Value Proposition: نموذج Item Master هو الملف الذي يحدد “كيف سيُحسب المخزون والضريبة والقيود” قبل أن تبدأ العمليات. السيناريو الواقعي: صنف مكرر باسمين، وحدة قياس غير منضبطة (قطعة/كرتون بدون تحويل)، باركود غير فريد، تصنيف ضريبي غير صحيح، أو ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping غير واضح فينتج قيود مخزون وCOGS خاطئة. المشكلة تظهر لاحقًا كأخطاء تشغيل: تسعير FIFO يتشوّه، الجرد يطلع بفروقات غير مفسرة، وVAT تُحسب غلط على فئة أصناف. هذا المنتج يعطيك Item Master Template بصيغة قالب بيانات الأصناف Excel مع قواعد تحقق (validation) وجرد حقول إلزامية: UOM وحدات القياس وتحويلاتها، باركود الأصناف، تصنيف ضريبي للأصناف VAT، وGL mapping، بحيث تخرج بملف Master Data قابل للتحميل ومراجعته قبل Go‑Live وأثناء التشغيل.

في 20 ثانية: ماذا ستحصل عليه؟

• Item Master Template جاهز: حقول إلزامية + حقول اختيارية حسب طبيعة نشاطك.
• UOM وحدات القياس: تعريف Base UOM + Units of measure + تحويلات (Conversion) لمنع فروقات المخزون.
• باركود الأصناف: قواعد فحص uniqueness + طول/تنسيق + ربطه بالصنف والوحدة/العبوة.
• تصنيف ضريبي للأصناف VAT: tax class لكل صنف مع توثيق سبب/مرجع داخلي.
• ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping: mapping للمبيعات/COGS/Inventory/Returns حسب المجموعة.
• Validation & Duplicates: فحوصات تكرار (code/name/barcode) + سجل أخطاء لإغلاقها.
• Runbook: خطوات تجهيز الملف واعتماده وتسليمه للاستيراد.

CTA مرتبط بالمخرجات: تستلم Item Master file + Validation rules + UOM conversions + VAT/GL mapping + Duplicates log.

مناسبة لـ

• ERP Implementation / Data Migration: تجهيز Master Data قبل الاستيراد ومنع errors أثناء التحميل.
• Inventory/Operations: توحيد الأصناف ووحدات القياس والباركود لتقليل فروقات المخزون.
• Finance/Tax: ضبط VAT class وGL mapping لتجنب قيود خاطئة وتصنيف ضريبي غير صحيح.

غير مناسبة لـ

• إذا نشاطك لا يستخدم أصناف/مخزون أصلًا (خدمات فقط بلا مواد/سلع) — لن تستفيد من Item Master.
• إذا لديك Item Master مضبوط داخل ERP مع ضوابط إنشاء تمنع التكرار وتفرض UOM/VAT/GL mapping تلقائيًا — قيمة القالب ستكون أقل.

بدون Template / مع Template (مقارنة قصيرة)

قبل الاستخدام: 5 أعراض أن Item Master سيخلق مشاكل تشغيل ومحاسبة

• الأصناف تتكرر لأن لا يوجد معيار ثابت لاسم/كود الصنف أو قواعد uniqueness للباركود.
• UOM وحدات القياس غير مضبوطة: بيع بالكرتون وشراء بالقطعة بدون conversion واضح.
• تصنيف ضريبي للأصناف VAT غير موحد، فتظهر اختلافات ضريبة على نفس النوع من المنتجات.
• ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping يتم يدويًا في القيود أو عبر reclass آخر الشهر.
• الباركود يُستخدم أكثر من مرة أو لا يطابق العبوة/الوحدة، فتضيع دقة الاستلام والصرف.

كيف يعمل نموذج Item Master عمليًا من التجهيز إلى الاستيراد؟

التطبيق يبدأ بتحديد هيكل البيانات: ما هي مجموعات الأصناف؟ ما هي الوحدات الأساسية؟ ما هي قواعد الباركود؟ وما هو tax class لكل مجموعة؟ ثم يتم تعبئة قالب بيانات الأصناف Excel بالحد الأدنى من الحقول الإلزامية، وإضافة تحويلات UOM وحدات القياس للأصناف التي تُباع/تُشترى بوحدات مختلفة. بعد ذلك يتم تشغيل فحوصات التحقق: تكرار الكود/الاسم/الباركود، قيم ناقصة، tax class غير محدد، وغياب ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping. أي مشكلة تظهر في Duplicates log/Validation report وتُغلق قبل الاستيراد، ثم يتم إصدار نسخة “Approved for Import” برقم إصدار وتاريخ.

