Value Proposition: مطابقة ملف WPS هي الخطوة التي تربط “ما كان يجب دفعه” بما “تم دفعه فعليًا” بعد الرفع/التنفيذ البنكي. السيناريو المتكرر: Payroll يطلع Net pay، يتم توليد/رفع ملف WPS، ثم Treasury ينفّذ التحويلات عبر البنك. بعدها يظهر واقع عملي: جزء من التحويلات يُرفض (IBAN خاطئ/حساب مغلق/قيود بنكية)، أو يتم دفع جزء خارج ملف WPS (Manual payment)، أو يحدث اختلاف توقيت (WPS لشهر والدفع بداية الشهر التالي). النتيجة تكون فروقات صافي الرواتب وحسابات عالقة واستفسارات: “هل كل الموظفين استلموا؟” هذا القالب ينفّذ WPS reconciliation: مطابقة WPS مع البنك سطر‑بسطر (أو على مستوى إجماليات مع drill‑down) مع كشف التحويلات المرفوضة WPS وتقرير مطابقة جاهز كـ إثبات تحويل الرواتب في ملفات الشهر.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• مطابقة WPS مع البنك على مستوى كل موظف/IBAN (أو batch) مع status (Paid/Rejected/Unmatched).
• كشف التحويلات المرفوضة WPS: قائمة رفض/returns بأسباب + مالك + إجراء + تاريخ إغلاق.
• فروقات صافي الرواتب: تحليل فروقات (Amount diff/Timing/Manual payments/Bank fees) وربطها بالحل.
• تقرير مطابقة حماية الأجور: Summary شهري يُرفع للإدارة أو يُحفظ كمرفق في الإقفال.
• إثبات تحويل الرواتب: Proof pack يجمع WPS Approved + bank statement + execution report + matching report.
• سجل استثناءات: أي حالة خارج المسار (Manual payments/Off-cycle) تُوثق بدل أن تضيع.
• Runbook + Checklist: خطوات تشغيل ثابتة تقلل تكرار نفس المشاكل شهريًا.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Matching report + rejected list + variance report + proof pack + sign‑off.

مناسبة لـ

• Treasury / Cash Ops: إثبات أن التحويلات تمت بالفعل وربطها بملف WPS.
• Payroll / HR Ops: متابعة التحويلات المرفوضة وإغلاقها قبل الإقفال/قبل استفسارات الموظفين.
• Controller / Internal Audit: ملف أدلة (Traceability) يربط WPS Approved بالبنك ويشرح فروقات صافي الرواتب.

غير مناسبة لـ

• إذا البنك/بوابة الدفع لديك تُخرج تقرير reconciliation جاهز سطر‑بسطر مع rejected list وموقّع شهريًا.
• إذا لا يوجد تحويلات عبر WPS أصلًا (نظام دفع مختلف بالكامل) — القالب لن يُستخدم.

بدون المطابقة / مع المطابقة (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن الرواتب المدفوعة لن تطابق ملف WPS

• توجد تحويلات تمت للبنك لكن لا يوجد ربط واضح بـWPS file (مرجع/IBAN/مبلغ/تاريخ).
• تظهر فروقات صافي الرواتب بين ملف WPS وإجمالي التحويلات ولا أحد يعرف سببها.
• التحويلات المرفوضة WPS لا تُجمع في قائمة واحدة مع أسباب وإجراءات.
• توجد مدفوعات خارج WPS (Manual/off‑cycle) بدون سجل استثناءات، فتفسد الإجماليات.
• لا يوجد تقرير مطابقة حماية الأجور ولا Evidence pack يمكن الرجوع إليه في المراجعة.

كيف تتم مطابقة ملف WPS عمليًا مع التحويلات البنكية؟

المطابقة تُدار كرحلة بعد التنفيذ: تبدأ بتثبيت “نسخة WPS Approved” التي تم رفعها/اعتمادها، ثم استيراد كشف البنك/تقرير التنفيذ للفترة. بعد ذلك يتم بناء مفتاح مطابقة (IBAN + Amount + Date/Reference) لإجراء مطابقة WPS مع البنك. أي بند لا يطابق يُصنف: rejected/returned، unmatched في البنك، unmatched في WPS، اختلاف مبلغ، أو اختلاف توقيت. ثم يتم إخراج تقرير مطابقة حماية الأجور يوضح إجمالي ما كان يجب دفعه مقابل ما تم دفعه بالفعل، مع كشف التحويلات المرفوضة WPS وخطة إغلاق، وأخيرًا يتم تجميع إثبات تحويل الرواتب كملف أدلة ضمن Month‑End.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• ملف WPS النهائي (Approved) للفترة + رقم إصدار/تاريخ اعتماد.
• كشف البنك/MT940 للفترة أو تقرير تنفيذ التحويلات (Payment execution report).
• قائمة أي مدفوعات خارج WPS (Manual/off‑cycle) + أسبابها + مراجعها.
• تحديد حساب البنك/الرواتب الذي سيتم الربط عليه (لتجنب خلط حسابات متعددة).

