مكتبة القيود اليومية (Common Entries): قيود التأسيس، البيع، الشراء، والمصاريف
مكتبة القيود اليومية (Common Entries): قيود التأسيس والبيع والشراء والمصاريف
قيود اليومية الشائعة هي اختصارات عملية تساعدك تسجل بسرعة بدون أن تضيع بين عشرات السيناريوهات. هنا ستجد مكتبة منظمة تشمل: قيود التأسيس، قيود المبيعات، قيود المشتريات، وأمثلة إضافية من نماذج قيود محاسبية—مع قواعد تمنع أخطاء “قيد متوازن لكنه خاطئ”.
- قوالب جاهزة لأكثر القيود اليومية تكرارًا (نقدي/آجل) بصيغة واضحة.
- قائمة تحقق سريعة قبل اعتماد القيد لضمان التوجيه الصحيح.
- تنبيهات عن VAT والخصومات والمرتجعات وتوثيق المرفقات.
- روابط لأدوات ونماذج تساعدك تبني مكتبة قيود داخل شركتك.
1) ما هي قيود اليومية الشائعة؟ ولماذا تحتاج “مكتبة”؟
المقصود بـ قيود اليومية الشائعة هو مجموعة من نماذج قيود محاسبية تمثل السيناريوهات الأكثر تكرارًا في اليومية. بدل إعادة التفكير من الصفر كل مرة، تستخدم قالبًا مناسبًا ثم تُعدّله حسب المستند والواقع.
2) كيف تستخدم مكتبة القيود بشكل صحيح؟ (قائمة تحقق)
اتبع هذه الخطوات قبل تسجيل أي قيد من المكتبة. الهدف: تقلل الأخطاء وتسهّل المراجعة لاحقًا.
قائمة تحقق (5 أسئلة) قبل أي قيد
- ما المستند؟ فاتورة، إذن صرف/قبض، عقد، كشف بنك…
- نقدي أم آجل؟ يحدد الطرف (نقدية/عملاء/موردون).
- هل توجد ضريبة أو خصم؟ VAT، خصم مكتسب/مسموح، عمولة…
- هل البند أصل أم مصروف؟ بعض البنود تُرسمل ثم تُهلك.
- ما شرح القيد؟ Narration + رقم مستند + ربط مرفقات.
وإذا كنت تريد قوالب قيود “قياسية” مرتبطة بالدورات المستندية (مبيعات/مشتريات/مخزون…): .
ولتسهيل التدقيق الداخلي والمراجعة، اجعل لديك سجلًا يتابع كل قيد مع مرفقاته: قالب متابعة القيود والمرفقات.
3) قيود التأسيس (Opening / Capital)
قيود التأسيس تُثبت نقطة البداية للحسابات. فيما يلي أشهر القوالب (عدّل أسماء الحسابات حسب دليل حساباتك).
3.1 إثبات رأس المال نقدًا
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| نقدية / بنك | XXX | — |
| رأس المال | — | XXX |
3.2 إثبات مخزون افتتاحي ممول من المالك
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مخزون | XXX | — |
| رأس المال / جاري الشريك | — | XXX |
4) قيود المبيعات (Sales)
قيود المبيعات تتغير حسب طريقة التحصيل ووجود ضريبة أو خصومات أو مرتجعات. استخدم القوالب التالية كبداية.
نموذج فهرسة المستندات وربطها بالقيود (Document Indexing Template) - نموذج Excel
4.1 مبيعات نقدية
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| نقدية / بنك | XXX | — |
| إيراد مبيعات | — | XXX |
4.2 مبيعات آجلة (عملاء)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عملاء (ذمم مدينة) | XXX | — |
| إيراد مبيعات | — | XXX |
4.3 مرتجعات مبيعات (قيد عكسي)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مرتجعات مبيعات / مبيعات مردودة | XXX | — |
| نقدية / بنك (أو عملاء إذا آجل) | — | XXX |
5) قيود المشتريات (Purchases)
قيود المشتريات مرتبطة بالدورة المستندية (P2P). ضبط المستندات يقلل أخطاء الموردين والمدفوعات.
5.1 مشتريات نقدية
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مخزون / مشتريات | XXX | — |
| نقدية / بنك | — | XXX |
5.2 مشتريات آجلة (موردون)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مخزون / مشتريات | XXX | — |
| موردون (ذمم دائنة) | — | XXX |
ضبط المشتريات والمدفوعات (رقابة داخلية)
- نموذج الرقابة الداخلية على المشتريات والمدفوعات الجاهز
- استخدم حزمة سياسة وإجراءات المشتريات والمدفوعات
6) قيود النقدية والبنوك والمصروفات
هذه القيود هي الأكثر ظهورًا في اليومية: مصروفات مدفوعة، رسوم بنكية، وسداد/تحصيل.
