كيفية إعداد قيد اليومية: المكونات، التوجيه، وشرح القيد (Narration)
كيفية إعداد قيد اليومية: المكونات، التوجيه، وشرح القيد (Journal Entry)
إذا كنت تبحث عن طريقة عملية لـ إعداد قيد اليومية بدون تعقيد، فالموضوع أبسط مما يبدو: قيد اليومية الجيد هو “ترجمة” لعملية مالية إلى حسابات + مبالغ + شرح + مرجع مستند. في هذا الدليل ستتعلم مكونات Journal Entry، وكيف تتم توجيه القيود (اختيار المدين والدائن)، وكيف تكتب شرح القيد الذي يسهل المراجعة ويمنع الالتباس لاحقًا.
- قائمة واضحة بـ عناصر القيد التي يجب أن تظهر في دفتر اليومية.
- خطوات عملية لـ كتابة القيود من المستند حتى الاعتماد.
- قواعد مختصرة لتوجيه القيد (مدين/دائن) دون حفظ مُربك.
- نماذج أمثلة جاهزة + قائمة تحقق قبل اعتماد القيد.
1) ما هو قيد اليومية (Journal Entry)؟
قيد اليومية هو تسجيل محاسبي يثبت أثر عملية مالية داخل دفتر اليومية. الهدف ليس “كتابة مدين ودائن” فقط؛ بل إثبات: ماذا حدث؟ ما الحسابات المتأثرة؟ ما المبلغ؟ وما مرجع المستند؟ لذلك أفضل القيود هي التي يمكن لأي شخص (محاسب/مراجع) أن يفهمها ويُرجعها للمستند بسرعة.
2) مكونات قيد اليومية: عناصر القيد الأساسية
عند إعداد قيد اليومية تأكد أن القيد يحتوي على عناصر واضحة. بعض الأنظمة تضيف حقولًا إضافية مثل مركز تكلفة أو مشروع أو فرع، لكن الأساس ثابت.
| العنصر | ماذا يوضح؟ | لماذا مهم؟ |
|---|---|---|
| تاريخ القيد | متى حدثت العملية | صحة الفترة المالية وربط القيد بالمستند |
| مرجع المستند | فاتورة/سند/إشعار + رقم | Audit Trail قوي وسهولة التتبع |
| الحسابات | الحسابات المتأثرة | صحة التصنيف (أصل/خصم/مصروف/إيراد) |
| المدين والدائن | مبالغ طرفي القيد | تحقق التوازن (مدين = دائن) |
| شرح القيد (Narration) | ملخص سبب القيد | يمنع الالتباس عند المراجعة |
| مراجعة/اعتماد | من راجع/اعتمد | رقابة داخلية وتقليل الأخطاء |
3) توجيه القيود: كيف تحدد المدين والدائن؟
توجيه القيود يبدأ بتحديد نوع الحساب واتجاه التغير (زيادة/نقص). لا تبدأ بـ “نقد داخل/خارج” فقط؛ لأن العملية قد تكون آجل أو تسوية أو استحقاق.
| نوع الحساب | الزيادة غالبًا | النقص غالبًا |
|---|---|---|
| الأصول | مدين | دائن |
| الخصوم | دائن | مدين |
| حقوق الملكية | دائن | مدين |
| الإيرادات | دائن | مدين |
| المصروفات | مدين | دائن |
4) إعداد قيد اليومية خطوة بخطوة (Workflow)
هذا تسلسل عملي يمكن تطبيقه في أي نظام (يدوي أو ERP). الهدف أن تصبح كتابة القيود عملية منظمة وليست اجتهادًا لحظيًا.
- ابدأ بالمستند: تأكد من اكتمال البيانات (تاريخ، أطراف، بنود، ضريبة/خصم).
- حدد طبيعة العملية: شراء/بيع/سداد/استحقاق/تسوية.
- اختر الحسابات: بناءً على دليل الحسابات والسياسة المحاسبية.
- وجه القيد: مدين/دائن وفق اتجاهات الحسابات.
- اكتب شرح القيد: جملة واضحة + رقم مستند.
- راجع واعتمد: توازن + تصنيف + مرجع + مراكز تكلفة (إن وجدت).
5) شرح القيد (Narration): كيف تكتبه باحتراف؟
شرح القيد هو أفضل صديق للمراجع وللمحاسب الذي سيعود للقيد لاحقًا. اكتب الشرح بشكل يجيب عن: ماذا حدث؟ ولماذا؟ وما المرجع؟
سياسة الرواتب والبدلات والاستقطاعات (Payroll Policy) - ملف Word قابل للتعديل
| شرح ضعيف | لماذا ضعيف؟ | شرح أفضل |
|---|---|---|
| قيد | لا يوضح شيئًا | إثبات فاتورة شراء رقم 125 لمستلزمات تشغيل – يناير 2026 |
| تحويل | بدون طرف/سبب | سداد موردين عن فاتورة رقم 77 عبر بنك – إشعار خصم 2026/01/20 |
| مصروف | نوع المصروف غير محدد | إثبات إيجار شهر يناير – عقد رقم 9 – استحقاق حتى 31/01/2026 |
6) أمثلة قيود يومية جاهزة
الأمثلة التالية لتثبيت المنطق: حسابات واضحة + توازن + شرح قيد مناسب.