الخطوة 2: المطابقة + التحويلات المرفوضة + فروقات صافي الرواتب

• تشغيل WPS reconciliation باستخدام مفتاح مطابقة (IBAN/Ref/Amount/Date).
• تصنيف النتائج:
  • Matched (Paid)
  • Rejected/Returned (التحويلات المرفوضة WPS)
  • Unmatched in Bank (موجود في WPS غير موجود في البنك)
  • Unmatched in WPS (تحويل بنكي بلا سطر في WPS)
  • Amount difference (فرق مبلغ)
  • Timing difference (فرق توقيت)
• إخراج تحليل فروقات صافي الرواتب وربط كل فرق بقرار: إعادة تحويل/تصحيح IBAN/إثبات دفع يدوي/ترحيل للشهر التالي.

الخطوة 3: تقرير المطابقة + إثبات التحويل + أرشفة

• إخراج تقرير مطابقة حماية الأجور: totals + status summary + list of rejects/open items.
• إخراج Pack أدلة: WPS Approved + bank statement/execution report + matching report + rejects tracker.
• تجهيز sign‑off (Prepared/Reviewed) وحفظه ضمن ملفات الشهر.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. WPS File Import (Approved Version)
   • الغرض العملي: تثبيت نسخة WPS التي تم اعتمادها كمصدر “ماذا يجب دفعه”.
   • متى يُستخدم: بعد الرفع/الاعتماد مباشرة وقبل تنفيذ المطابقة.
   • الدليل الناتج: WPS snapshot + Version ID.
2. Bank Transfers Import
   • الغرض العملي: إدخال التحويلات البنكية الفعلية (statement أو execution report) كمصدر “ماذا تم دفعه”.
   • متى يُستخدم: بعد تنفيذ التحويلات وظهورها في البنك.
   • الدليل الناتج: Bank transfers snapshot للفترة.
3. Matching Engine (مطابقة WPS مع البنك)
   • الغرض العملي: مطابقة سطر‑بسطر باستخدام مفاتيح (IBAN/Amount/Date/Reference) وإخراج status.
   • متى يُستخدم: شهريًا بعد التنفيذ.
   • الدليل الناتج: Matching results مع نسبة تطابق وأسباب عدم التطابق.
4. Rejected/Returned Tracker (التحويلات المرفوضة WPS)
   • الغرض العملي: حصر التحويلات المرفوضة، سبب الرفض، الإجراء التصحيحي، وتاريخ إعادة التحويل.
   • متى يُستخدم: فور ظهور rejects وحتى الإغلاق.
   • الدليل الناتج: Rejects log + re-payment evidence (إن وجد).
5. Net Pay Variances Analysis (فروقات صافي الرواتب)
   • الغرض العملي: تفسير الفروقات الإجمالية وربطها بـmanual payments/fees/timing/amount diffs.
   • متى يُستخدم: قبل Month‑End وقبل اعتماد الإقفال.
   • الدليل الناتج: Variance report + resolution plan.
6. WPS Proof of Payment Pack (إثبات تحويل الرواتب)
   • الغرض العملي: تجميع الأدلة في ملف واحد يصلح للتسليم (WPS + bank proof + matching report).
   • متى يُستخدم: Month‑End وYear‑End.
   • الدليل الناتج: Evidence pack + sign‑off.
7. WPS Reconciliation Summary (تقرير مطابقة حماية الأجور)
   • الغرض العملي: Summary للإدارة: Expected vs Paid vs Rejected/Outstanding + مؤشرات بسيطة.
   • متى يُستخدم: شهريًا ضمن pack.
   • الدليل الناتج: Summary signed + links للأدلة.
8. Runbook + Controls Checklist
   • الغرض العملي: توحيد التشغيل وتحديد نقاط الرقابة (Version control/Completeness/Approvals).
   • متى يُستخدم: كل شهر وعند تسليم مهام.
   • الدليل الناتج: Checklist موقع + سجل تنفيذ.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-WPS-Bank-Reconciliation-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (imports + matching + reports + logs).
• 02-WPS-Approved-Import.xlsx: استيراد ملف WPS النهائي (Approved) + version metadata.
• 03-Bank-Transfers-Import.xlsx: استيراد كشف البنك/تقرير تنفيذ التحويلات (date/amount/IBAN/ref).
• 04-Matching-Rules-Config.xlsx: إعداد قواعد المطابقة (IBAN/amount/date tolerance/reference rules).
• 05-Matching-Results.xlsx: نتائج المطابقة (Matched/Rejected/Unmatched/Amount diff/Timing diff).
• 06-Rejected-Transfers-Tracker.xlsx: التحويلات المرفوضة WPS + أسباب + إعادة تحويل + مراجع.
• 07-NetPay-Variance-Report.xlsx: فروقات صافي الرواتب: تحليل + تصنيف + خطة إغلاق.
• 08-Manual-Payments-Register.xlsx: سجل مدفوعات خارج WPS (إن وجدت) + مراجع.
• 09-WPS-Reconciliation-Summary.xlsx: تقرير مطابقة حماية الأجور (Summary + KPIs بسيطة).
• 10-Proof-of-Payment-Pack-Index.xlsx: فهرس إثبات تحويل الرواتب (WPS + bank proof + reports).
• 11-Evidence-Index.xlsx: Evidence index عام + روابط/مسارات حفظ.
• 12-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (Import → Match → Investigate → Close → Archive).
• 13-Controls-Checklist.pdf: Checklist رقابي (Completeness/Approvals/Version control/Rejects follow-up).
• 14-Naming-Convention.docx: سياسة تسمية النسخ (Period/Version/Approved/Bank date range).
• 15-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ (Year/Month/WPS/Bank/Recon/Proof/Sign-off).
• 16-Signoff-Page.docx: Prepared/Reviewed + الفترة + نطاق الحساب البنكي.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: أي تحويل مرفوض أو بند غير مطابق يظهر فورًا كقائمة عمل مع إجراء، بدل اكتشافه عبر شكاوى الموظفين أو أثناء الإقفال.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: يصبح لديك إثبات تحويل الرواتب قابل للتسليم: WPS Approved ↔ البنك ↔ تقرير مطابقة حماية الأجور، مع سجل rejects والفروقات.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل هذا المنتج بديل عن مولد ملف WPS؟