6.1 دفع مصروف
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف (إيجار/اتصالات/تسويق…) | XXX | — |
| نقدية / بنك | — | XXX |
6.2 رسوم بنكية
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف رسوم بنكية | XXX | — |
| بنك | — | XXX |
7) قيود الرواتب والاستحقاقات
غالبًا ستستخدم قيد استحقاق ثم قيد صرف. ومع الاستقطاعات قد يصبح القيد مركبًا.
7.1 استحقاق الرواتب نهاية الشهر
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف رواتب وأجور | XXX | — |
| رواتب مستحقة / مستحقات موظفين | — | XXX |
7.2 صرف الرواتب من البنك
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| رواتب مستحقة / مستحقات موظفين | XXX | — |
| بنك | — | XXX |
8) قيود الأصول الثابتة والإهلاك
القاعدة: إذا كانت المنفعة تمتد لأكثر من فترة، قد تُرسمل كأصل ثم تُثبت قيود الإهلاك دوريًا.
8.1 شراء أصل ثابت نقدًا
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| أصل ثابت (معدات/أثاث…) | XXX | — |
| نقدية / بنك | — | XXX |
8.2 إثبات الإهلاك الشهري
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف إهلاك | XXX | — |
| مجمع إهلاك | — | XXX |
9) قيود التسويات والإقفال الشهري
التسويات تجعل القوائم تعكس الواقع: مصروفات مستحقة، مصروفات مقدمة، إهلاك، وتسويات مخزون… إلخ. هذا الجزء يمثل “عمود الإقفال الشهري”.
9.1 مصروف مستحق (مثال: كهرباء لم تُدفع بعد)
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف (كهرباء/اتصالات…) | XXX | — |
| مصروفات مستحقة / دائنون متنوعون | — | XXX |
10) متى تحتاج قيود مركبة؟
عندما تتضمن العملية أكثر من عنصر (ضريبة + خصم + طرف آجل + طرف نقدي)، يصبح القيد متعدد السطور ضروريًا.
11) أدوات وقوالب تساعدك على تطبيق المكتبة
لو هدفك تحويل المكتبة إلى نظام عمل داخل الشركة (توحيد + متابعة + توثيق)، هذه الأدوات تساعدك:
- قالب متابعة القيود والمرفقات
12) الأسئلة الشائعة
ما المقصود بقيود اليومية الشائعة؟
هي مجموعة من نماذج القيود الأكثر تكرارًا في الشركات (تأسيس، مبيعات، مشتريات، رواتب، أصول، تسويات). تُستخدم كمرجع سريع بشرط فهم أثر العملية وتحديد الحسابات الصحيحة قبل التسجيل.
هل يمكن نسخ القيد من المكتبة كما هو؟
يُفضّل استخدامه كقالب لا كنسخ حرفي. قد تتغير الحسابات بحسب النظام الضريبي (مثل VAT)، وسياسة الاعتراف بالإيراد، وطبيعة النشاط، وما إذا كانت العملية نقدية أم آجلة.
ما الفرق بين قيد المبيعات النقدية والآجلة؟
في المبيعات النقدية يكون الطرف المدين نقدية/بنك، بينما في المبيعات الآجلة يكون الطرف المدين عملاء (ذمم مدينة). وفي الحالتين يكون الإيراد (و/أو ضريبة المخرجات) في الدائن.
متى أحتاج إلى قيد مركب (من مذكورين إلى مذكورين)؟
عندما تتضمن العملية أكثر من عنصر مؤثر مثل: ضريبة + خصم + مصروف نقل + جزء آجل. وقتها يصبح لديك أكثر من طرف مدين أو دائن، ويجب أن يبقى الإجمالي متوازنًا.
ما أفضل طريقة لتوثيق القيد وتسهيل المراجعة؟
اكتب شرحًا مختصرًا للقيد (Narration) يتضمن الحدث ورقم المستند والتاريخ، واربط القيد بالمرفقات. استخدام سجل متابعة القيود والمرفقات يساعد في تتبع المسار من المستند إلى التقرير.
13) الخلاصة والخطوة التالية
استخدم هذه مكتبة قيود اليومية الشائعة كمرجع سريع، لكن لا تتجاوز خطوة “فهم المستند وأثر العملية”. كلما وثّقت القيد واتبعت سياسة ثابتة، كلما أصبحت اليومية نظيفة وسهلة المراجعة.