طريقة التطبيق (3 خطوات)

الخطوة 1: التحضير وجمع التقارير

• قائمة الأصناف الحالية (إن وجدت) + التصنيفات الحالية + الموردين/العلامات التجارية (اختياري).
• تعريف وحدات القياس القياسية (Base UOM) + وحدات البيع/الشراء + قواعد التحويل.
• قائمة tax classes (VAT) المعتمدة داخليًا وربطها بأنواع الأصناف.
• ربط مجموعات الأصناف بحسابات GL: Inventory/COGS/Sales/Returns/Adjustments.

الخطوة 2: التكويد + UOM + Barcode + VAT + GL

• تحديد Item code naming convention (هيكل كود) لمنع تكرار.
• تعبئة بيانات باركود الأصناف مع قواعد uniqueness وربطها بالوحدة/العبوة.
• تعبئة تصنيف ضريبي للأصناف VAT على مستوى الصنف أو المجموعة.
• إضافة ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping حسب المجموعة لتقليل misclassification.
• توثيق أي استثناء (صنف خاص/معاملة ضريبية خاصة) في notes/approval field.

الخطوة 3: Validation + نسخة Approved + تسليم للاستيراد

• تشغيل فحوصات التكرار والحقول الناقصة وUOM conversions وVAT/GL mapping.
• إغلاق الأخطاء عبر Duplicates/Validation log (مالك + إجراء + تاريخ).
• إصدار نسخة Approved for Import + حفظ Evidence: rules + mapping + version history.

مكونات المنتج (جرد واضح)

1. Item Master Template (قالب بيانات الأصناف Excel)
   • الغرض العملي: ملف Master موحد للأصناف مع حقول إلزامية واختيارية.
   • متى يُستخدم: قبل الاستيراد + عند إنشاء أصناف جديدة.
   • الدليل الناتج: Item master file قابل للمراجعة.
2. UOM Structure & Conversions (UOM وحدات القياس)
   • الغرض العملي: تعريف Base UOM وتحويلات البيع/الشراء/التعبئة لكل صنف.
   • متى يُستخدم: عند وجود أكثر من وحدة للصنف.
   • الدليل الناتج: UOM conversions map + controls.
3. Barcode Rules & Uniqueness Check (باركود الأصناف)
   • الغرض العملي: منع تكرار الباركود وربطه بالعبوة/الوحدة الصحيحة.
   • متى يُستخدم: قبل الاستيراد وأثناء إضافة أصناف جديدة.
   • الدليل الناتج: Barcode validation report + duplicates list.
4. VAT Classification (تصنيف ضريبي للأصناف VAT)
   • الغرض العملي: تعيين tax class لكل صنف/مجموعة وتثبيت المعاملة الضريبية.
   • متى يُستخدم: عند إنشاء/تعديل صنف أو تغيير معاملة ضريبية.
   • الدليل الناتج: VAT mapping + approval notes للحالات الخاصة.
5. GL Mapping (ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping)
   • الغرض العملي: ربط مجموعات الأصناف بحسابات Inventory/COGS/Sales/Returns/Adjustments.
   • متى يُستخدم: قبل Go‑Live وعند إضافة مجموعات جديدة.
   • الدليل الناتج: GL mapping table + owner.
6. Validation Rules + Error Log
   • الغرض العملي: كشف القيم الناقصة والتكرار والأخطاء المنطقية قبل الاستيراد.
   • متى يُستخدم: قبل إصدار نسخة Approved for Import.
   • الدليل الناتج: Validation report + error log مغلق.
7. Deduplication & Naming Convention Guide
   • الغرض العملي: قواعد لتوحيد أسماء/أكواد الأصناف لمنع التكرار عبر الزمن.
   • متى يُستخدم: عند التأسيس ثم كمرجع دائم.
   • الدليل الناتج: Naming convention + change log.
8. Runbook + Field Definitions
   • الغرض العملي: شرح كل عمود: مصدره، من يملأه، كيف يتحقق، وما أثره على التشغيل/المحاسبة.
   • متى يُستخدم: أثناء التجهيز والتسليم لفريق ERP/المستودع/الضرائب.
   • الدليل الناتج: دليل تشغيل يمنع اختلاف تفسير الحقول.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا داخل التسليم؟