مثال (1): شراء مستلزمات تشغيل آجلًا (فاتورة 125) — 3,000
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مستلزمات/مصروفات تشغيل | 3,000 | — |
| موردون (ذمم دائنة) | — | 3,000 |
مثال (2): بيع نقدي لخدمة (إيصال 44) — 5,500
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| نقدية/بنك | 5,500 | — |
| إيراد خدمات | — | 5,500 |
مثال (3): مصروف مستحق (رواتب) — 12,000
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف رواتب | 12,000 | — |
| رواتب مستحقة/مستحقات موظفين | — | 12,000 |
مثال (4): سداد موردين عن فاتورة سابقة — 3,000
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| موردون (ذمم دائنة) | 3,000 | — |
| نقدية/بنك | — | 3,000 |
7) متى تستخدم القيود المركبة؟
عندما تكون العملية “متعددة الأطراف” (مثل ضريبة + خصم + أكثر من بند مصروف/إيراد)، ستحتاج إلى قيد به أكثر من مدين أو أكثر من دائن مع الحفاظ على التوازن.
مثال قيد مركب مبسط (مصروف + مصروف + بنك)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف تسويق | 1,000 | — |
| مصروف عمولة | 200 | — |
| نقدية/بنك | — | 1,200 |
8) قائمة تحقق قبل اعتماد القيد
استخدم هذه القائمة كقاعدة ثابتة قبل اعتماد أي قيد في دفتر اليومية:
- التوازن: مجموع المدين = مجموع الدائن.
- الحساب الصحيح: هل الحساب يعكس طبيعة العملية فعلاً؟ (أصل vs مصروف، التزام vs إيراد…)
- التاريخ والفترة: هل القيد في الشهر/الفترة الصحيحة؟
- مرجع المستند: رقم وتاريخ المستند موجودان بوضوح.
- شرح القيد: واضح ويشرح “ماذا ولماذا”.
- الضرائب/الخصومات: تم التعامل معها بشكل صحيح إن وجدت.
- مراكز تكلفة/مشروع: تم تعبئتها إذا كان نظامك يعتمد عليها.
9) أخطاء شائعة وكيف تتجنبها
أكثر الأخطاء شيوعًا في إعداد قيد اليومية ليست أخطاء حسابية، بل أخطاء تصنيف وربط بالمستند. هذه أهمها:
- اختيار حساب غير مناسب (مثل تسجيل أصل كمصروف أو العكس).
- تاريخ خاطئ يرحّل الأثر لفترة غير صحيحة.
- تكرار القيد بسبب تسجيل نفس العملية من مستندين.
- شرح قيد عام يجعل التتبع صعبًا.
10) ربط القيد بالمستند والمتابعة اليومية
في الواقع العملي، قوة قيد اليومية تأتي من ارتباطه بالمستندات: فاتورة، سند قبض/صرف، إشعار، عقد، أو كشف بنك. كلما كان الربط قويًا (مرجع + شرح + مرفقات) أصبحت المراجعة أسرع، وأصبح اكتشاف التكرار أو السهو أسهل.
11) الأسئلة الشائعة
ما هو قيد اليومية (Journal Entry)؟
قيد اليومية هو تسجيل محاسبي يثبت أثر عملية مالية في دفتر اليومية عبر تحديد الحسابات المتأثرة ومبالغها على طرفي المدين والدائن مع تاريخ وشرح ومرجع مستند.
ما مكونات قيد اليومية الجيد؟
أهم المكونات: التاريخ، مرجع المستند، الحسابات، مبالغ المدين والدائن، شرح القيد (Narration)، والمراجعة/الاعتماد. وقد تُضاف مراكز تكلفة أو مشروع أو فرع حسب نظامك.
كيف أوجه القيد وأحدد المدين والدائن؟
ابدأ بتحديد الحسابات المتأثرة ثم اتجاه التغير (زيادة/نقص) وفق نوع الحساب. بعد ذلك تأكد أن مجموع المدين يساوي مجموع الدائن، وأن الحساب المستخدم مناسب لطبيعة العملية.
كيف أكتب شرح القيد بشكل احترافي؟
اكتب شرحًا قصيرًا يذكر: ماذا حدث؟ ولماذا؟ ورقم المستند أو المرجع. تجنب العبارات العامة مثل “قيد” أو “تحويل” بدون توضيح.
كيف أتأكد أن القيد صحيح قبل الاعتماد؟
تحقق من 3 أمور: التوازن (مدين = دائن)، صحة التصنيف (الحساب مناسب)، وربط القيد بالمستند/الدورة المستندية مع مراجعة الضرائب/الخصومات إن وجدت.
12) الخلاصة
إعداد قيد اليومية يصبح سهلًا عندما تلتزم بنظام واضح: مستند مكتمل → حسابات صحيحة → توجيه مدين/دائن → شرح قيد واضح → مراجعة واعتماد. ركّز على عناصر القيد وشرح القيد، وستجد أن دفتر اليومية يتحول من “دفتر قيود” إلى “مصدر معلومات” يعتمد عليه في الإدارة والمراجعة.