لا. مولد ملف WPS يُجهّز ملف الرفع. هذا المنتج يبدأ بعد الرفع/التنفيذ: مطابقة ملف WPS مع التحويلات البنكية وإخراج إثبات تحويل الرواتب.

ما الملفات المطلوبة للتشغيل؟

ملف WPS النهائي (Approved) + كشف البنك/تقرير تنفيذ التحويلات لنفس الفترة (أو نطاق الدفع) + أي سجل للمدفوعات اليدوية إن وجدت.

هل يدعم التحويلات المرفوضة WPS والمرتجعات؟

نعم عبر Rejected tracker يحدد السبب والإجراء وإعادة التحويل ومراجعها حتى الإغلاق.

كيف يعالج فروقات التوقيت (دفع آخر الشهر/بداية الشهر التالي)؟

يُصنفها كتفاوت توقيت (Timing difference) ويظهرها في تقرير المطابقة مع ربطها بنطاق تاريخ البنك وخطة الإغلاق.

هل يمكن استخدامه إذا كان لدينا أكثر من بنك/أكثر من batch؟

نعم عبر تقسيم imports حسب حساب بنكي/Batch وإخراج matching لكل حساب ثم Consolidated summary.

هل يعطي “إثبات تحويل الرواتب” مناسب للمراجعة؟

نعم: Pack يجمع النسخة المعتمدة من WPS + دليل البنك + matching report + سجل rejects، مع sign‑off وفهرس أدلة.

هل يناسب أي تنسيق لكشف البنك؟

يدعم الاستيراد عبر قالب موحد (date/amount/IBAN/reference). إذا كان كشف البنك بصيغة مختلفة، يتم عمل mapping داخل import template.

هل يتطلب بيانات حساسة للموظفين؟

يحتاج معرف/IBAN/مبلغ على الأقل لإتمام المطابقة. ويمكن التحكم في إظهار الاسم/إخفائه حسب سياسة الخصوصية.

جاهز تثبت تحويل الرواتب وتغلق التحويلات المرفوضة قبل الإقفال؟

المخرجات: WPS reconciliation + rejected list + فروقات صافي الرواتب + تقرير مطابقة حماية الأجور + إثبات تحويل الرواتب.