• 01-Item-Master-Template-Pack.xlsx: الملف الرئيسي (template + lookups + validation + reports).
• 02-Item-Master-Template.xlsx: قالب بيانات الأصناف Excel (الأعمدة الأساسية + optional fields).
• 03-UOM-Conversions.xlsx: UOM وحدات القياس + تحويلات (base/sales/purchase/pack).
• 04-Barcode-Register.xlsx: سجل باركود الأصناف + قواعد uniqueness + ربط بالوحدة.
• 05-VAT-Classification-Mapping.xlsx: تصنيف ضريبي للأصناف VAT (tax class) + ملاحظات اعتماد.
• 06-GL-Mapping-Items.xlsx: ربط الأصناف بالحسابات GL Mapping حسب المجموعة (Inventory/COGS/Sales/Returns).
• 07-Lookup-Tables.xlsx: جداول مساعدة (categories/UOM list/tax classes/warehouse groups).
• 08-Validation-Report.xlsx: تقرير تحقق (missing fields/invalid values/logic checks).
• 09-Duplicates-Log.xlsx: سجل التكرارات (code/name/barcode) + إجراء الإغلاق.
• 10-Approved-for-Import-Cover.docx: صفحة اعتماد نسخة الاستيراد (Prepared/Reviewed/Approved + version/date).
• 11-Change-Log.xlsx: سجل تغييرات على Item master (من/متى/لماذا) لمنع فوضى الماستر.
• 12-Runbook.pdf: تشغيل خطوة بخطوة (fill → validate → fix → approve → import).
• 13-Field-Definitions.docx: تعريف كل حقل ومصدره وأثره على المخزون/الضريبة/GL.
• 14-Controls-Checklist.pdf: Checklist رقابي (uniqueness/UOM/VAT/GL mapping approvals).
• 15-Archiving-Map.docx: شجرة حفظ ملفات Master Data + naming convention للنسخ.

بعد التطبيق (نقطتان فقط)

• نتيجة تشغيلية للفريق: الأصناف تُنشأ بشكل موحد: كود/اسم/وحدة/باركود/تحويلات، فيقل تكرار الأصناف وفروقات المخزون الناتجة من UOM.
• نتيجة رقابية/تدقيقية: VAT وGL mapping يصبحان موثقين على مستوى الماستر، وبالتالي تقل إعادة التصنيف آخر الشهر وتصبح أدلة التصنيف موجودة.

FAQ — أسئلة قبل الشراء

هل يناسب أي ERP؟

نعم. الهيكل عام، ويمكن تكييف الأعمدة لتطابق Import template الخاص بنظامك.

هل يدعم أكثر من وحدة قياس للصنف؟

نعم عبر UOM conversions (Base/Sales/Purchase/Pack) مع قواعد تحقق لمنع التحويلات الخاطئة.

هل يشمل باركود الأصناف وقواعد فحص التكرار؟

نعم: Barcode register + uniqueness checks + تقارير تكرار.

هل يغطي تصنيف ضريبي للأصناف VAT؟

نعم عبر VAT classification mapping لكل صنف/مجموعة مع مساحة توثيق للحالات الخاصة واعتمادها.

هل يتضمن ربط الأصناف بالحسابات (GL Mapping)؟

نعم: mapping حسب المجموعة إلى Inventory/COGS/Sales/Returns/Adjustments وفق تصميم COA لديك.

ما الحد الأدنى المطلوب لتعبئة القالب؟

Item code + item name + category + base UOM + VAT class + GL mapping group. الباركود والتحويلات تُضاف حسب الحاجة.

هل يساعد في منع تكرار الأصناف مستقبلًا؟

نعم عبر naming convention + change log + قواعد تحقق يمكن استخدامها عند إضافة أي صنف جديد.

هل يوجد نسخة “Approved for Import”؟

نعم عبر cover page + versioning لضبط أي نسخة تم تسليمها للاستيراد ومتى.

جاهز تبني Item Master نظيف يثبت VAT وGL من البداية؟

المخرجات: قالب بيانات الأصناف Excel + UOM conversions + باركود + VAT classification + GL mapping + Validation report.