موعد/إغلاق).
• 06-Cutover-JE-Log.xlsx: سجل قيود الانتقال + References + Prepared/Reviewed + Posting status.
• 07-Backout-Plan.docx: خطة رجوع Backout + Decision criteria + Runbook للـRollback.
• 08-Hypercare-Tracker.xlsx: Incident log + أثر مالي + خطة إصلاح + إغلاق.
• 09-GoLive-Signoff-Pack.docx: محضر Go/No‑Go + توقيعات + فهرس الأدلة.
• 10-Archiving-Map.docx: Naming convention + مسار حفظ النسخ (Cutover/Day0/Day+X/Final).

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: الانتقال يصبح “مُدار بالمهام والأدلة”: Freeze → Load → Tie‑outs → JE log → Sign‑off → Hypercare، مع مالك لكل بند بدل الاجتماعات المفتوحة.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: Traceability كاملة: baseline snapshots ↔ نتائج Tie‑out ↔ قيود الانتقال ↔ Adjusted TB ↔ قرار Go/No‑Go/Backout مع Version/Sign‑off قابل للأرشفة.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل تصلح لأي نظام ERP؟

نعم. لأن الحزمة تعتمد على Exports (TB/GL/Load reports) وعلى منهج Tie‑out وJE log، وليس على تكامل تقني مع نظام محدد.

هل تشمل خطة الانتقال لنظام ERP بالكامل أم جزء Go‑Live فقط؟

تركّز على خطة الانتقال لنظام ERP في مرحلة Cutover/Go‑Live وما بعدها مباشرة (Hypercare). لا تغطي تصميم النظام/Blueprint أو UAT بالتفصيل.

ما الحد الأدنى من البيانات المطلوبة لتشغيل Tie‑out بعد التحميل؟

Baseline TB/GL من النظام القديم + تقارير التحميل من النظام الجديد + إجماليات subledgers (AR/AP/Inventory/FA) وأرصدة البنوك. كلما زادت التفاصيل تحسن تفسير الفروقات.

هل تصلح للشركات متعددة الكيانات/الفروع؟

نعم، بشرط أن تقاريرك تدعم Entity/Branch. يمكنك تشغيل Tie‑outs لكل كيان ثم تجميع Sign‑off Pack على مستوى المجموعة.

هل تحتوي على قالب لقيود الانتقال (Cutover JE)؟

نعم عبر Cutover JE Log: يوثق القيود المطلوبة لإغلاق الفروقات/إعادة التصنيف مع References وحالة الترحيل.

هل يوجد Backout Plan فعلي أم مجرد عنوان؟

يوجد خطة رجوع Backout كـRunbook + معايير قرار + من يوقع، بحيث يكون القرار قابلًا للدفاع عنه وليس ارتجالًا.

هل تغطي Tie‑out للمخزون والأصول؟

نعم ضمن Tie‑out pack: Inventory valuation totals وFA register totals على مستوى الإجماليات، ويمكن توسعتها داخليًا حسب تفاصيل نظامك.

هل تنفع للاختبارات الشهرية (Month-End) بعد الإطلاق؟

تنفع كمرحلة انتقال: أول Month‑End بعد Go‑Live عادة يحتاج نفس منطق Tie‑outs وJE log وClosing pack حتى تستقر التقارير.

جاهز تعمل Go‑Live بأرقام “قابلة للتتبع” بدل مفاجآت TB؟

المخرجات: Cutover Plan + Go‑Live Checklist + Tie‑out Pack + Cutover JE Log + Backout Plan + Sign‑off Pack.