يعد جرد المخزون عملية أساسية في أي منشأة تتعامل مع السلع المادية، فهو يساعد في تحديد كمية وقيمة البضائع الموجودة في حوزة المنشأة في نهاية الفترة المالية. وتختلف طرق جرد المخزون المستخدمة من منشأة لأخرى علي حسب السياسات المحاسبية التي تستخدمها المنشأة ، ويعتمد الاختيار بينها على طبيعة النشاط وحجم العمليات ونظام الرقابة الداخلية المطبق. في هذا المقال، سنناقش طرق جرد المخزون الرئيسية، وهما الجرد الدوري والجرد المستمر، ونوضح الفرق بينهما، مع بيان مزايا وعيوب كل طريقة، بالإضافة إلى شرح كيفية تأثير اختيار طريقة الجرد على تقييم المخزون والقوائم المالية.

ما هو جرد المخزون؟

جرد المخزون هو عملية حصر وعد ووزن أو قياس كمية البضائع الموجودة في مخازن المنشأة في تاريخ محدد، عادة ما يكون في نهاية الفترة المالية. ويهدف جرد المخزون إلى التحقق من دقة رصيد المخزون المسجل في الدفاتر المحاسبية ومطابقته مع الرصيد الفعلي الموجود على أرض الواقع.

أهمية جرد المخزون:

• تحديد تكلفة البضاعة المباعة: يساعد جرد المخزون في تحديد تكلفة البضاعة المباعة خلال الفترة المالية، والتي تستخدم في حساب مجمل الربح وصافي الربح.
• تقييم المخزون: يمكن جرد المخزون من تحديد قيمة المخزون في نهاية الفترة المالية، والتي تظهر في قائمة المركز المالي.
• الرقابة على المخزون: يساعد جرد المخزون في اكتشاف أي نقص أو تلف أو سرقة في المخزون، مما يمكن المنشأة من اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
• التخطيط للمشتريات: يوفر جرد المخزون معلومات دقيقة حول كمية البضائع الموجودة في المخازن، مما يساعد في تخطيط عمليات الشراء المستقبلية وتجنب نقص أو تكدس المخزون.
• اتخاذ القرارات: توفر بيانات جرد المخزون معلومات هامة تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات المتعلقة بتسعير المنتجات، وتحديد مستويات إعادة الطلب، وتقييم كفاءة إدارة المخزون.

طرق جرد المخزون:

هناك طريقتان رئيسيتان لجرد المخزون:

1. الجرد الدوري (Periodic Inventory System):

تعريفه: هو طريقة من طرق جرد المخزون، يتم فيها جرد المخزون فعليا وعده في نهاية كل فترة مالية (أو على فترات دورية منتظمة خلال السنة). ولا يتم تتبع حركة المخزون بشكل مستمر خلال الفترة.
آلية العمل:
في بداية الفترة، يكون رصيد المخزون معروفا (من واقع الجرد السابق).
خلال الفترة، يتم تسجيل جميع عمليات شراء البضائع في حساب “المشتريات”.
في نهاية الفترة، يتم إجراء جرد فعلي للمخزون لتحديد كمية وقيمة البضائع المتبقية.
تكلفة البضاعة المباعة = (رصيد أول المدة + المشتريات) – رصيد آخر المدة

مزايا الجرد الدوري:

• بسيط وسهل التطبيق: لا يتطلب نظاما معقدا لتتبع حركة المخزون.
  • تكلفة منخفضة: لا يتطلب استثمارات كبيرة في أنظمة الجرد أو برامج متخصصة.
  • مناسب للمنشآت الصغيرة: يناسب الجرد الدوري المنشآت الصغيرة ذات كميات وأنواع محدودة من المخزون.

عيوب الجرد الدوري:

• عدم توفر معلومات محدثة عن رصيد المخزون: لا يمكن معرفة رصيد المخزون بشكل دقيق إلا في نهاية الفترة عند إجراء الجرد الفعلي.
  • صعوبة الرقابة على المخزون: لا يوفر الجرد الدوري رقابة فعالة على المخزون خلال الفترة، مما قد يعرضه للسرقة أو التلف.
  • عدم دقة تكلفة البضاعة المباعة: قد لا تعكس تكلفة البضاعة المباعة التي يتم حسابها في نهاية الفترة التكلفة الحقيقية للمبيعات، خاصة إذا تغيرت أسعار الشراء بشكل كبير خلال الفترة.
  • يتطلب توقف العمل: قد يتطلب الجرد الدوري توقف العمل في المخازن لفترة زمنية لإتمام عملية الجرد.

2. الجرد المستمر (Perpetual Inventory System):

تعريفه: هو طريقة من طرق جرد المخزون ، يتم فيها تتبع حركة المخزون بشكل مستمر ودائم، حيث يتم تسجيل كل عملية شراء أو بيع أو إرجاع للبضائع في بطاقات الصنف أو في نظام محاسبي محوسب.
آلية العمل:
يتم إنشاء بطاقة صنف خاصة لكل نوع من أنواع البضائع، تسجل فيها جميع حركات الوارد والصادر والرصيد المتبقي.
يتم تحديث رصيد المخزون في بطاقات الصنف أو في النظام المحوسب بشكل فوري بعد كل عملية.
يمكن معرفة رصيد المخزون من كل صنف في أي وقت دون الحاجة إلى إجراء جرد فعلي.

مزايا الجرد المستمر:

• توفير معلومات محدثة عن رصيد المخزون: يمكن معرفة رصيد المخزون من كل صنف في أي لحظة.
  • رقابة فعالة على المخزون: يوفر الجرد المستمر رقابة مستمرة على المخزون، مما يساعد في اكتشاف أي نقص أو تلف أو سرقة بشكل فوري.
  • تحديد دقيق لتكلفة البضاعة المباعة: يتم حساب تكلفة البضاعة المباعة بشكل مستمر، مما يوفر معلومات أكثر دقة لاتخاذ قرارات التسعير.
  • تسهيل عملية التخطيط: يوفر الجرد المستمر بيانات دقيقة عن حركة المخزون، مما يساعد في تخطيط عمليات الشراء والإنتاج بشكل أفضل.
  • لا يتطلب توقف العمل: يمكن إجراء الجرد الفعلي بشكل مستمر أو على فترات متقاربة دون الحاجة إلى إيقاف العمل بشكل كامل.

عيوب الجرد المستمر:

• تكلفة مرتفعة: يتطلب الجرد المستمر استثمارات في أنظمة الجرد وبرامج متخصصة، بالإضافة إلى تكاليف تدريب الموظفين.
  • تعقيد نسبي: يتطلب الجرد المستمر نظاما محاسبيا أكثر تعقيدا ودقة في تسجيل العمليات.
  • غير مناسب لبعض الأنشطة: قد لا يناسب الجرد المستمر المنشآت التي تتعامل مع عدد كبير من الأصناف المتماثلة ذات القيمة المنخفضة.

الاختلافات الرئيسية بين طرق جرد المخزون (الجرد الدوري والجرد المستمر):

تأثير طرق جرد المخزون على تقييم المخزون والقوائم المالية:

يؤثر اختيار طريقة جرد المخزون (الجرد الدوري أو الجرد المستمر) على كيفية تقييم المخزون في نهاية الفترة المالية، وبالتالي على قيمة تكلفة البضاعة المباعة وصافي الربح وصافي الأصول في القوائم المالية.

• الجرد الدوري: يتم تقييم المخزون في نهاية الفترة بناء على الجرد الفعلي، وتحسب تكلفة البضاعة المباعة باستخدام معادلة.
• الجرد المستمر: يتم تقييم المخزون بشكل مستمر، ويتم تحديث تكلفة البضاعة المباعة تلقائيا بعد كل عملية بيع.

مثال:

بفرض أن منشأة لديها 100 وحدة من صنف معين في بداية الفترة، وتكلفة الوحدة 10 ريال. وخلال الفترة، قامت بشراء 200 وحدة بتكلفة 12 ريال للوحدة، وباعت 250 وحدة.

باستخدام طريقة الجرد الدوري:

إذا كان الجرد الفعلي في نهاية الفترة أظهر وجود 50 وحدة، فإن تكلفة البضاعة المباعة تحسب كالتالي:
تكلفة مخزون أول المدة = 100 وحدة × 10 ريال = 1,000 ريال
تكلفة المشتريات = 200 وحدة × 12 ريال = 2,400 ريال
تكلفة البضاعة المتاحة للبيع = 1,000 + 2,400 = 3,400 ريال
تكلفة مخزون آخر المدة = 50 وحدة × 12 ريال = 600 ريال (بافتراض استخدام طريقة الوارد أخيرا صادر أولا)
تكلفة البضاعة المباعة = 3,400 – 600 = 2,800 ريال

باستخدام طريقة الجرد المستمر:

• سيتم حساب تكلفة البضاعة المباعة بشكل مستمر عند كل عملية بيع، بناء على طريقة تقييم المخزون المستخدمة (الوارد أولا صادر أولا، الوارد أخيرا صادر أولا، المتوسط المرجح).

دور التكنولوجيا في جرد المخزون:

توفر التكنولوجيا الحديثة العديد من الأدوات التي تسهل عملية جرد المخزون، مثل:

• برامج إدارة المخزون: تساعد هذه البرامج في تتبع حركة المخزون بشكل دقيق، وتوفر معلومات محدثة عن رصيد المخزون وتكلفة البضاعة المباعة.
• أجهزة مسح الباركود (Barcode Scanners): تستخدم لمسح الباركود الخاص بكل صنف، مما يسرع من عملية الجرد ويقلل من الأخطاء.
• تقنية تحديد الهوية بموجات الراديو (RFID): تتيح هذه التقنية إمكانية تتبع ومراقبة حركة المخزون بشكل آلي ودقيق دون الحاجة إلى مسح كل صنف على حدة.

العوامل المؤثرة في اختيار طريقة جرد المخزون:

• طبيعة نشاط المنشأة: تناسب طريقة الجرد الدوري المنشآت التي تتعامل مع عدد قليل من الأصناف ذات القيمة العالية، بينما تناسب طريقة الجرد المستمر المنشآت التي تتعامل مع عدد كبير من الأصناف ذات القيمة المنخفضة.
• حجم المنشأة: تناسب طريقة الجرد الدوري المنشآت الصغيرة، بينما تناسب طريقة الجرد المستمر المنشآت الكبيرة.
• تكلفة تطبيق كل طريقة: تتطلب طريقة الجرد المستمر تكاليف أعلى من الجرد الدوري، حيث تحتاج إلى أنظمة وبرامج متخصصة.
• مستوى الرقابة المطلوب على المخزون: توفر طريقة الجرد المستمر مستوى أعلى من الرقابة على المخزون مقارنة بالجرد الدوري.
• قدرات المنشأة التكنولوجية: يعتمد تطبيق الجرد المستمر بشكل فعال على توافر أنظمة وبرامج متطورة لإدارة المخزون.

خاتمة:

يعد اختيار طريقة جرد المخزون المناسبة (الجرد الدوري أو الجرد المستمر) قرارا هاما يؤثر على دقة البيانات المالية وكفاءة إدارة المخزون. ويجب على كل منشأة أن تقيم احتياجاتها وظروفها الخاصة بعناية قبل اتخاذ هذا القرار. وبغض النظر عن الطريقة المختارة، من طرق جرد المخزون فإن جرد المخزون يظل عملية ضرورية لضمان سلامة أصول المنشأة ودقة معلوماتها المالية، واتخاذ قرارات إدارية ومالية فعالة. وفهم طرق جرد المخزون ومميزات وعيوب كل طريقة يعد أمرا جوهريا لكل محاسب وصاحب عمل يسعى لتحقيق أهداف منشأته بنجاح.